Modernización y transformación de la educación para enfrentar contingencias

Modernización y transformación de la educación para enfrentar contingencias

Puntos clave

  • Disminuir el proceso de registro de 3 meses a solo 5 días
  • La cultura innovadora tiene la característica de no estar diseñada para dar respuesta a un solo problema
  • Las instituciones de educación superior deben marcar el camino, las que no lo hagan estarán irremediablemente destinadas a quedar aisladas

UASD, una inversión para el presente

Fundada en 1538, la Universidad Autónoma de Santo Domingo es la institución de educación superior más antigua de América, incluso más antigua que el país mismo. Además, es de carácter público y cuenta con más de 200,000 estudiantes.

Con una historia tan vasta, hablar de una política de innovación es recordar distintas etapas de la institución y atestiguar que avanzan al mismo ritmo en que lo hace la tecnología. Atrás quedaron las largas filas y los campamentos de estudiantes para alcanzar un lugar de inscripción, hoy el registro se hace de manera virtual y toma tan solo 5 días.

¿Cómo alcanzaron este logro?

José Horacio Cabrera, CIO de la Universidad Autónoma de Santo Domingo, relata “debido al volumen de estudiantes que manejamos en la institución, todo era un dolor de cabeza”, por lo que fue esencial identificar los desafíos que enfrentaban:

  • Crecimiento con calidad
  • Optimización de procesos
  • Mejora de los servicios a estudiantes y profesores
  • Continuidad y Efectividad Operativa
  • Excelencia Operacional de TI

Actualmente esa lista de desafíos se ha convertido en una cadena de éxitos, que dan muestra de un plan estructurado y de cómo el uso extensivo de herramientas digitales ayuda a las universidades a alcanzar su completo potencial.

Al momento de implementar Banner, la matrícula de la Autónoma era de 186,000 estudiantes y hoy cuenta con más de 200,000 estudiantes. Aún con ese crecimiento, han podido contar los siguientes logros:

  • Disminuir el tiempo durante el proceso de registro: solía ser de 2 a 3 meses, lo redujeron a tan solo 5 días
  • Contar con información centralizada y segura
  • Mejora en la calidad de los servicios:
    • Más de 900 mil calificaciones por periodo
    • Más de 30,000 cursos ofrecidos
    • Manejo de más de 50, 000 solicitudes de nuevos estudiantes
  • Automatización de procesos
  • Dar servicio a su gran población de estudiantes y profesores de manera oportuna y estable

Una visión de innovación constante permite a la UASD enfrentar con una mejor posición la pandemia de COVID-19: “Si la Universidad se hubiera enfrentado a esta situación sin la ayuda de Banner, todo sería un dolor de cabeza. Evidentemente con estas herramientas pudimos rápidamente resolver, no me imagino en qué punto estaríamos sin ellas, esa es la realidad.”

Ante las eventualidades de un crecimiento acelerado de su matrícula o la necesidad de realizar toda su administración de manera virtual, la institución cuenta con la flexibilidad necesaria para dar respuesta a estos casos.

La cultura innovadora tiene la característica de no estar diseñada para dar respuesta a un solo problema, es precisamente esa cultura la que permite buscar y diseñar un crisol grande de situaciones donde tecnología y planeación puedan dar soluciones claras: “Gracias al soporte de Cloud y Banner, hemos sobrellevado ese y otros problemas constantes, por ejemplo, cada vez que había un fallo eléctrico de cualquier tipo en nuestro data center, la continuidad de autoservicio para docentes y estudiantes se interrumpía. Ahora, tenemos los servicios las 24 horas, los 7 días de la semana y los 365 días del año. Además, en momentos del aumento de matrícula, como en los periodos en que procesamos la matrícula, es muy sencillo aumentar nuestra capacidad.”

Estrategias

De acuerdo con José Horacio, la UASD ya contaba con un nivel de virtualidad, pero no era usado de manera intensiva. La situación actual no representa un obstáculo grande, pues continuaran su actividad académica con cursos a través de Moodle, se saben preparadas a nivel académico y administrativo. El plan es: continuar como hasta ahora.

“Para la parte de procesos de admisión, matrícula y servicios contamos con las herramientas. Ahora lo usaremos de manera más intensiva. También es el caso de la admisión, donde ya tenemos estructurados todos los procesos que eran todavía presenciales. Lo haremos todo a nivel virtual. Para la entrega de documentos, desarrollamos una herramienta. De forma inmediata, al estudiante que haga su admisión, se le genera su recibo y pueda pagarlo con tarjetas de crédito o débito, también asociado al autoservicio. Todos los servicios que requerían una solicitud física en ventanilla se hacen a través de las herramientas que tiene Banner.”

Respecto a lo académico, la posición de las autoridades es llevar la mayor cantidad de cursos presenciales al mundo virtual, eso quiere decir que, ante cualquier tipo de situaciones, no solo de esta pandemia, poder mantener la actividad académica y de procesos administrativos.

UASD, un ejemplo de adaptación y transformación

Con una historia de casi 500 años de existencia, es lógico que ha sido testigo de todos los cambios políticos, económicos y tecnológicos que ha experimentado el mundo.

En la UASD, la transformación digital implica un compromiso con la tecnología y el impacto que la misma debe tener a lo largo y ancho de toda la institución. Es la única vía de seguir siendo la vanguardia cultural, científica y académica del país y el referente obligado en la educación superior dominicana.

Para José Horacio, las instituciones que aún no inician su camino hacia la transformación digital ya están tarde, “esto que pasa con la pandemia nos enseña que invertir en las tecnologías que posibilitan la transformación digital no es un gasto sino una inversión no en el futuro, sino en el presente.”

La realidad es que las instituciones de educación superior deben marcar el camino, las que no lo hagan estarán irremediablemente destinadas a quedar aisladas. Por eso, a preparación y la innovación son baluartes de la universidad, la pandemia los hizo mostrar una vez más sus fortalezas y recordar la importancia de mantener a la transformación digital no solo a un nivel tecnológico, sino a un nivel estructural y de cultura innovadora.

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José Horacio
José Horacio Cabrera
Director General de Tecnología de la Información