رحلة طلابية سلسة نحو التخرج في جامعة الروح القدس - الكسليك

كيف ضمنت جامعة الروح القدس - الكسليك مستقبل تسجيل الطلاب وسهلت على الموظفين ضمان نجاح كل طالب

تقع جامعة الروح القدس - الكسليك بين ساحل البحر الأبيض المتوسط وارتفاعات جبال لبنان الخلابة، وتستقطب الطلاب من مختلف أنحاء الشرق الأوسط وخارجه.

وتشتهر الجامعة بتفوقها الأكاديمي وأبحاثها الرائدة ومزيجها الثقافي النابض بالحياة، وتستقبل الجامعة أكثر من 2000 طالب جامعي كل عام، وتقدّم أكثر من 200 برنامج أكاديمي يشمل العلوم الطبية، والهندسة، والقانون، والفنون والعلوم، والأعمال، والهندسة المعمارية والتصميم.

تسعى الجامعة لتوفير تجربة سلسة للطلاب في كل مرحلة، بدءاً من تصفح الموقع الإلكتروني في بداية رحلتهم الأكاديمية، وصولاً إلى تسجيل المواد وإنجاز برامجهم الدراسية بنجاح. وقد ساعدت التحديثات الأخيرة الجامعة على تحقيق هذا الهدف وتجاوزت التوقعات، حيث أصبح بإمكان أكثر من 2000 طالب تسجيل المواد الدراسية في وقت واحد.

حل حديث للنمو

منذ تأسيسها عام 1938 على يد الرهبانية المارونية اللبنانية، نمت جامعة الروح القدس - الكسليك لتصبح واحدة من أبرز المؤسسات الأكاديمية في المنطقة.

ومع ازدياد أعداد الطلاب كل عام، رغبت الجامعة في تسهيل عملية البحث والتقديم للطلاب على المواد التي يرغبون بها قدر الإمكان. وقد واجهت أنظمة الجامعة صعوبة في مواكبة هذا النمو، وكان من الضروري إعادة تصميم كامل لعملية التسجيل.

اتخذ كبار المسؤولين في الجامعة قراراً بالترقية إلى نظام Banner 9 من Ellucian لزيادة قدرة الجامعة على معالجة المعلومات بسرعة وكفاءة، خاصة خلال فترات الذروة في التسجيل.

وقالت مارثا فضول، مديرة موارد تقنية المعلومات ونائبة المدير التنفيذي للتقنية: "كانت لدينا أهداف واضحة، أولها تحسين تجربة طلابنا بشكل عام من خلال تطوير دورة تسجيل المواد وطريقة معالجة معلوماتهم."

وأضافت: "كما سعينا لتحسين تجربة موظفينا من خلال تمكين مشاركة المعلومات بشكل أكثر كفاءة. هذا سيسمح لكادرنا الأكاديمي والإداري بتخصيص وقت أكبر لدعم الطلاب طوال رحلتهم الأكاديمية."

تسجيل طلابي بلا تعقيد

يستخدم طلاب جامعة الروح القدس - الكسليك نظام Banner لتسجيل المواد في أوقات مختلفة من العام الدراسي، مثل انتقالهم إلى مرحلة جديدة من دراستهم. وقد ساهمت الترقية في تسريع عملية التصفح وإنجاز خطوات التسجيل بشكل ملحوظ.

وقبل ذلك، كان تزامن دخول أعداد كبيرة من الطلاب إلى المنصة في وقت واحد للتسجيل يشكّل ضغطاً كبيراً على خوادم الجامعة القديمة والتطبيقات المرتبطة بها، والتي لم تكن تخضع لصيانة منتظمة. وأدى هذا الوضع إلى اضطراب فترة التسجيل وإبطاء النظام، مما تسبب في تأخير الطلاب.

وقالت مارثا فضول: "إن الضغط الهائل على المنصة خلال فترة التسجيل كان يؤدي إلى تجمّد الصفحات، أو في أسوأ الحالات إلى توقف النظام بشكل مفاجئ، وهو ما شكّل تحدياً كبيراً لطلابنا. كنا نعلم أن الانتقال إلى نظام Banner 9 سيحل هذه المشكلة ويضمن للطلاب إمكانية التقديم بسرعة وسهولة لمتابعة دراستهم."

نجاح الطلاب بدعم التكنولوجيا

استفاد موظفو جامعة الروح القدس - الكسليك أيضاً من هذا التغيير، حيث يقوم نظام Banner بتنظيم وحفظ السجلات الأساسية المتعلقة بمتابعة تقدم الطلاب والتحقق من تخرجهم في مكان واحد، مما وفّر ساعات طويلة من العمل اليدوي.

وقالت مارثا فضول: "أصبحت بيانات مثل المعلومات الشخصية للطلاب، والمواد التي درسوها، والمعدل التراكمي متاحة مباشرة على الشاشة، الأمر الذي يمكّن الطلاب من الحصول على الدعم الذي يحتاجونه للنجاح والتميّز. والأهم من ذلك، لم تكن هناك حاجة إلى أي تدريب إضافي، فتمكّن موظفونا من استخدام النظام بسرعة كبيرة."

وأضافت: "كما أصبح فريق المرشدين الأكاديميين قادراً على الاطلاع على المعلومات اللازمة لمساعدة الطلاب في التخطيط لمساراتهم الأكاديمية المستقبلية، بما في ذلك الطلاب الذين قد يحتاجون إلى إعادة مادة دراسية أو تغيير تخصصهم لمواصلة دراستهم."

زيادة الإنتاجية

أحدثت الترقية تحولاً كبيراً في تجربة الموظفين الإداريين، وفرق تقنية المعلومات، والمرشدين الأكاديميين، مما أسهم في رفع مستوى الإنتاجية في مختلف أنحاء الجامعة.

وأصبح عدد الساعات المخصصة للأعمال الإدارية المرهقة أقل بكثير، الأمر الذي أتاح للموظفين وقتاً أكبر لاستكشاف أجزاء من النظام لم يكونوا يستخدمونها سابقاً. ومع انخفاض عدد طلبات الدعم التقني، تمكن فريق تقنية المعلومات من تخصيص وقت أكبر لإرشاد أعضاء هيئة التدريس حول أفضل السبل لاستخدام النظام لدعم الطلاب. كما أصبح بإمكان المحاضرين الوصول إلى الملفات التفصيلية لطلابهم بسرعة وسهولة.

وقالت مارثا فضول: "لقد شكّلت الترقية إلى نظام Banner 9 نقطة تحول حقيقية. فقد ساعدت المؤسسة على تقديم دعم أفضل للطلاب وأعضاء هيئة التدريس، وخفّضت الأعباء الإدارية بشكل ملحوظ، وجعلت تبادل المعلومات أكثر بساطة وسلاسة. وبعد عام كامل دون أي إعادة تشغيل للخوادم أو توقف في الخدمة، نحن على استعداد لمواصلة تلبية احتياجات أعداد الطلاب المتزايدة لسنوات عديدة قادمة."

الحل

• نظام Banner 9

Results

• تحسين عملية تسجيل المواد الدراسية لتصبح أسرع وأسهل وأكثر إيجابية للطلاب
• إتاحة معلومات أكثر وبسهولة أكبر لدعم نجاح الطلاب
• توفير ساعات طويلة من وقت الموظفين الإداريين
• متابعة تقدم الطلاب بطريقة مبسطة وفعالة
• عدم حدوث أي انقطاعات في الخدمة أو توقف للنظام

احصل على مزيد من المعلومات حول كيفية إحداث نظام Banner 9 نقلة نوعية في جامعتك.