بناء منظومة SaaS باستخدام Ellucian Student

التحدي

كانت الصيانة الروتينية للنظام تمنع فريق تقنية المعلومات في كلية ويسترن آيوا التقنية من التركيز على الابتكار.

النتائج

• إيقاف تشغيل 35 خادماً من خلال الانتقال إلى البنية التحتية السحابية
• تنفيذ نظام Ellucian Student خلال 18 شهراً
• إنهاء خمسة تكاملات مع أطراف ثالثة وإلغاء العديد من التخصيصات

قبل عدة سنوات، اتخذت كلية ويسترن آيوا التقنية المجتمعية، وهي مؤسسة متعددة الحرم تخدم نحو 5000 طالب في شمال غرب آيوا، قراراً مدروساً لتحويل بنيتها التحتية التقنية. ووفقاً لستيف براون، مدير خدمات دعم تقنية المعلومات في الكلية، كان جزء كبير من هذه المبادرة يتمثل في نقل قيادة المشاريع المحلية من وحدة تقنية المعلومات المركزية إلى الأقسام الفردية.

ويقول براون: "انتقل الأمر من أن تكون تقنية المعلومات هي التي توجه الأمور، إلى أن تدفعنا الأقسام أكثر، وكان هذا تغييراً رائعاً. مع مرور الوقت، أدى ذلك إلى مشاركة أكبر من الجميع. لدينا ثقافة جيدة حول هذا الموضوع".

وقد مكّن روح التعاون فريق تقنية المعلومات في كلية ويسترن آيوا من التركيز على تحسين تجربة الحرم الجامعي، مع العلم أنهم سيحظون بدعم إداري واسع. وبحسب براون، كان هذا أمراً حاسماً لنجاح أحدث إنجاز تقني للكلية في الحرم الجامعي: نقل نظام Ellucian Colleague المستضاف سحابياً إلى حل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) كخدمة سحابية (SaaS) من Ellucian، وهو نظام Ellucian Student المدعوم من Colleague.

ويضيف براون: "بالنسبة لي، أهم عامل لنجاح المشروع هو أن يكون هناك موافقة ومشاركة من الجميع في الكلية. ولقد حصلنا على مشاركة ممتازة، وهذا جعل العملية كلها أسهل".

خطوة أولى نحو السحابة

كان نظام Colleague يمثل المركز الرئيسي لبيانات وخدمات الطلاب والشؤون المالية والموارد البشرية في كلية ويسترن آيوا التقنية منذ التسعينيات. وقبل خمس سنوات، بدأت الكلية أولاً في تحديث نظام Colleague عن طريق نقله من الخوادم المحلية إلى الخدمة السحابية المستضافة من Ellucian.

ويقول براون: "في الوقت الذي انتقلنا فيه إلى السحابة، قمنا بإيقاف تشغيل 35 خادماً. وهذا يعني 35 خادماُ لم نعد بحاجة لتحديثها بعد الآن".

وبعد ثلاث سنوات، بدأت الكلية في التحضير للانتقال الكامل إلى منصة SaaS من Ellucian. وذكر براون أن تقنية SaaS، التي توفر تطبيقات برمجية محدثة عبر الإنترنت بنظام الاشتراك، أصبحت أكثر انتشاراً في قطاع التعليم العالي.

وأضاف براون: "لقد عرفنا منذ فترة أن كل شيء سيتجه نحو نظام SaaS، وعندما انتقلنا إلى الخدمة المستضافة، كنا نعلم أن ذلك مجرد خطوة أولى على الطريق".

وبحسب كريستينا براندون، عميدة قسم التوعية وتقنية المعلومات في الكلية، فإن منصة Ellucian توفر تكاملاً أفضل مع حلول SaaS الأخرى مع الاستفادة من أمان متقدم في السحابة. كما تساعد التحديثات التلقائية على تخفيف عبء الصيانة على الخوادم المحلية عن فريقها المكون من 16 شخصاً.

وتضيف براندون: "نعلم أن التكنولوجيا تتغير بسرعة، ولا أعتقد أن فريق تقنية المعلومات الحالي، بالنظر لحجم الكلية، قادر على متابعة إدارة كل هذه الأمور محلياً. علينا أن نعتمد على شركائنا للقيام بذلك".

الاستعداد لنظام SaaS

ضمنت الأعمال التحضيرية لمشروع كلية ويسترن آيوا التقنية أن تكون التقنيات الأساسية في الحرم الجامعي متوافقة مع منصة Ellucian وتدعم العمليات التجارية على أعلى مستوى بأكثر الطرق كفاءة ممكنة. ووفقاً لكريستينا براندون، فقد ساعد التعاون مع Ellucian خلال هذه المرحلة فريق تقنية المعلومات على الكشف عن العديد من التكرارات المحتملة.

