تحسّن عملية الإرشاد الأكاديمي باستخدام منصة Ellucian Smart Plan

التحدي

كان التخطيط اليدوي للمقررات يساهم في زيادة العبء الوظيفي وتأخير التخرج في جامعة سام هيوستن الحكومية.

النتائج

• يُبسّط التخطيط الآلي والشخصي للمقررات الذي تقدمه منصة Smart Plan رحلة الطلاب الأكاديمية
• تُسهّل منصة Smart Plan دعم الطلاب المعرضين للخطر وتعزز استمرارهم في الدراسة
• يحصل الطلاب المنقولون على مسارات مُحسّنة وسلسة لإكمال دراستهم
• تشير المؤشرات المبكرة إلى ارتفاع في رضا الطلاب وردود أفعالهم الإيجابية

تقع جامعة سام هيوستن الحكومية في هانتسفيل، تكساس، على بعد ساعة من شمال هيوستن، وهي مؤسسة تعليم عالي عامة تقدم برامج دراسية لمدة أربع سنوات. في خريف 2021، اعتمدت الجامعة Ellucian Smart Plan، وهي منصة للتخطيط الأكاديمي تُكيّف خطط الدراسة لكل طالب وتقوم بتعديلها تلقائياً عند حدوث أي تغييرات، مما جعل إتمام الدراسة في الوقت المحدد ممكناً وليس مضموناً. منذ ذلك الحين، استفادت الجامعة من عدة مزايا؛ حيث أصبح بإمكان المستشارين إعادة تخصيص وقتهم للحوار الأكثر جدوى، ويتمكن الطلاب من التسجيل بثقة أكبر، ويستطيع الجميع فهم تأثير تغييرات الخطط على تكاليف التعليم.

أوضحت ميغان سانت فيجن، نائبة الرئيس المساعد لخدمات القبول في جامعة سام هيوستن الحكومية، سبب اعتماد الجامعة لمنصة Smart Plan وكيفية تحسينها لعمليات القبول وتبسيطها للتسجيل وتعزيزها لاستمرارية الطلاب.

مساعدة الطلاب على رسم مساراتهم المستقبلية باستخدام منصة Smart Plan

يبلغ عدد طلاب جامعة سام هيوستن الحكومية حوالي 20,000 طالب، وتشكل فئة كبيرة منهم الطلاب المنقولون وطلاب الجيل الأول. وكانت المستشارة سانت فيجن كثيراً ما تسمع من المستشارين أن هؤلاء الطلاب يرغبون في رؤية مسارهم التعليمي بالكامل من القبول وحتى التخرج.

قالت سانت فيجن: "في تسع حالات من كل عشر، يسأل الطالب المنقول في لقائه الأول: 'كم تبقّى لي من الوقت؟'".

في الماضي، كان المستشارون يستخرجون كتالوجات المقررات يدوياً من النظام ويرسمون جدول الطلاب يدوياً، وهي عملية تستغرق وقتاً طويلاً وتبعدهم عن مهام الدعم الأخرى للطلاب. بالإضافة إلى ذلك، كثيراً ما كان الطلاب يحذفون مقررات أساسية دون استشارة المستشارين، وبعض هذه المقررات تُقدّم فقط في فصل الخريف أو الربيع، ما يؤدي إلى تأخير التخرج لسنة كاملة أحياناً.

قالت سانت فيجن إن الجامعة كانت بحاجة إلى أداة تخطيط تمكّن الطلاب من تصور مسارهم التعليمي بالكامل. وكان من الضروري أن توفّر هذه الأداة تحديثات فورية للخطط، لتتيح للطلاب رؤية التأثير المالي والأكاديمي لأي تغييرات في الجدول على الفور. وقد اختاروا منصة Smart Plan لما تقدمه من هذه الميزات وأكثر.

وأضافت: "تجعل منصة Smart Plan مرحلة تخطيط إكمال المقررات هنا أكثر سلاسة بكثير. ويساعد ذلك في تغيير طبيعة الحوار خلال اللقاء الأول مع الطالب. وبدلاً من التركيز على كل التخطيط للمقررات، يمكن للمستشارين بدء تقديم الدعم الشامل للطالب منذ اللقاء الأول، دون الحاجة للانتظار حتى موعد اللقاء التالي."

