التحول الطموح لنظام SaaS في كلية لاريدو

التحدي

تراجعت تقنيات كلية لاريدو وعملياتها عن معايير الصناعة.

النتائج

• خطة نقل كامل إلى نظام SaaS لمدة عامين، يتم تنفيذها ضمن الميزانية بالشراكة مع Ellucian
• إعادة تصميم وتوحيد التدريب والعمليات تحت نظام Ellucian Student المدعوم بنظام Banner، مما يلغي التكرارات ويزيد كفاءة تبادل المعلومات
• تنفيذ أداة Degree Works لدعم مسارات التعلم المهيأة للانتقال إلى جامعات أخرى وسوق العمل

الملخص

بعد 75 عاماً من خدمة مجتمعها، الذي يغلب عليه السكان من أصل إسباني على الحدود الجنوبية لولاية تكساس، أصبحت تقنيات كلية لاريدو قديمة وغير مواكبة للتطورات الحديثة. تضاءلت أفضل الممارسات بين تغييرات الموظفين، وكانت البيانات مشتتة عبر جداول متعددة، ومع تسارع التغيرات في الصناعة، توقفت تقدمات المؤسسة. تقول الرئيسة الدكتورة مينيتا راميريز: "نحن متأخرون نحو 8 إلى 10 سنوات عن معظم المؤسسات. لدينا الكثير للحاق به."

مثل العديد من العاملين في التعليم العالي، لم يكن المسؤولون وأعضاء هيئة التدريس والموظفون في كلية لاريدو محدودين بالالتزام أو الطموح، بل بالموارد المتاحة. وبعد وقت قصير من تولي ألبرت تشافيز، نائب الرئيس المساعد لتقنية المعلومات، بدأ بمهمة صعبة تتمثل في تقييم احتياجات جميع الأقسام وتحديد الثغرات التقنية. وكانت هناك العديد من النقاط التي تحتاج للتصحيح. وعندما تواصلت روبن ستابس، مستشارة المبيعات في Ellucian بشأن إعادة ترتيب استراتيجية كاملة، كان تشافيز مستعداً للعمل مع الفريق والانطلاق بسرعة، وقال: "كل المعلومات التي كانت ستستغرق مني أشهراً من الاجتماعات للحصول عليها، أنجزناها في يومين فقط."

تبع ذلك تقييم شامل، حدّد المجالات الرئيسية للتحسين وأرشد إلى ما أصبح خطة المواءمة الاستراتيجية لكلية لاريدو. ومن خلال هذا التعاون لمدة عامين، تتشارك كلية لاريدو مع Ellucian في تحديد ودعم الأهداف قصيرة وطويلة المدى وإدارة الموارد وتسهيل عمليات التغيير داخل المؤسسة. وكان هناك تغيير كبير على الأبواب: الانتقال الكامل إلى منظومة قائمة على SaaS لدعم كلية لاريدو الآن وفي المستقبل.

وقال تشافيز: "نحن فعلياً أول عضو من أعضاء اتحاد Texas Connection Consortium ينتقل إلى نظام SaaS. هناك مخاطرة في القيام بذلك، كوننا جزءاً مما يسميه خبراء تقنية المعلومات بـ "الحد المتقدم جداً". لكننا أيضاً ندرك أن الفوائد ستفوق المخاطر." ومع خطة المواءمة الاستراتيجية، التزمت كلية لاريدو بداية جديدة تماماً.

إعادة تصميم العمليات

كانت إحدى أبرز المشكلات الفورية التي واجهت كلية لاريدو هي التدريب، الذي تراجع عن أولويته وممارسته المعتادة. يقول تشافيز: "العمل في التعليم العالي سريع جداً، ولا يملك الناس الوقت للتفكير فيما يفعلونه أو التساؤل عما إذا كان هناك طريقة أفضل للقيام بذلك. وبدلاً من العمل ضمن منظومة Ellucian Student المتكاملة، كانت الأقسام تُنجز المهام بطرقها الفردية، ليس لأنها الأكثر كفاءة، بل ببساطة "لأن الأمور كانت تُنجز دائماً بهذه الطريقة."

وأضاف تشافيز: "كان الموظفون يفتقرون إلى التدريب والمعرفة العميقة اللازمة لتحسين عملياتهم والاستفادة من التكنولوجيا. ولأنهم لم يكونوا يعرفون كيفية عمل وظائف نظام Student، بدأوا بإدخال المعلومات في جداول البيانات، وعندما حان وقت إعداد التقارير الحكومية، كانت الأقسام تستغرق أسابيع لتجميع المعلومات."