وقالت براندون: "تتعمقون حقًا في كل مجال من مجالات الكلية لتسأل: 'ما هذه العملية؟ لماذا نستخدمها؟ كيف يتم تنفيذها؟'، ومن الجميل عندما تشير Ellucian إلى أن: 'لا، في الواقع نظام Ellucian Student يمكنه القيام بذلك.'"

وأضافت براندون أن هذا العمل أدى إلى إلغاء حوالي خمسة تكاملات مع أطراف ثالثة. وأوضحت أن هذه البرمجيات كانت قد تم شراؤها وإضافتها سابقاً بشكل مستقل، لكنها فقدت فائدتها مع وجود الوظائف المحسّنة في حلول Ellucian والحلول الأخرى.

وتابعت براندون: "جعلتنا هذه العملية نفحص كل تكامل على حدة، لنرى ماذا كان يقوم به وكيف وهل يمكننا الاستغناء عنه. وتمكنا من مراجعة كل تكامل والروابط بين الأنظمة وإعادة تنظيمها للتأكد من فائدتها وكفاءتها."

وأشار براون إلى أن التحضير للانتقال إلى منصة Ellucian دفع الكلية أيضاً إلى إلغاء التخصيصات الداخلية المبنية يدوياً، والتي، تماماً مثل التكاملات التي تم إنهاؤها، كانت مفيدة في الماضي لكنها أصبحت عبئاً على الصيانة.

وقال براون: "في كل خطوة على الطريق قمتم بترتيب وتحسين الأمور أكثر، وأعتقد أن العملية سارت بشكل ممتاز. ستكتشفون العديد من الأمور التي كنتم تفعلونها بنفس الطريقة منذ 20 عاماً، والآن هناك طرق أسهل وأبسط للقيام بها، أو تخصيصات كنا أجريناها أصبحت الآن جزءاً من منتج Ellucian. كانت تجربة تعليمية رائعة للجميع."

البدء باستخدام نظام Ellucian Student

أكملت كلية ويسترن آيوا التقنية تنفيذ نظام Ellucian Student في حوالي 18 شهراً، وفقاً لبراون. ويعزو هذا النجاح إلى ثقافة الكلية القوية التي تقوم على ملكية مشتركة للتقنية بالإضافة إلى الدعم المقدم من فريق مشروع Ellucian.

وقال براون: "إذا لم تحظَ بموافقة من الأشخاص الذين سيستخدمون النظام، مهما فعلت، فلن ينجح أبداً. كان لدينا فريق تنفيذ ممتاز من Ellucian يعمل معنا، ووجدنا دعماًَ كبيراً من جميع أنحاء الكلية."

وأكدت براندون على أهمية رفع الوعي بين أصحاب المصلحة بشكل استباقي طوال عملية التنفيذ، مشددة أيضاً على أهمية التواصل الواضح والصبر والاختبارات الدقيقة.

وقالت براندون: "يجب على الجميع التأكد من أن جميع الأطراف الثالثة التي يستخدمونها والمتصلة بتقاريرهم متوافقة قبل تفعيل النظام. ولا ينبغي أن يكون هناك استعجال لتشغيل النظام قبل ربط كل شيء."

وبحسب براندون، بدأ فريق تقنية المعلومات بنشر الأخبار حول موعد التشغيل الفعلي للنظام، أي الانتقال الكامل من الخدمة السحابية المستضافة إلى نظام SaaS، قبل حوالي ثلاثة أشهر، لضمان استعداد الجميع في الحرم الجامعي عند إيقاف النظام يوم الجمعة وإعادته للعمل في الأسبوع التالي وفق الجدول المحدد.

وأضافت براندون: "من خلال تواصلنا مع نظام التذاكر، والمحادثات اليومية مع Ellucian، سارت عملية التشغيل بسلاسة كبيرة. وفي الواقع، عندما أعدنا تشغيل النظام، عاد الجميع للعمل مباشرة."

تقليل الصيانة وزيادة الوظائف

لاحظت كلية ويسترن آيوا التقنية على الفور انخفاضاً في أعمال الصيانة المحلية بعد الانتقال إلى نظام SaaS. بالإضافة إلى الخوادم التي تم إيقاف تشغيلها، أشار براون إلى أن التحديثات التلقائية التي يوفرها النظام وفرت على فريقه الكثير من الوقت.

