La satisfacción de los usuarios: primera prioridad CESSA Universidad

Con PowerCampus muchos de los procesos manuales ya están automatizados, simplificando diametralmente la manera de operar

LA SATISFACCIÓN DE LOS USUARIOS: PRIMERA PRIORIDAD CESSA

CESSA Universidad es una de las más prestigiosas instituciones de educación superior orientada a los negocios de la industria de la hospitalidad. Está posicionada en los primeros lugares en México, y como una institución pionera en su tipo en Latinoamérica.

El sistema de administración escolar con el que contaba CESSA hasta diciembre de 2010 resultaba rígido para una organización de clase mundial y no tenía la sofisticación necesaria para generar la información que la institución y su comunidad requiere. Así, con el fin de mejorar la atención a sus alumnos y profesores, el Centro de Estudios Superiores de San Ángel (CESSA) adquirió la solución PowerCampus by Ellucian. Alonso Guerrero, Director del Campus Estado de México, manifestó que “el objetivo final de tener este proyecto no era reducir el personal ni los costos, ni tampoco incrementar el número de alumnos, sino darle un mejor servicio a los usuarios. Al mejorar la calidad, nuestra apuesta es que tendremos disminución de errores y mejor información para tomar decisiones”.

Aún sabiendo que PowerCampus es un producto nuevo para Latinoamérica y que todavía no estaba totalmente adaptado, creemos en su visión y en su promesa de tener un producto funcional para nuestra comunidad.
Alonso Guerrero, Director del Campus Estado de México

Después de revisar una extensa variedad de plataformas ERP, CESSA seleccionó a Ellucian. La decisión se tomó, en gran medida, porque el producto utiliza la tecnología de Microsoft. No estaba en el interés de la institución contratar a personal nuevo que supiera utilizar herramientas más complicadas, como mainframes, sino una solución que permitiera aprovechar lo ya instalado e invertido.

Las autoridades de CESSA decidieron adquirir PowerCampus a pesar de que en ese momento la solución sólo se encontraba disponible en la versión en inglés. Al respecto, Alonso Guerrero señala: “Nosotros creemos en Ellucian; sabemos que tiene una muy amplia experiencia en todo el mundo con productos como Banner y aún sabiendo que PowerCampus es un producto nuevo para Latinoamérica y que todavía no estaba totalmente adaptado, creemos en su visión y en su promesa de tener un producto funcional para nuestra comunidad”.

Durante dos semestres se planeó detalladamente la puesta en marcha del sistema. Este periodo se dedicó a ajustarlo a las necesidades exactas de CESSA. Josué Ortiz Calderón, representante de Ellucian a cargo de CESSA, explica: “PowerCampus es un producto nuevo en México; existen una serie de necesidades como reportes para la Secretaría de Educación Pública, la facturación electrónica que pide el Servicio de Administración Tributaria, así como otros requerimientos académicos, que demandaron nuevos desarrollos locales”. Este arduo trabajo ha permitido no sólo que la herramienta ofrecida a CESSA se adecue de mejor manera a sus necesidades, sino que también ha resuelto muchos requerimientos comunes a otras instituciones de educación superior en México.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS EN BENEFICIO DE LOS ESTUDIANTES

CESSA está comprometido con la calidad de los servicios que ofrece a su comunidad, así como con la satisfacción de sus usuarios, de ahí que cada tres o cuatro años lleven a cabo un ejercicio de revisión de todos los procesos. Muchos de los pasos mapeados en este ejercicio reflejaban operaciones que debían realizarse manualmente cuando estaba en operación el antiguo sistema de administración universitaria, particularmente la obtención de información para la toma de decisiones. Desde la puesta en marcha de PowerCampus, en diciembre de 2011, muchos de estos procesos manuales ya están automatizados, simplificando diametralmente la manera de operar.

Las inscripciones para el semestre de primavera 2012 se hicieron con el nuevo sistema de PowerCampus en operación, lo que dio lugar a resultados sorprendentes, en menos de tres días se registró la totalidad de la comunidad de estudiantes de pregrado o licenciatura, mientras que anteriormente podía tardar hasta dos semanas.

Una de las ventajas más evidentes de realizar el proceso de inscripción con PowerCampus fue que, a la hora de registrar a los estudiantes, el sistema contaba con todos los horarios de todas las materias cargadas, por lo que no se presentaron problemas de traslape de horarios, situación que podía suceder con el sistema antiguo.

Una segunda diferencia inmediata es que, con la puesta en marcha del ERP de Ellucian, ahora los estudiantes que no cumplen con determinados requisitos –como pagos de colegiaturas, adeudos en biblioteca, suspensiones académicas, etc.– se ponen en suspensión automática. Con el nuevo sistema, el alumno puede identificar muy fácilmente por qué su caso se puso en suspensión.

También se logró que muchos trámites que no eran transparentes ante el alumno, ahora lo sean; por ejemplo, las calificaciones de los exámenes parciales. Ahora, en el momento en que el profesor termina de calificar un examen, puede subir la información a una página en línea, dando a conocer los resultados de inmediato a los alumnos, evitando intermediarios y mitigando la posibilidad de errores. Esto también ha permitido que la capacidad de respuesta para realizar correcciones sea mucho más expedita.

Los beneficios que ha traído consigo la puesta en marcha de PowerCampus para CESSA se pueden resumir en que “los procesos se han simplificado diametralmente para los usuarios, resalta Alonso Guerrero, por ejemplo, ahora el proceso de reinscripción se hace por internet lo que permite que alumnos en prácticas, en México o en el extranjero, puedan cumplir a distancia eficientemente con sus procesos administrativos de selección de horarios y grupos”.

La puesta en marcha del sistema PowerCampus ha tenido una amplia aceptación por parte de la comunidad CESSA, tanto de estudiantes como de profesores y personal administrativo. El secreto del éxito radica en que se tuvieron sesiones con cada área para demostrar la funcionalidad, demostrando que el producto permitía resolver procesos en un menor lapso o de manera inmediata.

Los beneficios del sistema adquirido se multiplicarán conforme el proceso de adopción y maduración avance dentro de la propia organización. Lo más importante es que la institución cuenta ya con información integrada. “Estamos conscientes de que tenemos un gran auto de lujo que todavía no pasa de segunda velocidad, pero esperamos correrlo a todo su potencial en el transcurso de un año”, finalizó Guerrero.