Laredo College necesitaba un entorno tecnológico moderno y centrado en dispositivos móviles para apoyar a estudiantes de primera generación y mejorar la visibilidad del progreso estudiantil.
- Ellucian Student con tecnología de Banner modernizó las operaciones estudiantiles con datos en tiempo real, procesos optimizados y una base SaaS escalable diseñada para apoyar el éxito estudiantil.
- Ellucian HCM & Finance unificó las operaciones de RR. HH., nómina, presupuestos y finanzas en una solución específica para educación superior que mejoró la eficiencia, la visibilidad y el cumplimiento en toda la institución.
- Los estudiantes obtuvieron acceso móvil a información académica, de ayuda financiera y de inscripción, lo que les ayudó a tomar decisiones más rápidas e informadas sobre su educación.
- El cuerpo docente y el personal administrativo obtuvieron visibilidad en tiempo real de los expedientes estudiantiles y los datos institucionales, lo que mejoró la prestación de servicios y redujo la complejidad administrativa.
- Laredo College aumentó la matrícula de tiempo completo, aceleró procesos académicos clave y liberó al personal para dedicar más tiempo al apoyo estudiantil y la participación comunitaria.
estudiantes de tiempo completo matriculados en el primer semestre tras la puesta en vivo
de participación semanal de estudiantes con central workspace optimizado para dispositivos móviles
días reducidos en los tiempos de procesamiento de auditorías de grado
Los empleados lo aprecian, los estudiantes lo aprecian. La comunidad lo aprecia, porque ahora podemos dedicar tiempo a desarrollar programas más eficientes y que apoyen mejor tanto a los estudiantes como a las necesidades de la comunidad."
Como institución al servicio de la comunidad hispana ubicada en el sur de Texas, Laredo College atiende a más de 11,500 estudiantes, predominantemente de primera generación, en una ciudad marcada por el rápido comercio transfronterizo y las cambiantes demandas de la fuerza laboral. Muchos estudiantes de los dos campus del colegio equilibran empleo de tiempo completo, responsabilidades familiares y acceso limitado a la tecnología, y dependen principalmente de dispositivos móviles para gestionar su educación.
"Nos esforzamos por brindar a los estudiantes los recursos que necesitan para que no solo permanezcan matriculados y continúen sus estudios, sino también para que alcancen sus metas mucho más rápido", dijo la Dra. Minita Ramirez, presidenta de Laredo College. "Queremos ofrecer un apoyo fundamental de una manera que nos permita hacer seguimiento a nuestros estudiantes y a los servicios que utilizan."
Cuando la Dra. Ramirez llegó por primera vez a Laredo, su sistema Banner local (on-premises) estaba estaba infrautilizado y presentaba ineficiencias operativas. Mientras tanto, los objetivos de la institución de fortalecer el acceso comunitario y la alineación con la fuerza laboral requerían una plataforma tecnológica moderna capaz de ofrecer capacidad de respuesta móvil, informes precisos y visibilidad en todo el ciclo de vida del estudiante.
"Utilizaban Banner para todo: recursos humanos, finanzas y gestión estudiantil, pero aprovechaban apenas entre el 30% y el 40% de su capacidad", afirmó la Dra. Ramirez. "Todavía utilizábamos Banner 8 y pasábamos gran parte del tiempo resolviendo problemas urgentes y buscando documentos que seguían estando en papel".
Al evaluar las oportunidades de modernización, Laredo determinó que otras plataformas no podían respaldar la estructura académica ni la complejidad operativa de la institución. La institución decidió migrar a Ellucian Student powered by Banner y Ellucian HCM & Finance, soluciones diseñadas específicamente para la educación superior sobre la plataforma SaaS líder del sector de Ellucian, como la base de su ERP/SIS de próxima generación.
"Cuando comenzamos a evaluar las opciones, había otras alternativas, pero no estaban diseñadas para la educación superior", afirmó la Dra. Ramirez. "Estaban diseñadas para empresas, el sector de la salud, supermercados y la educación primaria y secundaria. Los sistemas SIS que evaluamos no estaban diseñados teniendo en cuenta las estructuras de los colleges y las universidades".
"Ellucian sí lo estaba. Para el comité, esta solución hizo que la decisión fuera evidente".
Forjar caminos para los estudiantes
Hoy, el personal docente y administrativo de Laredo College cuenta con una visión más precisa y en tiempo real de la información de los estudiantes, lo que les permite responder con mayor rapidez y brindar un apoyo más eficaz.
Los estudiantes también se benefician de un acceso con prioridad para dispositivos móviles a su información académica, las herramientas de matrícula y la información sobre ayuda financiera, mejoras fundamentales para quienes dependen en gran medida de sus teléfonos para gestionar sus estudios, el trabajo y las responsabilidades familiares. El 95% de los estudiantes de Laredo College afirma utilizar PASPort, la aplicación de Central Workspace compatible con dispositivos móviles de la institución, al menos una vez por semana.