وقال براون: "بمجرد صدور أي تحديث جديد، يتم تثبيته تلقائياً، كل شيء يبقى محدثاً، مما يتيح للفريق الكثير من الوقت. قبل ذلك، كنا نقوم بالتحديثات مرة واحدة في الشهر، وبين البحث والتثبيت كان كل واحد منهم يقضي نحو 16 ساعة، والآن كل ذلك انتهى."

وبعيداً عن عمل قسم تقنية المعلومات، أشار براون إلى أن المستخدمين الإداريين في الكلية استفادوا أيضاً من عملية التحديث، حيث اكتشفوا ميزات وإمكانات جديدة لم تكن متاحة أو لم يكونوا على دراية بها من قبل.

وأضاف براون: "يتطلب الأمر التزاماً كبيراً من كل قسم لمراجعة طريقة استخدام النظام، ومعرفة كيف يمكن تحسينه وإجراء التعديلات على البيانات، فكل هذه الأمور مشمولة في العملية. أعتقد أن أقسام مثل المساعدات المالية والموارد البشرية استفادت بشكل خاص. فلقد تعلموا الكثير عن كيفية استخدام النظام بشكل أفضل والاستفادة من المنتج."

وبالإضافة إلى استغلال الإمكانات الجديدة في النظام الأساسي Ellucian Student، تحدث براون أيضاً عن خطط لتعزيز استخدام حلول Ellucian الأخرى في جميع أنحاء الحرم الجامعين مثل Ellucian CRM Recruit وCRM Advise، والتي تشكل جزءاً أساسياً من منظومة الكلية الشاملة التي تركز على الطلاب.

وقال براون: "سيكون لدينا وقت أكبر لصقل طريقة استخدام النظام، من تحسين الوظائف واستخدام المزيد من الميزات إلى ربط النظامين معاً بشكل أفضل."

ومن المقرر أن يخضع نظام Ellucian Experience، وهو واجهة لوحة تحكم قابلة للتخصيص وتتيح للطلاب والموظفين الوصول بسهولة إلى جميع موارد الحرم الجامعي، لتحديث شامل.

وأضاف براون: "لدينا تركيز كبير قادم لإعادة تصميم الشكل والمظهر العام لواجهة Experience. وهناك الكثير من الميزات الجديدة المتاحة منذ أن بدأنا باستخدامها."

منظومة SaaS متكاملة وسهلة التكامل مع الحلول الأخرى

أوضحت كريستينا براندون أن نظام Ellucian Student لا يقتصر على تسهيل التكامل مع حلول Ellucian الأخرى فحسب، بل يعزز أيضاً القدرة على التكامل مع حلول الطرف الثالث المتميزة.

وقالت براندون: "كانت المنتجات التي كنا نستخدمها من أطراف ثالثة قديمة ومعقدة، ولم تكن تحتوي على أحدث الميزات المدمجة. أما الآن، فقد أصبح بإمكاننا دمج منتجات SaaS من أطراف ثالثة مع منتجات Ellucian للاستفادة القصوى. أصبحت بياناتنا تبدو أفضل، ووظائف النظام للطلاب أيضاً محسنة. لقد اكتسبنا الكثير من الميزات الإضافية."

وأضافت براندون أن الكلية بدأت بالفعل في إعادة تصميم تجربة الطلاب ضمن هذه المنظومة الناشئة. وكانت إحدى الخطوات الأولى إطلاق سوق للطلاب بالتعاون مع TouchNet، شريك Ellucian.

وقالت براندون: "أصبح المكان واحداً يمكن للطلاب من خلاله إنجاز كل ما يحتاجون إليه، والفواتير مرتبطة بكل شيء. قبل ذلك، كنا نستخدم أنظمة وميزات مختلفة، أما الآن فقد أصبح كل شيء متكاملاً وسلساً."

وأكثر ما يثير حماس براندون في الانتقال إلى نظام SaaS هو زيادة قدرة فريقها على تنفيذ مشاريع مشابهة، والعمل عن قرب مع الأقسام على المبادرات الاستراتيجية التي تحسّن تجربة الطلاب والموظفين في كلية ويسترن آيوا التقنية.

وأضافت براندون: "لا أطيق الانتظار لاستخدام فريقي بطريقة مبتكرة، فهذا ما تتيح لي هذه المنصة القيام به. يسمح لي النظام بجمع أحد موظفي تقنية المعلومات مع مستخدم عملي للنظام، ليعملوا معاً ويتعلموا كيفية استخدامه بأفضل طريقة ممكنة. أعلم أن هناك الكثير من الوظائف التي لم نستكشفها بعد سوى على مستوى سطح الاستخدام."