رفع مستوى تجربة الطلاب من خلال إدارة بنقرة واحدة ودعم شخصي

إذا اختار الطلاب جامعتك كأفضل جامعة في المملكة المتحدة، فهذا دليل على أنك تقوم بعمل صحيح.

كما أكدت تصنيفات Uni Compare لعام 2024/2025 تصدر جامعة نوتنجهام ترنت المملكة المتحدة في مجالي فرص التوظيف وجودة البرامج الدراسية، وهو دليل واضح على فخر طلاب الجامعة البالغ عددهم 40,000 بما تقدمه جامعتهم.

وتوفر الجامعة أيضاً بيئات تعليمية متنوعة، بدءاً من العمارة التقليدية في الحرم الجامعي في وسط المدينة والغابات الهادئة في براكنهيرست، وصولاً إلى أحدث إضافات الجامعة ، مركز إبداعي حيوي في وايت تشابل بلندن.

وكان مفتاح تحقيق ذلك هو التحول الرقمي للجامعة. وتسعى الجامعة لتصبح واحدة من الجامعات الأكثر تطوراً رقمياً في المملكة المتحدة، ويشمل ذلك دمج التكنولوجيا الرقمية في التدريس والتعلم والبحث والعمليات اليومية، وكل ذلك يعزز تجربة الطلاب.

التحدي: تخفيف العبء الإداري على الموظفين وجعل العمليات أكثر ملاءمة للطلاب

تعد إدارة جامعة بحجم جامعة نوتنجهام ترنت أمراً معقداً، وكان من المتزايد صعوبة على الموظفين الحصول على رؤية واضحة للطلاب واحتياجاتهم، كما يوضح شارانجيت راتبون، مدير البرامج للتقنيات الرقمية:

"لدينا العديد من البرامج الدراسية وأنواع الطلاب المختلفة، دوام جزئي وكامل، دراسات جامعية وعليا، بداية الدراسة في سبتمبر أو يناير، ويحتاج الزملاء في مختلف أقسام الجامعة إلى بيانات أساسية عن كل طالب للوفاء بالمتطلبات القانونية ولأغراض التقارير.

كما يحتاج المدرسون إلى معلومات عن طلابهم لمساعدتهم على تحقيق أفضل النتائج، على سبيل المثال، معرفة ما إذا كان الطالب قد زار خدمات الدعم، أو إذا كان قد أبلغ عن ظروف استثنائية أو تقدم بطلب لتأجيل موعد تسليم تقييم.

بالنسبة للمدرس الذي يلتقي بالعديد من الطلاب على مدار السنة، محاولة الحصول على صورة واضحة لكل طالب هي مهمة تتطلب وظيفة بدوام كامل."

الحاجة إلى السرعة والبساطة

مع تخزين معظم البيانات الأساسية في أنظمة متفرقة، كانت العمليات الإدارية تستغرق وقتاً طويلاً للموظفين، كما كانت مصدر إحباط للطلاب.

يشرح شارانجيت راتبون: "بعض عملياتنا الإدارية كانت لا تزال تعتمد على الورق. وأدركنا أن توفير أبسط البيانات للطلاب أصبح عبئاً إدارياً كبيراً على الزملاء. مثال على ذلك كان استثناء ضريبة المجلس.

عندما يطلب الطلاب من الجامعة خطاباً يثبت استحقاقهم للاستثناء، كان على الزملاء الإداريين البحث عن الطالب في النظام، نقل البيانات، إنشاء الخطاب يدوياً، وتحويله إلى ملف بصيغة PDF لإرساله عبر البريد الإلكتروني إلى الطالب.

ولم يكن هذا الأمر يستهلك الوقت الثمين فحسب، بل لم يكن مثالياً من ناحية الأمان. كما أن العملية كانت تضيف إلى كثافة الرسائل الإلكترونية التي يتلقاها الطالب، وكما يعرف أي شخص يتعامل مع الشباب، البريد الإلكتروني ليس دائماً الطريقة المثلى للتواصل مع جيل الطلاب الحالي."

