COVID-19: ¿El momento Apolo 13 de la educación superior?

Puntos clave

• Nunca ha sido más importante identificar y brindar capacidades institucionales que respalden su misión de manera más ágil
• El sector de la educación superior seguramente se volverá aún más competitivo y habrá un mayor impulso para que las instituciones con recursos reducidos ofrezcan una propuesta de valor atractiva y una mejor experiencia para los estudiantes
• Para ofrecer un entorno de usuario moderno, las universidades primero deberán invertir en una infraestructura de TI efectiva

En abril de 1970, un tanque de oxígeno explotó en la nave espacial Apolo 13 y la NASA se enfrentó a una situación para la que no se había preparado. Trabajando a un ritmo hiperrevolucionado, tuvieron que resolver 1.001 problemas para devolver a tres astronautas a la tierra de manera segura.

En la posterior narración de eventos, en la película de 1995 protagonizada por Tom Hanks, hay una escena famosa en la que los niveles de CO2 en el módulo son críticamente altos, y se da cuenta de que los filtros de aire de repuesto de la nave espacial tienen la forma incorrecta: uno es redondo, el otro es cuadrado. Es entonces cuando un grupo de personal es acorralado en una habitación, se les proporciona una caja de objetos a disposición de la tripulación y se les pide comenzar a resolver el problema lo antes posible.

A principios de este año, se estaba desarrollando un escenario similar en todo el sector de educación superior global. Una colección de procesos de negocio, aplicaciones de TI, componentes tecnológicos y demás elementos, fueron arrojados metafóricamente a la mesa con la instrucción: "Hacer virtual la enseñanza y el aprendizaje".

Al igual que los empleados de la NASA en la película Hanks, los profesionales de educación superior de todo el mundo están superando este desafío a través de su compromiso y excelencia. Sin embargo, debe reconocerse que la resolución a corto plazo de "cinta y cadena" (ver la película para mayores referencias), no es la solución a largo plazo. Como señala Educause, esta es la diferencia entre "enseñanza remota de emergencia" y "aprendizaje en línea", pero, por supuesto, esto es solo una parte de la historia.

El regreso a la tierra

La educación superior, como todos los sectores, surgirá de la crisis del coronavirus (covid-19) y los estudiantes y el personal podrán regresar a los campus físicos, pero ¿podemos esperar que todo siga igual que antes? Por lo menos, consideremos el entorno operativo potencial y lo que los posibles escenarios pueden incluir:

• • El Reino Unido estará en un agujero negro financiero y será necesario ahorrar. No habrá apetito para reducir la financiación de los servicios clave que nos ayudaron a superar la crisis, como el Servicio Nacional de Salud, el sector de la atención, etc., por lo que otras áreas tendrán que soportar la peor parte.
• Bloomberg informa que China está utilizando la situación actual para promover sus propias ofertas universitarias a futuros estudiantes. Este es un ejemplo de lo que muchos ven como, al menos, un problema a corto plazo en el reclutamiento general de estudiantes internacionales.
• Los estudiantes pueden darse cuenta de que el aprendizaje a distancia es una opción real: menos gastos, estudiar en un momento conveniente para ellos mientras continúan trabajando, y demás implicaciones, puede parecer más atractivo.
• Vinculado al punto anterior, los antiguos disruptores digitales de la educación superior ahora son parte de la "norma" y se considerarán como un riesgo menor para los futuros estudiantes.
• Los desarrolladores de negocio tendrán menos fondos para gastar en capacitación y desarrollo.

Las instituciones en otras partes del mundo también pueden enfrentar cambios en la financiación, luchas financieras y escenarios similares a los mencionados anteriormente, pero en última instancia, todos estamos en el mismo barco y tendremos que abordar desafíos y preguntas similares a medida que avanzamos.

Además, en este contexto, el sector de la educación superior seguramente se volverá aún más competitivo. En general, habrá un mayor impulso para que las universidades equilibren cómo ofrecer una propuesta de valor atractiva y experiencia a los estudiantes con recursos reducidos. ¿Pero cómo?

Reevaluando el nuevo mundo

Durante el brote de SARS de 2003 en Asia oriental, los hábitos minoristas cambiaron para siempre. Confinados a sus hogares (similar al escenario actual), los consumidores, por primera vez, se conectaron en masa y la plataforma en línea, Alibaba, aprovechó la oportunidad para convertirse en la "Amazon del Este". En 2019, el Boston Consulting Group publicó una investigación que indica que, durante las últimas cuatro recesiones económicas, incluida la causada por el SARS, en promedio el 14 por ciento de las empresas creció, mientras que el 44 por ciento se contrajo.

La clave común para el crecimiento fue comprender las nuevas experiencias que los consumidores habían probado y aceptado y que esperarían como el nuevo estándar en el futuro. Como era de esperar, estos se desarrollaron principalmente en un entorno digital mejorado.