"Nuestros estudiantes lo valoran porque pueden acceder a su información de forma mucho más fácil y rápida", afirmó la Dra. Ramirez. "Todo ocurre en tiempo real, y eso marca una enorme diferencia en comparación con antes".
Las nuevas capacidades de Ellucian Student también están contribuyendo a optimizar los procesos de matrícula y las trayectorias hacia la obtención del título. Los tiempos de procesamiento de las auditorías de grado se redujeron de hasta ocho días a aproximadamente dos. La consolidación de calificaciones, que antes dependía de procesos por lotes ejecutados durante la noche, ahora se completa en cuestión de minutos. Los estudiantes también reciben información más clara sobre la ayuda financiera, lo que ha influido en los patrones de matrícula y ha permitido que la institución llegue a un mayor número de estudiantes.
"Durante el primer semestre después de nuestro go-live, aumentamos nuestra matrícula de tiempo completo en 1,588 estudiantes porque los estudiantes pudieron ver de inmediato la información sobre su ayuda financiera", afirmó la Dra. Ramirez. "Si un estudiante entra a su portal y ve: 'Si me matriculo, mis clases estarán cubiertas por la ayuda financiera', eso tiene un impacto enorme. Influye en su decisión de inscribirse en clases el semestre siguiente. Y eso repercute en la permanencia estudiantil y en las tasas de graduación".
Liberar tiempo para el personal
Los flujos de trabajo más inteligentes impulsados por Ellucian Student han permitido que el personal de Laredo College dedique más tiempo a los estudiantes, en lugar de invertirlo en la captura manual de datos y la complejidad administrativa.
"Hemos aliviado esa carga para que las conversaciones con los estudiantes actuales y potenciales ocupen un lugar central", afirmó la Dra. Ramirez. "Los empleados lo valoran, los estudiantes lo valoran. Y la comunidad también lo valora, porque ahora podemos dedicar tiempo a desarrollar programas más eficientes y que respondan mejor a las necesidades tanto de los estudiantes como de la comunidad".
Ellucian HCM & Finance reforzó aún más las bases operativas de Laredo College al automatizar procesos, mejorar los controles de cumplimiento y proporcionar análisis en tiempo real. Según la Dra. Ramirez, la integración nativa con Ellucian Student permite que su equipo ahorre un tiempo valioso.
"Vengo de una institución que utilizaba Banner para Student y un sistema diferente para Finance y HR", señaló la Dra. Ramirez. "Se volvió extremadamente complicado porque teníamos que ingresar la misma información dos veces".
En Laredo College, Banner local (on-premises) se utilizaba para todo: HR, Finance y Student. Sin embargo, al pasar de una infraestructura local (on-premises) a un entorno SaaS nativo, la institución también redujo las necesidades de mantenimiento y mejoró su resiliencia operativa. El equipo de TI ahora dedica menos tiempo a administrar servidores y resolver interrupciones del sistema, lo que le permite concentrarse en iniciativas estratégicas, capacitación y optimización de los sistemas.
"Ahora, el equipo de TI dedica más tiempo a lo que considero un trabajo de acompañamiento mucho más eficaz", afirmó la Dra. Ramirez. "Participan más en ayudar a aprovechar las capacidades de las distintas aplicaciones, en lugar de dedicar su tiempo a asegurarse de que las computadoras funcionen o de que alguien simplemente pueda acceder al sistema".
Mirando hacia el futuro con la IA de Ellucian
Mientras Laredo College mira hacia el futuro, la Dra. Ramirez afirma que la institución continuará explorando capacidades habilitadas por IA para respaldar cada etapa de la experiencia estudiantil.
"Ya no se trata solo del acceso, sino del acceso a oportunidades sostenibles que culminen con la graduación", afirmó la Dra. Ramirez. "¿Qué camino siguen los estudiantes? ¿Cómo les damos seguimiento para apoyar su incorporación a la fuerza laboral o su transferencia a otra institución? Poder obtener toda esa información con rapidez es fundamental. Las soluciones de IA dentro de SaaS han sido de gran ayuda".
Laredo College también está implementando las capacidades de aprendizaje permanente impulsadas por IA de Ellucian para ayudar a los estudiantes a comprender mejor la relación entre las credenciales, las oportunidades en la fuerza laboral y su potencial de ingresos a largo plazo.
"Esta implementación beneficiará a los programas de educación continua, a los programas de desarrollo de la fuerza laboral y a todos los estudiantes del campus", afirmó la Dra. Ramirez.
Para Laredo College, la modernización con Ellucian es un esfuerzo colaborativo, guiado por su misión de ampliar las oportunidades, eliminar barreras y promover el éxito estudiantil en cada etapa de la trayectoria del estudiante.
"Nuestra relación con el equipo de Ellucian ha sido extraordinaria", afirmó la Dra. Ramirez. "Levanto el teléfono, llamo y siempre están ahí. Nos han brindado un apoyo excepcional; no habríamos podido lograrlo sin la ayuda de todos. Somos un equipo y somos una familia: la familia Palomino".
