¿Qué es la gestión del cambio y por qué es importante?
Las transiciones al Sistema de Gestión del Aprendizaje (LMS) se encuentran entre los cambios más visibles y disruptivos que puede emprender un campus; sin embargo, con demasiada frecuencia se tratan como proyectos de TI en lugar de transformaciones que afectan a toda la institución. La clave para una transición exitosa no es solo una buena tecnología, sino una excelente gestión del cambio.
Ya sea que esté implementando una nueva herramienta o replanteándose el funcionamiento de su institución, una buena gestión del cambio implica liderar con intención, coordinación y confianza.
En la educación superior, donde la gobernanza compartida y la confianza de las partes interesadas son fundamentales, este proceso debe ser intencional, inclusivo y estratégico. En esta publicación se analiza por qué las transiciones de LMS son momentos decisivos para las instituciones y cómo la gestión del cambio centrada en las personas puede convertir el riesgo en una oportunidad.
Estas transiciones no ocurren en el vacío, sino que se extienden por todos los rincones del campus. Para comprender qué hace que estos cambios sean tan complejos (y por qué la gestión del cambio es innegociable), debemos mirar más allá de la plataforma y fijarnos en las personas y los procesos a los que afecta.
¿Por qué las transiciones de LMS son un momento decisivo para las instituciones?
Aunque los proyectos de transición a un LMS pueden enmarcarse como actualizaciones del sistema, se trata de proyectos que cambian de forma significativa la forma en que una institución enseña, aprende y apoya a los estudiantes. Estas transiciones se encuentran entre los cambios más angustiosos y de mayor riesgo que puede emprender una institución. Tanto si se cambia completamente de proveedor como si se rediseña el sistema, ambos escenarios exigen una planificación y ejecución cuidadosas. Los dos tipos de transición más comunes requieren una gestión del cambio estratégica y personalizada:
- Migración de plataformas: cambio de un LMS a otro. A menudo, esto implica la selección de proveedores, la integración de sistemas, la capacitación y el rediseño de políticas.
- Transformación de la plataforma: seguir con un proveedor, pero cambiar a un nuevo entorno (por ejemplo, de Blackboard Learn a Ultra). Aunque los datos y las relaciones pueden permanecer, el cambio a menudo requiere una reorientación completa hacia nuevas funciones y flujos de trabajo.
"El cambio no se limita al software, sino que implica un cambio de cultura, expectativas y comportamientos." – Grupo de trabajo de EDUCAUSE sobre gestión del cambio tecnológico.
¿Por qué es tan complejo el cambio en la educación superior?
El cambio en la educación superior es complejo porque las personas también lo son. La educación superior funciona de manera diferente a los entornos corporativos. La gobernanza compartida, la libertad académica, los sistemas heredados y la descentralización hacen que el cambio avance al ritmo de los comités. Cada cambio, especialmente los relacionados con los sistemas de enseñanza y aprendizaje, afecta a una amplia gama de personas, toda una constelación de voces, necesidades y flujos de trabajo. Y pocos sistemas conectan más esas voces que el LMS.
El LMS es más que un simple centro de pruebas y libros de texto. Es el aula en línea, pero también es el libro de calificaciones, el archivador, la bandeja de entrada, el tablón de anuncios de la comunidad y una vía de acceso al éxito de los estudiantes.
Esto significa que el cambio de LMS afecta a todos:
- El profesorado debe aprender nuevas herramientas, rediseñar los cursos y mantener la calidad de la enseñanza.
- Los estudiantes deben adaptarse a nuevos flujos de trabajo que afectan su experiencia de aprendizaje.
- Los equipos de TI deben gestionar los nuevos sistemas, la integración y el soporte técnico.
- Los proveedores y socios deben reajustar sus herramientas y servicios.
- El equipo directivo y administrativo debe comunicar el “porqué”, gestionar los riesgos, supervisar los resultados y cumplir los objetivos.
- El personal y los asesores deben adaptar los procesos relacionados con la inscripción, el asesoramiento y el cumplimiento normativo.
Cuando todos estos grupos reciben apoyo a través de la gestión del cambio, las transiciones se desarrollan con mayor fluidez, la adopción gana terreno y el éxito a largo plazo se vuelve más probable. En Ellucian, hemos ayudado a las instituciones a atravesar transiciones que se perciben menos como interrupciones y más como transformaciones construidas en torno a las personas que más importan.
"A menos que las personas más afectadas por un cambio formen parte del proceso, es mucho menos probable que se tenga éxito." – Huron Consulting Group
¿Cómo podemos empoderar al profesorado y al alumnado en las transiciones de LMS?
El profesorado y los estudiantes están inmersos en el LMS. Por lo tanto, cuando este cambia, también lo hace su experiencia diaria. Por eso deben considerarse usuarios finales y socios clave en el proceso de cambio.
Para generar aceptación y facilitar la transición, haga hincapié en la confianza, el apoyo y la empatía por encima del cumplimiento. Esto es lo que debe incluir una gestión eficaz del cambio para las transiciones de LMS:
- Involucrar desde el principio a los profesores más destacados para que sirvan de modelo y orienten el cambio.
- Ofrecer capacitación práctica y recursos oportunos.
- Proporcionar una comunicación clara y fácil de entender para los estudiantes, con el fin de reducir la confusión y la ansiedad.
- Crear oportunidades para recibir comentarios y realizar iteraciones durante la implementación.
El cambio no debe sucederles a las personas, sino suceder con ellas.
¡Hagámoslo juntos!
Las transiciones de LMS no son solo actualizaciones tecnológicas. Son momentos decisivos para las instituciones que reflejan cómo los campus se adaptan, evolucionan y se preocupan por sus comunidades. Con la estrategia de gestión del cambio adecuada —intencionada, inclusiva y bien comunicada—, estos cambios pueden impulsar el crecimiento en lugar de generar quejas.
En Ellucian, aportamos una amplia experiencia en educación superior a cada paso del camino: planificación, comunicación, participación de las partes interesadas, capacitación y mucho más. Hemos ayudado a las instituciones a afrontar el cambio sin perder impulso (ni la buena voluntad de su profesorado).
Hagamos que la transición a su LMS sea más que una simple actualización tecnológica. Hagamos que sea una historia que valga la pena compartir. Para obtener más información sobre nuestro soporte para la transición a LMS, visítenos en Ellucian Servicios de Enseñanza y Aprendizaje o contáctenos en [email protected].
