Universidad del Valle de Puebla proporciona servicios de calidad a la comunidad educativa, mediante la estandarización y mejora de procesos

PowerCampus by Ellucian centraliza y unifica información confiable y oportuna para lograr el éxito estudiantil

EVOLUCIÓN HACIA UNA GESTIÓN PROFESIONAL INSTITUCIONAL

La Universidad del Valle de Puebla (UVP) constituye el caso de una empresa familiar de servicios educativos que inició un proceso de profesionalización y modernización para hacer frente a la creciente competitividad en su entorno. Esta circunstancia generó la necesidad de buscar una herramienta robusta y confiable que les ayudara a extraer datos de sus operaciones básicas, con el objetivo de tener información que les ayudara a ajustar su estrategia de negocios. “Como resultado de este proceso, la UVP planteó una estrategia de inversión en tecnología, para lograr una gestión eficiente y profesional de la institución que le permitiera enfrentar su nueva realidad” –señala Fermín Juárez Sánchez, Consultor Funcional by Ellucian.

Antes de la puesta en marcha de PowerCampus by Ellucian, la Universidad del Valle de Puebla trabajaba con un sistema que sólo generaba información de los estudiantes del nivel de pregrado o licenciatura, dejando fuera a los alumnos de postgrado, así como a otras áreas de gestión universitaria. Contaba con un desarrollo interno basado en programas elementales de manejo de datos, que brindaba herramientas muy limitadas a los departamentos involucrados con la gestión financiera y académica. “Todo estaba desintegrado; para administrar la información teníamos subsistemas basados en el programa Excel” –señala Jaime Illescas, Director Académico de la UVP.

Esto provocó un cambio urgente de la tecnología en uso, el sistema de cobranzas dejó de ser útil y se tornó completamente obsoleto frente al crecimiento de la institución y la modernización en los sistemas de pago. “Lo que nos obligó a buscar una solución ERP de clase mundial fue el sistema de caja –la parte financiera–, porque advertimos que lo que habíamos desarrollado en el pasado ya había sido rebasado y ponía en riesgo la operación financiera de la universidad”, explica Jaime Illescas.

PRINCIPALES BENEFICIOS

Ahora, con PowerCampus by Ellucian, la información está centralizada y unificada, es confiable y oportuna, lo que representa una mina de oro en términos de datos; esto ha permitido estudiar y analizar a la universidad frente al mercado, diseñar estrategias de reclutamiento de estudiantes, y conocer mejor a la población estudiantil, entre otras prácticas de mejora operativa.

Actualmente el área de promoción y admisiones sabe de dónde vienen sus estudiantes, por qué han elegido a la UVP, y así puede generar datos segmentados que le permiten ejecutar sus campañas de reclutamiento más asertivas. “La promoción se volverá una actividad más estratégica”, asegura Jaime Illescas, “más inteligente, evitando así gastos improductivos y atrayendo a mejores estudiantes”.

Lo que nos obligó a buscar una solución ERP de clase mundial fue el sistema de caja –la parte financiera–, porque advertimos que lo que habíamos desarrollado en el pasado ya había sido rebasado y ponía en riesgo la operación financiera de la universidad.
Jaime Illescas, Director Académico de la UVP

El Director Académico afirma también que uno de los principales beneficios de la implementación de PowerCampus by Ellucian en la UVP es el ahorro sustantivo de tiempo para la elaboración de diversos proyectos de gestión académica, como la captura de calificaciones, registro interno y reportes. Considera que al término del ciclo escolar se obtendrán otros beneficios del sistema.

PowerCampus está en marcha soportando en su totalidad los procesos de admisiones, inscripciones y control escolar. Adicionalmente la institución decidió llevar a cabo la reingeniería de procesos internos relacionados con la parte de cobros, una vez finalizada, los alumnos tendrán acceso en tiempo real a información relativa a su estado de cuenta.

Para la Universidad del Valle de Puebla, PowerCampus ha sido un importante soporte profesional en la gestión de su proceso de modernización, para hacer frente a un entorno cada vez más competitivo.