الحل: نقطة بيانات مركزية للموظفين والطلاب

لتسهيل إدارة البيانات المطلوبة لكل من الموظفين والطلاب، تعاونت جامعة نوتنجهام ترنت مع شركة Ellucian لتطبيق Ellucian Experience وربط البيانات ذات الصلة من نظام Banner الخاص بالجامعة.

يشرح شارانجيت راتبون كيف يمكن لأعضاء هيئة التدريس وبعض زملاء الخدمات المهنية في الجامعة الآن الوصول إلى بيانات الطلاب من خلال تسجيل دخول واحد إلى Experience: "لقد طبقنا نموذج الأمان القائم على الأدوار للوصول إلى Experience، بحيث توجد واجهة بيانات للطلاب بالإضافة إلى واجهات للموظفين بمستويات مختلفة من الصلاحيات بناءً على فئة الدور الخاصة بهم.

يمكن للزملاء المتعاملين مباشرة مع الطلاب، مثل الأكاديميين وأمناء المكتبات وفرق الأمن، الاطلاع على المعلومات ذات الصلة بطلابهم، بينما يمكن لأولئك العاملين في خدمات دعم الطلاب الوصول إلى معلومات أكثر حساسية ولكنها ضرورية، مثل المحادثات مع الطالب حول التسهيلات المعقولة لدعم تعلمه.

وعلى الرغم من توفر هذه المعلومات سابقاً، كان على الموظفين البحث في نظام Banner أو التنقل عبر مجلدات متعددة في مواقع SharePoint مختلفة. أما الآن، فيمكنهم ببساطة الدخول إلى Experience، وإدخال رقم تعريف الطالب، لتظهر لهم جميع المعلومات التي يحتاجونها فوراً."

الوصول السريع إلى بيانات الطلاب

تساعد Experience الطلاب أيضاً من خلال توفير نقطة دخول رقمية سريعة وسهلة للوصول إلى بياناتهم.

يشرح شارانجيت راتبون: "كان الطلاب يطلبون من فريق الإدارة تحديث بياناتهم الشخصية، أما الآن فيمكنهم عرض بياناتهم وتعديلها بأنفسهم مباشرة من بطاقة Experience. كما يمكن للطلاب الاطلاع على المعلومات المسجلة لديهم حول أمور مثل طلبات تمديد المواعيد والاستئنافات الأكاديمية، مما يساعدهم على التأكد من استيفائهم لمتطلبات مقرراتهم الدراسية."

وأصبح طلب إثبات حالة الطالب، مثل الخطاب الخاص باستثناء ضريبة المجلس، مهمة أسهل بكثير للطلاب، كما يضيف:

"يكفي للطلاب اختيار البطاقة المناسبة في Experience، وإنشاء الخطاب، وانتهى الأمر."

النتيجة: تجربة أفضل للموظفين والطلاب

يمكن للموظفين الآن رؤية المعلومات التي يحتاجونها فوراً لدعم الطلاب ومتابعة رفاهيتهم ورصد أي طالب قد يواجه صعوبات في تقدمه الأكاديمي، بالإضافة إلى متابعة الجوانب الأخرى للحياة الطلابية.

يضيف شارانجيت راتبون: "كلما ظهرت أنظمة جديدة يمكن أن تدعم الطلاب، سواء في دراستهم أو رفاهيتهم، نقوم بدمجها في Experience. وتمكّن هذه الروابط موظفي الأكاديميين والخدمات المهنية من تقديم أفضل رحلة ممكنة للطلاب نحو النجاح."

كما ساعد الوصول الأفضل إلى بيانات الطلاب في تبسيط العمليات الإدارية الأساسية، والأهم من ذلك، أنه وفر قدراً هائلاً من الوقت للموظفين، ما أتاح لهم التركيز على دعم الطلاب بطرق أخرى.

ويكمل: "في الفترة من يوليو إلى نوفمبر، قام الطلاب بتنزيل ما مجموعه 4,199 خطاب إثبات حالة لاستخدامها في استثناء ضريبة المجلس، وفتح الحسابات البنكية، وتأمين السكن. ونقدر أنه على مدار العام، سيوفر Experience حوالي 110 أيام عمل للموظفين."