Casos de Exito - Colegio libre de estudios universitarios automatización y centralización de servicios administrativos
Cleu Universidad

Colegio Libre de Estudios Universitarios (CLEU) cuenta con un ERP de Clase Mundial

Reto

Automatizar y centralizar los servicios administrativos bajo un mismo sistema de gestión que pudiera ser compartido por todas las áreas y planteles académicos, con el fin de evitar inconsistencias y hacer frente a una universidad con deseos de expansión.

Resultados

Mejores servicios en todo el ciclo de vida de los estudiantes, desde la admisión hasta la graduación. Desde 2012 las inscripciones de los estudiantes de los ocho planteles se realizan de manera automatizada en un solo día.

PowerCampus by Ellucian permite agilizar trámites y procesos, dando un mejor servicio a los alumnos

Crecimiento con calidad

CLEU nació en la ciudad de Puebla, México, hace 17 años, para posteriormente expandirse hacia la ciudad de Oaxaca y el Distrito Federal. Aunque su sistema de gestión original contaba con certificaciones de calidad, toda su operación era manual, basada en herramientas tecnológicas elementales como Office, Excel y Messenger.

Si bien la calidad que manejábamos ya era constante, PowerCampus permitió imprimir rapidez y certeza de que todo lo realizado estaba correcto. Antes, por ejemplo, tomaba cinco días emitir una constancia de estudios. Actualmente sólo toma uno.

Lic. Marisela Morales, Líder del proyecto en CLEU

Con la expansión a los planteles en Veracruz, Mérida, Guadalajara, León y Hermosillo, contar con un ERP de clase mundial se tornó fundamental para la institución. Se necesitaba un sistema con el que todos los planteles pudieran enlazarse, y por el cual transitara la información rápidamente sin cuellos de botella. De hecho, en algunos planteles, como en el Distrito Federal y Puebla, incorporaron un software de control escolar. Sin embargo, dadas las crecientes necesidades institucionales, se presentaban muchas inconsistencias en la información. “Se requería que el corporativo administrara y controlara las actividades de los diferentes planteles. La idea no era operar directamente, porque en los planteles tienen su propio personal, pero sí poder visualizar desde una pantalla de manera centralizada lo que se estaba haciendo en cada uno de los campus”, menciona la líder del proyecto en CLEU, licenciada Marisela Morales.

Por otro lado, más allá de las necesidades de concentración y control de la información del corporativo, con el crecimiento de los diferentes planteles y de la matrícula, la carga de trabajo para el personal se tornó imposible. No sólo tenían que cumplir con los estándares de calidad en el registro de estudiantes, sino también generar estadísticas, tomar acciones correctivas y analizar mediciones.

El cambio al ERP permitió agilizar trámites y procesos, dando un mejor servicio a los alumnos. “Si bien la calidad que manejábamos ya era constante, PowerCampus permitió imprimir rapidez y certeza de que todo lo realizado estaba correcto. Antes, por ejemplo, tomaba cinco días emitir una constancia de estudios. Hoy en día sólo toma uno” –describe la licenciada Morales.

El futuro próximo

Se llevarán a cabo algunas integraciones adicionales que complementarán las necesidades de la institución. En palabras de la Directora General del Corporativo, la licenciada Elia Moreno, “CLEU está comprometido con ser el líder a nivel nacional en la enseñanza de la criminología, y estamos teniendo este liderazgo a partir de la tecnología que nos provee Ellucian. Si CLEU quiere seguir creciendo, la tecnología jugará un papel fundamental”.