الانتقال إلى البرمجيات كخدمة (SaaS) وتحقيق التميز

تكرّم جائزة تأثير Ellucian السنوية مؤسسات التعليم العالي التي تستخدم التكنولوجيا لحل التحديات، وتحسين الكفاءة التشغيلية، وتوفير تجارب أفضل للطلاب. وقد حصلت كلية ماساتشوستس للفنون والتصميم (MassArt)، الواقعة في بوسطن، على هذه الجائزة تقديراً لنجاحها المذهل في الانتقال إلى الحلول المدعومة بنموذج تقديم البرمجيات كخدمة (SaaS)، والذي وفر لها وقتاً ثميناً وموارد قيمة مقارنة بالممارسات السابقة.

التحدي: الأنظمة والعمليات القديمة

أنشأ فريق تكنولوجيا المعلومات في كلية MassArt هدفاً استراتيجياً بعنوان بناء تجربة طلابية رائعة (BASE)، يعتمد على حلول تقنية متنوعة تعزز رضا الطلاب. وتعتمد فلسفة BASE بشكل أساسي على انتقال كلية MassArt إلى نموذج البرمجيات كخدمة (SaaS). وبفضل تولي شركة Ellucian صيانة نظام SaaS، تمكن فريق تكنولوجيا المعلومات في الكلية من التخلّص من عبء صيانة الأنظمة، وإعادة تركيز جهوده وموارده على تقديم خدمات أفضل للطلاب. وقد استغلوا حلول Ellucian مثل Data Connect وInsights وExperience لتوسيع قدرات الخدمة الذاتية للطلاب وتقديم خدمات ذات قيمة مضافة أخرى.

قالت لانا لودانوفا، مديرة تطبيقات المؤسسات والتكامل في كلية MassArt: "كما أقول دائماً، لا أريد أن تديرنا الأنظمة، بل أريد أن ندير نحن الأنظمة. وتقدم لنا شركة Ellucian دعماً كبيراً لتحقيق ذلك. ومع تولي Ellucian إدارة أنظمتنا، نصبح قادرين على تقديم خدمات أكثر لعملائنا."

ولتضمن نجاح BASE، كان على الكلية معالجة بعض المشكلات التي كانت تعيقهم.

سابقاً، كانت الكلية تعالج عدداً من مهام سير العمل يدوياً، مما جعلهم متأخرين من ستة أشهر إلى عام عن الجدول المخطط لتحديث أنظمة حلولهم التقنية. كما ساهمت عمليات مثل إرسال الفواتير الورقية للطلاب وإدخال معلومات بطاقات الطلاب يدوياً في النظام الحاسوبي لكلية MassArt في حدوث تأخيرات.

وواجهت الكلية تحديات أخرى مع نظامها السابق. فقد وجد فريق تكنولوجيا المعلومات الخبير صعوبة في إدارة أمان البيانات واستعادتها ضمن نموذج التشغيل القديم. كما اضطروا لإنفاق موارد لتطوير تعديلات مخصصة للبرمجيات لتعمل وفق متطلباتهم، وغالباً ما اعتمدوا على المكالمات الهاتفية أو الزيارات الشخصية للطلاب لإدارة حساباتهم. كل ذلك أدى إلى ازدحام المكاتب، وطول أوقات الانتظار، وعدم قدرة الموظفين على التركيز على المهام الأكثر تعقيداً وتخصصاً.

بعد أن وجدت الكلية نفسها مثقلة بعمليات وصفتها بأنها "قديمة" وحتى "تقليدية جداً"، أدركت أنه حان الوقت للانتقال إلى نظام SaaS. فكيف يمكنهم تعزيز مبادرة BASE وتطويرها؟

الحل: تحديث وتسريع العمليات

لتطوير عملياتها وزيادة كفاءتها التشغيلية، استغلت كلية MassArt عدة حلول من شركة Ellucian مدعومة بنموذج SaaS، بما في ذلك Ethos وExperience وInsights ومنصة Intelligent Learning وWorkflow.

انتقلت الكلية إلى منصة Ellucian SaaS في ديسمبر 2020. يتيح هذا الانتقال للجامعة توسيع خدمات الطلاب بشكل أفضل، وتقليل تكاليف التكامل، وخفض العمليات اليدوية والورقية، ومنح موظفي قسم التكنولوجيا مزيداً من الوقت للتركيز على الأنشطة ذات القيمة العالية مثل تنفيذ المبادرات الاستراتيجية للجامعة.

