Universidad de los Andes necesitaba modernizar un ecosistema tecnológico basado en múltiples sistemas y desarrollos propios para ofrecer una experiencia digital unificada, reducir la complejidad operativa y avanzar hacia una estrategia institucional Cloud First y SaaS First.
Ellucian Central Workspace centralizó los servicios académicos, administrativos y financieros en una experiencia personalizada, conectando los principales sistemas institucionales mediante una arquitectura moderna e interoperable.
- Se unificó la experiencia digital para estudiantes, docentes y colaboradores en una sola plataforma.
- Se simplificaron los procesos institucionales y mejoraron el acceso a servicios mediante una experiencia moderna y personalizada.
- Se fortaleció la estrategia tecnológica de la universidad al crear una base preparada para la interoperabilidad, la analítica y la inteligencia artificial.
para desarrollar nuevas funcionalidades que antes requerían aproximadamente tres Semanas
estudiantes conectados mediante un espacio digital unificado
Con la implementación de Ellucian Central Workspace, dejamos atrás la era de los sistemas aislados. Hoy estamos en una posición mucho mejor para construir un sistema verdaderamente simplificado y coherente que sirva mejor a nuestros estudiantes y potencie el crecimiento de nuestra institución".
Con más de 11,000 estudiantes, 1,300 docentes y nueve facultades, Universidad de los Andes, en Santiago de Chile, se ha consolidado como una institución reconocida por su excelencia académica y por una formación centrada en las personas.
Durante los últimos años, la institución emprendió una estrategia de transformación digital orientada a construir un modelo tecnológico más moderno, sostenible y preparado para el crecimiento futuro. Sin embargo, esa visión enfrentaba un desafío importante: la información académica, financiera y administrativa estaba distribuida en múltiples sistemas y desarrollos propios que habían evolucionado durante casi dos décadas.
La coexistencia de distintas plataformas dificultaba ofrecer una experiencia consistente para estudiantes, docentes y colaboradores, además de incrementar la complejidad para el equipo de tecnología.
Como explica Maricarmen Clemente, Directora de Tecnologías y Sistemas de la Información, el objetivo iba mucho más allá de actualizar la tecnología. "Queremos tener un impacto en nuestra planificación estratégica institucional, que tenga una mejora sustantiva en la experiencia usuaria, una gobernanza tecnológica más sostenible, que sea habilitante para una inteligencia artificial institucional y que sea una escalabilidad para ir teniendo un crecimiento futuro."
Esa visión llevó a la universidad a definir una estrategia Cloud First y SaaS First, con el propósito de reducir la complejidad tecnológica, facilitar la interoperabilidad y preparar la institución para futuras capacidades de analítica e inteligencia artificial.
Unificando la experiencia digital
Como parte de esa estrategia, la universidad implementó Central Workspace, creando un punto de acceso único donde estudiantes, docentes y colaboradores pueden consultar información, acceder a servicios y realizar trámites desde una experiencia digital unificada.
La plataforma integró los principales sistemas institucionales, permitiendo que la comunidad universitaria dejara atrás la necesidad de navegar entre múltiples aplicaciones y portales para realizar tareas cotidianas.
Más allá de simplificar el acceso a la información, Central Workspace se convirtió en una pieza clave para conectar procesos académicos y administrativos dentro de un mismo entorno digital. "Es nuestra plataforma única de acceso a la información y nos permite tener una mejor operación en el día a día", dijo Maricarmen.
Impulsando la adopción y la eficiencia institucional
La Universidad implementó Central Workspace mediante un despliegue por fases, comenzando con las funcionalidades de mayor impacto para estudiantes y ampliando progresivamente la plataforma para atender las necesidades de docentes, colaboradores y alumni. Este enfoque permitió acelerar la adopción, incorporar mejoras de manera continua y generar valor desde las primeras etapas del proyecto.
La implementación permitió ofrecer una experiencia mucho más intuitiva para los usuarios, independientemente del dispositivo desde el que accedieran. "Central Workspace es una plataforma intuitiva, fácil de usar, está muy pensada en el usuario final. Horarios, asignaturas, notas, se ha visto que la han usado bastante y agiliza mucho el quehacer de los alumnos", dijo Francisco Figueroa, Jefe de Desarrollo de Pregrado y Posgrado
Desde un único espacio, los estudiantes pueden consultar horarios, calificaciones, estados de cuenta, certificados y avance curricular, mientras que docentes y colaboradores acceden a las herramientas que utilizan diariamente sin tener que cambiar entre diferentes aplicaciones.
Al reunir en un mismo entorno herramientas como horarios, asignaturas, listas de clase y otros servicios académicos, Central Workspace redujo la carga administrativa y permitió que los profesores dedicaran más tiempo a las actividades que generan mayor valor para los estudiantes.
Para los colaboradores, la plataforma significó simplificar procesos que anteriormente requerían consultar distintos sistemas o realizar tareas manuales. La información ahora está disponible desde un único punto de acceso, mejorando la eficiencia operativa y facilitando la atención a toda la comunidad universitaria.
Este cambio responde directamente a uno de los objetivos estratégicos definidos por la universidad desde el inicio del proyecto: "ofrecer una experiencia moderna, simple y coherente para todos sus usuarios".
Acelerando la innovación institucional
Durante años, muchos de los sistemas institucionales dependieron de desarrollos propios construidos sobre tecnologías heredadas. Mantener esa infraestructura implicaba un esfuerzo considerable para el equipo técnico y limitaba la velocidad con la que podían responder a nuevas necesidades institucionales.
Con Central Workspace, el enfoque cambió.
La adopción de herramientas modernas y componentes reutilizables permitió acelerar significativamente el desarrollo de nuevas funcionalidades y reducir la complejidad técnica de la operación.
Como recuerda Maricarmen, "Antes un desarrollo nos demoraba tres semanas; ahora son tres días. Mejoramos bastante". Esta capacidad de responder con mayor rapidez permite que la universidad implemente mejoras continuas sin depender de grandes proyectos de desarrollo, incorporando nuevas funcionalidades conforme evolucionan las necesidades de estudiantes, docentes y colaboradores.
Construyendo una plataforma para el futuro
Para Universidad de los Andes, la implementación de Central Workspace representa mucho más que una nueva plataforma digital.
Forma parte de una estrategia institucional más amplia para construir un ecosistema tecnológico capaz de evolucionar junto con las necesidades de la universidad y de su comunidad.
Como explica Maricarmen Clemente: "Queremos ir acelerando nuestra transición hacia el modelo SaaS institucional". La universidad planea ampliar gradualmente las funcionalidades disponibles para estudiantes, docentes, colaboradores y alumni, incorporando nuevos servicios digitales y fortaleciendo la integración con el resto de su ecosistema tecnológico.
Al mismo tiempo, la institución busca consolidar una plataforma que facilite la analítica institucional y siente las bases para incorporar capacidades de inteligencia artificial de forma escalable y sostenible.
Maricarmen resume esa visión de largo plazo de manera muy clara: "Queremos una plataforma tecnológica que sea habilitante para una inteligencia artificial institucional y que tenga la escalabilidad necesaria para seguir creciendo".
Más allá de la tecnología, Universidad de los Andes considera que la transformación digital es una oportunidad para ofrecer una mejor experiencia a toda su comunidad.
Al eliminar la fragmentación entre sistemas y crear un único espacio de trabajo, la institución no solo simplificó procesos, también construyó una plataforma preparada para responder con mayor rapidez a los cambios que enfrenta la educación superior y continuar impulsando la innovación durante los próximos años.