Las universidades necesitan evaluar rápidamente la relevancia de las prioridades actuales frente a la comprensión de las expectativas del cliente después de COVID-19. Las instituciones que satisfacen esta necesidad de la manera más efectiva potencialmente prosperarán o al menos sobrevivirán.

Antes del COVID-19, el proceso para ofrecer una transformación digital real en las universidades a menudo había sido lento y mal enfocado, priorizando el atractivo de los elementos mágicos "brillantes" de la entrega digital, por ejemplo, los llamativos portales de usuario, la integración con Alexa, etc. En mi experiencia, han dirigido mal los recursos y creado un entorno construido sobre bases de infraestructura de TI inestables e insostenibles.

Afortunadamente, los entornos de aprendizaje virtual (VLE) y las herramientas de comunicación, como el correo electrónico y las videoconferencias (ya basadas principalmente en la nube), han permitido a las universidades funcionar, durante un período, en términos de enseñanza y aprendizaje (T&L). Sin embargo, T&L es la cima visible de un enorme ecosistema basado en la burocracia. Los problemas reales a menudo ocurren durante períodos administrativos pesados, como la atracción, las admisiones y el registro, las evaluaciones, la graduación, etc. Muchas universidades pagarán el precio por no resolver problemas clave históricos que pueden incluir:

• Desarrollo del modelo operativo orgánico en lugar de estructurado
• No estandarización de procesos (impulsado por la mentalidad de silos)
• Mala integración de sistemas
• Falta de gobernanza de datos

Estos elementos centrales de la 'columna vertebral' del negocio, a menudo no se mencionan en términos de transformación digital, es más inteligencia artificial e Internet de las cosas lo que suena, pero son críticos para permitir que una organización cambie de una manera más ágil, al tiempo que brindan una experiencia efectiva administrativa y a nivel usuario como:

• Flujo de trabajo estructurado
• Automatización de procesos (impulsada por la estandarización y simplificación)
• Autoservicio
• Análisis en tiempo real

Establecer estos elementos vertebrales de infraestructura o "backbone operacional" está en el corazón de las organizaciones nativas digitales como Amazon, Uber, etc.

Ahora más que nunca existe la necesidad de garantizar la alineación de los negocios y las TI. De hecho, probablemente deberíamos llamarlo "convergencia empresarial y de TI". El modelo de negocio en el corazón de las universidades debe convertirse en el modelo de negocio digital, y para lograrlo, la mayoría de las universidades necesitarán repensar su enfoque de TI y dedicar el nivel adecuado de recursos.

Al comienzo de la pandemia de COVID-19, las instituciones de educación superior fueron arrojadas a aguas inciertas. Han tenido que reaccionar muy rápidamente, reunir recursos y hacer todo lo posible para migrarse a la enseñanza en línea… en cuestión de semanas. Ya sea en el área de solicitudes y admisiones, matrícula o enseñanza, COVID-19 está teniendo un impacto sustancial en la forma en que opera la educación superior. Esto obligará a muchas instituciones a reimaginar cómo se entregan la experiencia y los servicios a los estudiantes.

Ahora es el momento de comprender que, para ofrecer un entorno de usuario moderno, las universidades primero deberán invertir en una 'columna vertebral' de TI efectiva, especialmente en este momento, cuando todo en la educación superior depende de la tecnología y todos esos nuevos estados de vanguardia. Los edificios ultramodernos y de última generación están vacíos.

¿Es hora de reevaluar las prioridades de su institución?

Habrá decisiones difíciles para que las universidades tomen en los próximos meses y voces conflictivas dentro de la organización, pero si a esas voces conflictivas se les permite ganar como en el pasado, terminaremos nuevamente con 'filtros redondos y cuadrados' esperando para hacernos caer antes de la meta. (Después del Apolo 13, la NASA introdujo una estructura para garantizar que todas las áreas de la organización estén alineadas y, cuando sea posible, estandarizadas).

Este enfoque se encuentra en el corazón del marco de transformación digital de Ellucian. Estamos trabajando con las universidades para garantizar que haya una alineación completa entre los objetivos estratégicos y la entrega comercial, identificando dónde existe la duplicación y la redundancia, buscando erradicarlas donde se pueda.

Por lo tanto, dado que el entorno operativo posterior al COVID-19 obliga a muchas instituciones a reevaluar su posición, nunca ha sido más importante identificar y brindar capacidades comerciales que respalden a su institución de manera más ágil. En nuestro último seminario web (en inglés), el equipo de Transformación digital de Ellucian analiza los puntos clave de enfoque comercial para apoyar a su institución y cómo la adopción de un marco de transformación digital ayuda a apuntalar el cambio.