تبسيط عملية التسجيل مع معرفة المقررات المتاحة لحظياً

يعد التخطيط الأكاديمي والتسجيل جانبين مترابطين من العملية نفسها، لكن النماذج الإلكترونية العامة والأخطاء وتغير توافر المقاعد وعوائق أخرى كانت تسبب مشاكل في التسجيل سابقاً. تعمل منصة Smart Plan على تحسين عملية التسجيل في المقررات، حيث تتيح للطلاب التسجيل مباشرة من خططهم الدراسية، ما تقلل من الأخطاء التي قد تؤخر إتمام الدراسة في الوقت المحدد. وبدون هذه المنصة، يكون الطلاب أكثر عرضة للأخطاء، مما يكلفهم وقتاً ومالاً، كما يستهلك موارد الجامعة. كما تعرض المنصة فوراً المقررات التي امتلأت وتقترح بدائل لحظية. وبدون هذه المنصة، كان لدى الطلاب خيارات احتياطية محدودة في حال امتلأت بعض المقررات قبل فتح نافذة تسجيلهم.

قالت سانت فيجن: "سهّلت منصة Smart Plan عملية التسجيل للعديد من طلابنا. لم نعد نواجه العديد من العقبات عند فتح دورات التسجيل. وقد أصبح الطلاب قادرين على التخطيط لكل شيء، والضغط على زر التسجيل لتتم العملية بسلاسة. يبدو أن الأمر أصبح أسهل من ذي قبل؛ فهي أكثر وضوحاً وبديهية لطلابنا، ونواجه مشكلات أقل لأنها أكثر سهولة في الاستخدام."

منصة Smart Plan تمكّن الطلاب وتسهّل الإرشاد الأكاديمي

تمنح منصة Smart Plan الطلاب القدرة على التحكم في مسارهم التعليمي واستقلالية أكبر في رحلتهم بعد المرحلة الثانوية.

قالت سانت فيجن: "أصبح الطلاب أكثر قدرة على الدفاع عن مصالحهم بأنفسهم، فهم يستخدمون الخطة بأنفسهم ويحبونها، ويقومون بسحب وتغيير المقررات كما يشاؤون، ويتواصلون مع مستشاريهم قائلين: 'هل يمكنك مراجعة خطتي التي وضعتها؟ أعتقد أن هذه الخطة ستنجح.'"

وأضافت: "لقد حققنا هدفين في وقت واحد، حيث قلّلت المنصة جزءاً من الأعمال اليدوية لمستشارينا، وفي الوقت نفسه تعلم طلابنا الاعتماد على أنفسهم بشكل أكبر."

وأشارت سانت فيجن إلى أن مستشاري الجامعة ملتزمون بالحفاظ على تفاعل قوي مع الطلاب. ومع تقليل التركيز على التخطيط الأكاديمي اليدوي، أصبح بإمكان المستشارين تقديم جهود أكثر تركيزاً على التفاعل المفيد مع الطلاب. يُعرف الطلاب الذين لا يستمرون للفصل الدراسي التالي باسم "stop outs" أي "الطلاب المتوقفون مؤقتاً عن الدراسة" في جامعة سام هيوستن الحكومية، وقد مكّنت القدرة المتزايدة على تقديم تفاعلات شاملة المستشارين من دعم الطلاب المعرضين لخطر التوقف بشكل استباقي، وضمان حصولهم على المساعدة والإرشاد المناسبين للبقاء على المسار الصحيح في رحلتهم الأكاديمية.

وقالت سانت فيجن: "الآن بعد أن أصبح لدى المستشارين وقت أكبر في جداولهم، يمكنهم القيام ببعض هذه المبادرات الشاملة لمحاولة الحفاظ على طلابنا، بينما في السابق لم يكن هناك متسع لذلك."