جمع المعلومات من مصادر إلكترونية متفرقة صعب بما فيه الكفاية، لكن كلية لاريدو واجهت تحدياً إضافياً فيما يتعلق بالعمليات الورقية. تشرح الرئيسة راميريز: "هناك الكثير من الملفات من مكاتب متعددة. نحن نعمل على برنامج آخر لتحويل كل ذلك إلى صيغة رقمية، لكن إلى أين سيذهب كل شيء؟ هذه سنوات طويلة من الوثائق منذ عام 1947 ولم يتم تحويلها إلى صيغة إلكترونية من قبل." مع نظام Ellucian Student المدعوم بنظام Banner SaaS، ستتمكن كلية لاريدو من تجميع وتحليل كميات كبيرة من البيانات، مما يؤدي إلى رؤية أعمق لاحتياجات الطلاب واتخاذ قرارات أكثر كفاءة ووعياً.

ومع ذلك، سيستغرق الوصول إلى ذلك بعض الوقت للتكيف مع التغييرات. فالتغيير صعب في أي ظرف، وخصوصاً عند مواجهة أوجه القصور المتأصلة منذ عقود. أوضحت الرئيسة راميريز أن هناك مقاومة، لكنها ليست ضد المستقبل: "SaaS هو الطريق الأمثل لكلية لاريدو، وبالرغم من أن التغييرات ستكون كبيرة، إلا أن إعادة تصميم العمليات لا تعني التخلص من الطرق القديمة. تمكين الكفاءات الحالية بتكنولوجيا جديدة تساعدهم على تبسيط، وتحويل العمليات إلى صيغة إلكترونية، وتحسين العمل الذي يقومون به بالفعل.

وتضيف راميريز: "نريد أن نزود موظفينا بالأدوات التي يحتاجونها ليصبحوا أكثر كفاءة ووعياً باحتياجات طلابنا وأعضاء هيئة التدريس في الوقت نفسه. يعمل موظفونا بجد، لكنهم لم يعملوا بأقصى ذكاء ممكن، ونحن نريد أن نوفر لهم الأدوات للعمل بشكل أذكى، لا أصعب. هذا الجهد سيقلل الوقت المستغرق في المهام، مما يساعدنا جميعاً على القضاء على الهدر وخفض التكاليف وتقديم خدمة طلابية وعملاء عالية الجودة."

إعادة التفكير في الأمن وخطط التعافي من الكوارث

على الرغم من أن نظام SaaS خيار مثبت لتخزين البيانات بشكل آمن، إلا أن تخيل نقل معلومات حساسة إلى طرف ثالث قد يكون مخيفاً. توضح الرئيسة راميريز قائلة: "هناك الكثير من المفاهيم الخاطئة حول الأمن"، مشيرة إلى الأسئلة التي تتلقاها حول ما سيحدث لبيانات كلية لاريدو وأين ستُخزن وكيف ستظل آمنة. وأضافت: "هناك قدر كبير من القلق حول انتقالنا إلى السحابة، لأن الناس لا يفهمون ما هي السحابة الإلكترونية."

والحقيقة أن معلومات كلية لاريدو أكثر أماناً مع SaaS مقارنة بالتخزين المحلي. فغرف الخوادم عرضة للاختراقات والكوارث الأخرى، بينما يتمتع مقدمو خدمة SaaS الموثوقون بأفضل معايير الأمن، ويمكنهم نسخ البيانات احتياطياً في مواقع متعددة. هذا، إلى جانب الأدوات المدمجة للتشفير والتحقق من هوية المستخدمين، يجعل SaaS الخيار الأكثر أماناً.

وفي حال وقوع أي كارثة، ستتمكن كلية لاريدو من التعافي بشكل أسرع بكثير. يوضح تشافيز: "نحن نخصص مواردنا لوضع خطط استمرارية الأعمال والتعافي من الكوارث، لكن ميزانيتنا لها حدود. لم نكن لنتمكن أبداً من بناء أي شيء يشبه التكرار والمرونة المتاحة على السحابة الإلكترونية."

ولا يغير نظام SaaS طريقة إدارة البيانات فحسب، بل يغير أيضاً طريقة صيانة التكنولوجيا. يقول تشافيز: "معظم وقتنا كان يُنفق فقط على الحفاظ على تشغيل الأنظمة. الانتقال بنظام Banner إلى نظام SaaS سيفتح المجال لفريق تقنية المعلومات ليصبح مستشاراً حقيقياً، ويتمكن من دعم المستخدمين بشكل أفضل." وبدلاً من قضاء الوقت في تحديث الأنظمة وإدارة التصحيحات، يمكن لفريق تقنية المعلومات إعادة تركيز جهوده على أنشطة مبتكرة وذات تأثير كبير لدعم مهمة المؤسسة.

