Adoptar y adaptar una gestión del cambio efectiva

Adoptar y adaptar, una gestión del cambio efectiva

Puntos Clave

  • Diseñe una institución de educación superior como un sistema integrado
  • Adoptar y adaptar las principales guías de la universidad
  • ¿Qué tan lista está la empresa para realizar el cambio?

Muchas universidades ostentan una importante historia labrada a través de generaciones, la Universidad de los Andes cumple 71 años, la Universidad Interamericana de Puerto Rico cumplió más de 100 años de existencia y CERTUS en Perú con 25 años de existencia.

No debería ser difícil diseñar instituciones de educación superior que actúen como un solo sistema integrado, de hecho, podemos mencionar una gran lista de nuevas empresas que ya lo hacen, pero hay un factor importante que marca toda la diferencia: el tiempo.

Desde su fundación y hasta la actualidad han pasado muchos años; mismos que les ha permitido alcanzar niveles de prestigio importantes, logrando adaptarse a la tecnología nueva.

Ninguna institución alcanza tal longevidad sin un proyecto institucional con metas claras y alcanzables, cada proyecto responde a las necesidades del país donde se encuentre y evoluciona con la realidad de los tiempos.

Ni las necesidades de los estudiantes, ni las proyecciones de la universidad son las mismas que hace 25 años, tampoco lo es la tecnología con la que se cuenta, pero llevar a un nivel digital a una organización que lleva años funcionando con los mismos procesos durante tanto tiempo es definitivamente un reto.

Teniendo en cuenta que no porque algo haya funcionado durante tanto tiempo significa que no puede ser mejorado, las instituciones toman la decisión de implementar soluciones tecnológicas que las impulse a lograr sus objetivos.

Un factor que fácilmente se ignora o se subestima es la gestión del cambio, el paso que puede marcar la diferencia durante la implementación y aceptación de nuevos productos y procesos, que impactarán de manera global a la organización.

Por eso debemos tener 4 frentes claros para la gestión del cambio:

  1. Diagnostico: Qué tan lista está la empresa para realizar el cambio, tomar en cuenta los procesos diarios y las iniciativas que se necesitan para no agregar estrés a estas actividades. Comunicar a la institución y escuchar la retroalimentación, esto ayudará a considerar la velocidad con la que se implemente el cambio y para ubicar empleados clave que serán el apoyo para guiar a otros durante el cambio.
  2. Preparación: Diseñar un plan para concientizar e involucrar al personal, además de considerar un plan presupuestal que se ajuste a la situación financiera de la institución, definir un plan basado en números reales y acciones concretas. Tomar en cuenta la curva de aprendizaje y la motivación de su institución. Con ayuda del diagnóstico generar un plan de comunicación que abra líneas de contacto con los empleados clave para resolver dudas y confusiones.
  3. Ejecución: Implementar y seguir el plan de acción, la principal herramienta para hacerlo ordenado es con un cronograma, en segunda instancia está el de mantener la motivación durante el proceso, establecer el mensaje de la igualdad que hay entre el esfuerzo invertido y los resultados a lograr. Realizar un seguimiento de los avances para asegurarse que todo va en la dirección planeada o si es necesario corregir el rumbo.
  4. Mantenimiento: Mantener y nutrir el cambio como respuesta acertada. Resaltar los logros del proceso y realizar acciones preventivas, con esto se logra mantener la motivación y estandarizar el cambio. Es normal que los resultados esperados no cubran lo planeado, no tema retroceder para mejorar los errores.

Adoptar y adaptar deben ser las principales guías de la universidad. Para este tipo de racionalización se requiere de un gran compromiso en la gestión del cambio, porque en una última instancia, estamos afectando la forma en que las personas y los estudiantes de la universidad trabajan todos los días.

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