جامعة سام هيوستن الحكومية تلاحظ تحسناً في رضا الطلاب بعد دمج منصة Smart Plan

أبرزت سانت فيجن التأثير الإيجابي لقدرات التخطيط والتسجيل في منصة Smart Plan. بفضل الإرشاد الأكاديمي الأكثر فاعلية، وتسهيل عملية التسجيل، ووضوح المسارات الأكاديمية للطلاب، لاحظت الجامعة تحسناً ملحوظاً في رضا الطلاب خلال عملية التسجيل. سابقاً، كان تقييم رضا الطلاب يتراوح بين 3.0 و3.8 على مقياس من خمس نقاط، ولكن منذ تطبيق منصة Smart Plan بالكامل، ارتفع متوسط التقييم الأسبوعي إلى ما بين 4.1 و4.4، وسجلت عدة أسابيع الدرجة الكاملة وهي خمسة.

وقالت سانت فيجن: "لا يزال هناك مجال للتحسين، لكننا بالتأكيد شهدنا زيادة كبيرة في طريقة إدراك الطلاب لتجربتهم في تخطيط المقررات والتسجيل."

وأكدت أن هذه النتائج تظهر كيف يمكن لمؤسسات التعليم العالي الأخرى أيضاً الاستفادة من منصة Smart Plan من خلال ضمان دعم شامل لوحدات الإرشاد الأكاديمي والحصول على تعاون رؤساء الأقسام وفرق تقنية المعلومات. وأضافت: "لقد كانوا جزءاً أساسياً في دعم العملية والحفاظ على استمرارها."

التخطيط لمزيد من تحسين استكمال الدرجات المستقبلية

مع استمرار جامعة سام هيوستن الحكومية في استخدام منصة Smart Plan على الحرم الجامعي، تعمل الجامعة أيضاً على تطوير عملياتها لمساعدة الطلاب في الحصول على المؤهلات الأكاديمية. ستطلق الجامعة قريباً كلية جديدة ضمن الجامعة باسم الكلية التقنية (Polytechnic College)، والتي ستكون كلية قائمة على احتياجات سوق العمل، وأوضحت سانت فيجن أنها تخطط لإضافة المزيد من برامج الدبلوم المساعد ضمن منصة Smart Plan. سيسهم ذلك في ضمان استفادة الكلية الجديدة من عمليات التخطيط والتسجيل الأسرع والأوضح والأسهل التي تتمتع بها الكليات الحالية. كما سيساعد الطلاب على الانتقال بسلاسة من الدبلوم المساعد إلى درجة البكالوريوس، مستفيدين من كفاءة منصة Smart Plan في كل من الوقت والتكلفة.

قالت سانت فيجن: "إنها مؤهلات قابلة للتكديس، وأعتقد أن منصة Smart Plan ستساعد كثيراً."

تعمل الجامعة أيضاً على تطبيق Ellucian Award، وهو حل يحلل تجربة الطلاب الأكاديمية في التعليم العالي ويحدد المؤهلات التي ربما حصلوا عليها دون أن يدركوا ذلك، بالإضافة إلى مدى قربهم من الحصول على مؤهلات أخرى.

وأضافت سانت فيجن: "سيكون هذا الأساس لكيفية دمجه مع منصة Smart Plan، ومساعدة طلابنا على إكمال مسارهم الدراسي والحصول على مؤهلاتهم بسرعة والعودة إلى سوق العمل."

ويولي طلاب سانت فيجن أهمية كبيرة لتحسين مدة إتمام دراستهم.

وقالت: "سوف يقوم حل Award بذلك لنا دون أن يضطر المستشارون لتذكر كل خطط الدرجات المختلفة. بالإضافة إلى ذلك، لدينا العديد من الطلاب الذين يتوقفون مؤقتاً عن الدراسة، ونريد استخدام حل Award للعودة إليهم وقول: 'انظر، أنت على بعد ست ساعات فقط من إتمام هذه الخطة الدراسية'، أو 'في الواقع حصلت على هذه المؤهلات دون أن تعرف، لذا قمنا بمنحك هذه المؤهلات.'"

وختمت سانت فيجن قائلة: "نشعر بالحماس حقاً تجاه هذه الإمكانيات."