إعادة تصور نجاح الطلاب

من بين جميع الأولويات التي يوضحها خطة إعادة التوازن الاستراتيجي لكلية لاريدو، يحتل نجاح الطلاب المرتبة الأعلى. إن توجيه وقت الموظفين لهذه المهمة أمر حاسم في أي مؤسسة تعليمية، لكنه أكثر أهمية في كلية لاريدو، حيث أن معظم الطلاب جيل أول في التعليم الجامعي ويتحدثون الإنجليزية كلغة ثانية. احتياجاتهم ليست موحدة للجميع.

توضح الرئيسة راميريز: "الكثير من طلابنا لا يمتلكون أجهزة كمبيوتر في منازلهم، وبعضهم قد لا يتوفر له حتى الإنترنت. فهم يعتمدون على هواتفهم في كل شيء، لذا فإن توفير هذه الإمكانية أمر بالغ الأهمية، وأعلم أننا نستطيع تحقيق ذلك من خلال نظام SaaS."

سيتيح نظام Ellucian Student المدعوم بنظام Banner SaaS لكلية لاريدو قدرات دمج جديدة، تمكنها من إدراج الحلول التي تحتاجها بدقة وسهولة. ومن بين هذه الأدوات Degree Works، التي ستجعل من السلس دمج متطلبات الدورات الأكاديمية وغير الأكاديمية في تدقيق شهادة واحد، مما يدعم مجموعة متنوعة من المسارات التعليمية.

وتضيف الرئيسة راميريز: "نحن الميناء البري الأول في البلاد. يمر عبرنا 17,000 شاحنة يومياً. اقتصاد الخدمات اللوجستية للاستيراد والتصدير هنا ضخم، وعلينا تزويد هذا القطاع والقطاعات الأخرى بالقوى العاملة اللازمة. وبشكل شامل، نعد الطلاب الراغبين في الانتقال إلى مؤسسات تعليمية لمدة أربع سنوات، وكذلك من يريدون إعادة التدريب أو تطوير مهاراتهم من خلال برامج التعليم المستمر." مع أداة Degree Works، يمكن لكلية لاريدو دعم الطلاب في أي مسار، بما في ذلك الجزء الكبير منهم الذين يشاركون في برنامج التسجيل المزدوج، مما يساعد على إبقائهم على المسار الصحيح وتحقيق أهدافهم.

كل جزء من خطة إعادة التوازن الاستراتيجي يرتبط مباشرة بنظام SaaS والقدرات التي ستتيحها لكلية لاريدو. هذه التحولات الشاملة ستجعل السنوات القادمة مزدحمة بالعمل، لكن الرئيسة راميريز واثقة من استثمار المؤسسة، فقد قالت: "أعلم أن أنظمة Ellucian تعمل بكفاءة، وأعتقد أنها الأفضل. وطلابنا، وأعضاء هيئة التدريس، والموظفون، والمجتمع بأسره يستحقون الأفضل."

المضي قدماً مع Ellucian

على الرغم من وضوح فوائد نظام SaaS لكلية لاريدو، إلا أن الانتقال إليه ليس استثماراُ سهلاً. توضح الرئيسة راميريز: "نخدم ثلاث مقاطعات، لكن مصدر الضرائب الوحيد لدينا هو سكان مدينة لاريدو. علينا أن نحقق المعجزات بميزانيات محدودة وأن نكون كل شيء للجميع." وكان الحل مع Ellucian فقط هو ما جعل الطريق إلى السحابة الإلكترونية واضحاً. ومن خلال هذه الشراكة، تمكنت كلية لاريدو من إدارة عملية الانتقال مع مواردها المحدودة، مستفيدة في كل خطوة من الدعم والخبرة المتاحة.

تقول الرئيسة راميريز: "قالت لنا شركة Ellucian: ‘سنساعدكم على معرفة كيفية تنفيذ هذا. سننقلكم إلى السحابة الإلكترونية، وسنتأكد من نجاحكم.’ كيف لي أن أرفض ذلك؟ وكيف لنا أن نرفض شركة مستعدة لمنح فرصة لكلية صغيرة مثل كليتنا، وهي تعلم مدى احتياجاتنا؟ وكانت الشركة مستعدة تماماً لدعمنا وتنميتنا من أجل مصلحة طلابنا ومجتمع المتعلمين. ولهذا، أنا ممتنة جدًا لشركة Ellucian."