Una guía para educación superior
El sistema central que respalda la experiencia de los estudiantes en la educación superior recibe muchos nombres: sistema de información estudiantil (SIS), sistema estudiantil y, más recientemente, sistema de gestión de estudiantes (SMS). Aunque estos términos suelen utilizarse indistintamente, cada uno refleja una visión ligeramente diferente de cómo la tecnología puede ayudar a los estudiantes a lo largo de su trayectoria.
Hoy en día, a medida que las instituciones se enfrentan a unas expectativas cada vez mayores en cuanto a compromiso, personalización y resultados, el término "sistema de gestión de estudiantes" está cobrando importancia. Este término hace referencia a un enfoque más amplio y proactivo, que se basa en los fundamentos del SIS para conectar mejor los sistemas, obtener información y ofrecer el tipo de experiencia que esperan los estudiantes de hoy en día. Pero, ¿qué entendemos exactamente por sistema de gestión de estudiantes y en qué se diferencia del SIS tradicional?
Un SMS es una plataforma diseñada específicamente para dar soporte a todo el ciclo de vida del estudiante. El término se utiliza a menudo de forma intercambiable con el de sistema de información estudiantil (SIS), pero implica un enfoque más activo y administrativo para apoyar el éxito de los estudiantes a través de la tecnología. Un sistema de gestión estudiantil amplía las funciones tradicionales de un sistema de información estudiantil con herramientas que mejoran la participación, agilizan los procesos e impulsan los resultados de éxito de los estudiantes.
¿Qué entendemos por sistema de gestión de estudiantes?
Un sistema de gestión de estudiantes está diseñado para mejorar la forma en que las instituciones apoyan a los estudiantes a lo largo de su trayectoria académica, desde la admisión hasta la graduación, el reaprendizaje y más allá. Basándose en las expectativas institucionales de un SIS tradicional, que se encarga de los registros administrativos y el cumplimiento normativo, un SMS ofrece herramientas para la participación, el monitoreo en tiempo real y el apoyo proactivo a los estudiantes.
Las funciones de un sistema de gestión de estudiantes va más allá de las de un SIS tradicional, con capacidades como:
- Inscripción y matriculación de estudiantes
- Perfiles centralizados de los estudiantes
- Programación de cursos y expedientes académicos.
- Seguimiento de calificaciones y progreso, y expedientes académicos.
- Ayuda financiera y gestión de matrículas
- Informes de cumplimiento y acreditación.
- Herramientas de comunicación y participación
Estas capacidades ayudan a las instituciones a reducir las fricciones, conectar datos y ofrecer el apoyo adecuado al estudiante adecuado, en el momento adecuado. Según un informe de 2023 publicado por el Centro Nacional de Investigación del Clearinghouse Estudiantil, el 62 % de los estudiantes se gradúan en instituciones de cuatro años en un plazo de seis años, lo que pone de relieve la necesidad crítica de contar con sistemas integrados que faciliten un apoyo proactivo.
¿Qué distingue a los sistemas de gestión de estudiantes?
Comparemos las expectativas tradicionales de un sistema de información estudiantil con las capacidades mejoradas de un sistema de gestión de estudiantes.
Característica | Sistema de Información Estudiantil (SIS) tradicional | Sistema de gestión de estudiantes preparado para el futuro (SMS) |
Objetivo principal | Mantenimiento de registros administrativos | Participación de los estudiantes y apoyo académico |
Funciones principales | Inscripción, expedientes académicos, ayuda financiera | Asistencia, seguimiento del comportamiento, comunicación |
Tipo de datos | Registros institucionales estáticos | Rendimiento y participación de los estudiantes en tiempo real |
Usuarios principales | Registradores, equipos de cumplimiento normativo | Profesorado, asesores, servicios para estudiantes |
Integraciones clave | ERP, LMS | SIS, LMS, asesoramiento y plataformas de éxito |
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de estudiantes para la educación superior?
Las instituciones de educación superior de todo el mundo se enfrentan a una disminución de las matriculaciones, al aumento de las expectativas de los estudiantes y a una mayor demanda de resultados medibles. Un sistema de gestión de estudiantes proporciona la agilidad, la visibilidad y las capacidades necesarias para hacer frente a estas presiones, lo que en última instancia permite accionar varias palancas que mantienen a los estudiantes en el camino hacia resultados positivos.
Mejorar la eficiencia administrative
Al automatizar los flujos de trabajo rutinarios y unificar los datos de los estudiantes, las instituciones pueden reducir los procesos manuales y ofrecer un apoyo más rápido y preciso.
Aumentar la participación de los estudiantes
Las plataformas SMS ofrecen la oportunidad de aprovechar las herramientas de comunicación integradas, los portales de autoservicio y las notificaciones personalizadas, lo que permite mantener a los estudiantes informados, comprometidos y al día.
Permitir la toma de decisiones basadas en datos
El acceso a datos en tiempo real ayuda a los asesores, profesores y administradores a detectar los retos de forma temprana y ofrecer un apoyo específico que fomente la retención y la graduación.
¿Cómo elige una institución de educación superior el sistema de gestión de estudiantes adecuado?
Al evaluar un sistema de gestión de estudiantes, las instituciones deben buscar soluciones que sean:
- Flexible y configurable para adaptarse a las políticas y programas institucionales.
- SaaS para respaldar el mantenimiento y la innovación.
- Seguro y conforme a las regulaciones estatales y federales.
- Integrado con las herramientas ERP, LMS y de análisis existentes.
Las soluciones que unifican y simplifican la experiencia de los estudiantes son esenciales para satisfacer las necesidades de los alumnos de hoy y de mañana.
Cómo Ellucian impulsa una experiencia estudiantil conectada
Ellucian Student es un moderno sistema de gestión de estudiantes, diseñado específicamente para la educación superior. Conecta la planificación académica, la inscripción, el asesoramiento y la participación en una plataforma flexible.
Las principales capacidades de Ellucian Student incluyen:
- Cuadros de mando basados en funciones para profesores, asesores y estudiantes.
- Alertas automáticas para estudiantes en riesgo
- Planificación académica guiada y selección de cursos.
- Integración perfecta en toda la suite de soluciones de Ellucian.
Al combinar la solidez de los sistemas integrados de información escolar (SIS) con la flexibilidad de los sistemas de mensajería de texto (SMS), Ellucian Student ayuda a las instituciones a ofrecer una experiencia conectada a los estudiantes, basada en datos y orientada a los resultados.
Las instituciones que adoptan sistemas modernos de gestión de estudiantes centrados en la educación superior se posicionan para involucrar mejor a los estudiantes, mejorar los resultados y operar de manera más eficiente. El futuro de la educación superior está conectado, habilitado por SaaS y centrado en el estudiante, y los sistemas de gestión de estudiantes adecuados son una parte clave de esa transformación esencial.
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