Universidad de San Francisco de Quito pone en marcha un sistema de gestión de estudiantes: Banner de Ellucian

Banner de Ellucian permite unificar información para la eficiencia operativa del campus universitario

La Universidad de San Francisco de Quito es una institución de educación superior joven fundada hace 25 años, sin embargo, durante los primeros diez años de vida, crecieron de manera exponencial hasta llegar a una población estudiantil que alcanzó entre 5 y 6 mil estudiantes. Este número se ha mantenido desde entonces. A decir de Arturo Paredes, Project Manager de Banner en la USFQ, no hay planes de expansión en este momento, “Si quisiéramos aceptar más estudiantes, tendríamos que ampliar nuestra infraestructura física, y ahora lo que queremos es perfeccionar los servicios que brindamos a los estudiantes con los que contamos”.

SER LA MEJOR UNIVERSIDAD DEL MUNDO PARA LOS ECUATORIANOS

Hace 6 años surgió la inquietud de buscar una mejor manera de realizar la gestión universitaria. Las razones detrás del cambio tienen que ver con disponibilidad, seguridad e integración. El sistema con el que contaban anteriormente era hecho en casa y cuando comenzó a manejar cantidades más voluminosas de datos, surgieron fallas. Arturo Paredes cuenta que en una ocasión el sistema se cayó al inicio del semestre ocasionando un caos. “Fue una primera alerta de que si ya tienes esta cantidad de datos, tienes que pensar en una herramienta más fuerte”.

También se detectaron intentos de intrusión en el sistema, mostrando una segunda alerta que indicaba la necesidad de contar con una solución más segura. Finalmente, cada área de la universidad utilizaba un sistema que sólo servía para administrar ese departamento en particular, generando falta de integración y estrategias para tomar decisiones que afectarán el desarrollo futuro de la institución.

Con Banner de Ellucian muchos de los procesos fueron rediseñados, por lo que prácticas antiguas y anquilosadas se refrescaron y mejoraron, lo que ha resultado en una mejor comunicación con los estudiantes, así como en una reducción de tiempos de respuesta y errores.

EL MAYOR ÉXITO DE LA HERRAMIENTA

El mayor éxito de Banner de Ellucian para la USFQ ha sido la posibilidad de hacer mediciones, tanto de su tasa de retención como de graduaciones. “Hoy manejamos la información en forma abierta, disponemos de la posibilidad de obtener los reportes personalizados que la USFQ requiere, y hemos iniciado procesos de integración con otros sistemas en forma transparente”, indica Francisco Córdova, Director de Tecnología de la Información de la USFQ.

Antes los datos se ingresaban en el sistema de forma heterogénea, no había una estandarización. “Ahora contamos con indicadores que nos dicen cómo estamos trabajando, por lo que en un par de años podremos conocer cuál ha sido la evolución”, asegura Arturo Paredes.

La tecnología Ellucian ha servido para estar en más contacto con los estudiantes, para que ellos sepan en qué puntos de sus carreras están, los estudiantes se sienten parte de la universidad, se sienten cómodos con el sistema. Recurren al sistema para despejar sus inquietudes y dudas. No existe en otras universidades esta interacción. Los estudiantes pueden ver sus calificaciones, interactuar con sus profesores, lo cual agrega mucho valor.

Ha mejorado la imagen de la institución hacia los estudiantes y hacia los padres de familia. Ahora hay mucha más comunicación. Antes si se quería comunicar alguna noticia importante, había que empapelar prácticamente la universidad. Ahora, cuando se hace alguna transacción que se guarda en Banner, eso automáticamente dispara un correo electrónico en tiempo real que va con la imagen corporativa de la universidad y con toda la información precisa y detallada. El estudiante está comunicado y sabe en tiempo real toda su información. “Paradójicamente,la automatización mejora el trato personalizado”, reflexiona el Vicerrector Montúfar Barba Freile.

“Implementar Banner en una Universidad, de cualquier tipo, constituye un reto por el cambio de paradigmas y de procesos que deben hacerse. Banner es más que un software, es una nueva filosofía de trabajo”.
Francisco Córdova, Director de Tecnología de la Información, USFQ

SISTEMA DE ALERTA TEMPRANA FORTRALECE LA CALIDAD

La tecnología de Ellucian también ha fortalecido la calidad académica en la USFQ. Cuando se registra en el sistema de gestión estudiantil una nota parcial baja, se dispara un correo electrónico automático que le avisa al alumno que su rendimiento está por debajo del promedio, y se adjunta una guía para comunicarse con un centro de ayuda para estudiantes. Lo anterior le permite fortalecer sus conocimientos, mejorar su rendimiento y evitar la reprobación. “De esa manera, estamos convencidos de que lograremos mejorar la calidad académica de nuestros graduados”, concluye Arturo Paredes.

Lo que se ha notado con esto es que menos estudiantes reprueban los cursos y eso también tiene un impacto directo en la tasa de graduación y que los estudiantes sí están usando los servicios que la universidad ha dispuesto para ellos.