وساعد الانتقال إلى هذه الحلول المعتمدة على نظام SaaS والتركيز على تقديم الخدمات بدلاً من صيانة الخوادم والعمليات اليدوية في حل العديد من المشكلات التي كانت تواجه الجامعة. فقد تمكنوا من تحديث إدارة الأنظمة، مما أتاح لفريق التكنولوجيا لديهم تخصيص المزيد من الوقت للابتكار وتقديم خدمات ذات قيمة مضافة، بدل الانشغال بالمهام الروتينية. كما مكّن هذا التحول الموظفين من أن يكونوا أكثر تكيفاً وابتكاراً واستجابة للتغييرات الجديدة في عالم التكنولوجيا. بمعنى آخر، تستخدم الكلية منصة Ellucian SaaS لضمان استمرارية الكفاءة وسهولة الوصول والاستعداد للمستقبل.

قالت لودانوفا: "يقول مسجلي إن كل تلك الطوابير الطويلة والأوراق أثناء التسجيل اختفت تماماً. وبفضل الانتقال إلى النظام الإلكتروني، وتوفير أفضل الحلول، أصبح بإمكان الطلاب تخصيص وقتهم لما هو أكثر أهمية لتعليمهم ولإبداعهم والتأكد من حصولهم على ما يحتاجونه."

وعلى وجه التحديد، مكنت أداة Ellucian Workflow الموظفين من أتمتة المهام عبر المؤسسة باستخدام حل العمليات التجارية السحابي. ومع بناء سير عمل رقمي وأتمتة العمليات اليدوية القديمة، تم حل مشكلة أخرى تتعلق بمعالجة بطاقات الطلاب الجامعية. أصبح الآن حساب رقم بطاقة الكلية وكتابة رقم التعريف الشخصي تلقائياً في Colleague، وهو مجرد مثال واحد من عدة أتمتة توفر وقت وموارد فريق التكنولوجيا لديهم.

بالإضافة إلى ذلك، تستفيد الكلية من حلول SaaS أخرى. فقد استخدمت الجامعة نظام SaaS لتعزيز خدمة الطلاب الذاتية في Ellucian Colleague مع ميزة المالية الطلابية (Student Finance). ومن خلال استخدام CRM Advise، تضمن الكلية حصول الطلاب المعرضين للخطر على تنبيهات مبكرة لمساعدتهم في الوفاء بأي التزامات لضمان استمرارهم على مسارهم الأكاديمي. ويُعد تقديم دعم أفضل وأكثر استباقية للطلاب جزءاً أساسياً من مبادرة BASE.

النتائج: وقت أكثر للتركيز على ما يهم

بفضل الوقت والموارد التي أصبح لدى فريق التكنولوجيا، تمكنت كلية MassArt من العمل مع مكتب التسجيل، وقسم المساعدات المالية، والمكتب الإداري للجامعة. وقد أدى ذلك إلى التطوير السريع لحلول مثل Student Finance وFinancial Aid وStudent Planning، وغيرها من خدمات الخدمة الذاتية. وقد تبين أن تطبيق الخدمة الذاتية أساسي لمنح الطلاب القدرة على التنقل والتفاعل بسلاسة مع الخدمات الأكاديمية والمالية المهمة.

وبالطبع، الأرقام تتحدث عن نفسها.

وفقاً لممثلي الجامعة، منذ الانتقال إلى نظام SaaS وتفويض إدارة النظام إلى Ellucian، تمكن قسم التكنولوجيا في الكلية من استعادة خمس ساعات يومياً كانت تُقضى في المهام اليدوية والعمليات الأخرى. وهذا يصل إلى 1,250 ساعة سنوياً يمكن الآن استثمارها لتعزيز نجاح الطلاب وتحقيق وعد مبادرة BASE.

ماذا عن بطاقات الطلاب، التي تسميها كلية MassArt بطاقات الحرم الجامعي، والتي كانوا يعالجونها يدوياً؟ يمكن لأداة Workflow حسابها وإدخالها في نظام Colleague تلقائياً لجميع 4,000 بطاقة في أقل من 20 دقيقة. قبل الانتقال إلى نظام SaaS، كان الموظفون يقضون نحو دقيقتين لكل بطاقة، أي أن إجمالي الوقت كان أكثر من 133 ساعة، أي ما يعادل 19 يوم عمل. وبطريقة أخرى، خلال الوقت الذي كان يُقضى يدوياً لإدخال 10 بطاقات، أصبح النظام الجديد قادراً على معالجة جميع 4,000 بطاقة.

كما ساعد الانتقال إلى نظام SaaS الجامعة على إعادة تشكيل عمليات خدمات الطلاب بالكامل. قبل تنفيذ تطبيق الخدمة الذاتية بالكامل، كان متوسط عدد المستخدمين سنوياً يصل إلى 1,000 مستخدم. وبعد الانتقال، ارتفع العدد إلى أكثر من 1,100 مستخدم في يوم واحد.

إن انتقال كلية MassArt إلى نظام SaaS يوفر لهم الوقت والمال والموارد الأخرى، ويتيح في النهاية تحقيق أهداف مبادرة BASE بفاعلية أكبر.