Papeles, post-it y podómetros: por qué la modernización es algo más que tecnología

Cuando era directora de TI en la Universidad de Minnesota, me sentaba una vez al mes con Esther, del equipo de finanzas, para revisar nuestros planes y saldos presupuestarios. Revisábamos nuestras notas en papel de la última reunión, revisábamos los post-its que con el seguimiento de lo que había cambiado en las cuatro semanas previas y ajustábamos el presupuesto en consecuencia. ¿Tengo que enviar a Bill a capacitación el próximo mes? Sí. Ok, entonces gastaremos menos en tóner y grapas. Trabajábamos juntas para llegar a un consenso y luego nos separábamos hasta la próxima revisión.

Luego, inevitablemente, las cosas cambiarían. Tendríamos que gastar un poco más en algún pedido aquí o allá, pero no tendríamos visibilidad del impacto presupuestario general. Un mes después, me enteraría de que los fondos para la capacitación de Bill habían desaparecido. Esther era excelente en su trabajo y el proceso era la mejor práctica en ese momento (principios de la década de 2000), pero el ciclo de planificación era demasiado largo. Sucedían tantas cosas en el día a día, que para nuestra planeación mensual era imposible seguir el ritmo. Éramos una operación digital trabajando con herramientas manuales. Gracias a Dios las cosas son diferentes hoy.

¿Pero qué tan diferentes son? No han cambiado tanto como se podría pensar. Porque si bien muchas instituciones han realizado las inversiones necesarias para modernizar sus sistemas, sus procesos de negocio siguen estancados en el siglo XX. Por ejemplo, EdTech informó sobre un estudio en julio de 2019 que encontró que los colegios y universidades desperdician 2.000 horas cada mes procesando manualmente informes de gastos y facturas. Y ese es solo un ejemplo de cómo nuestras prácticas no están alcanzando el potencial que la transformación digital debe ofrecer.

Modernización solo de nombre

Hasta 2019, muchas escuelas aun compran una nueva aplicación o software, la modifican para que se vea como la anterior y se hacen a la idea de que ya están listas. Sienten que la implementación es suficiente cambio para administrar, pero carecen de la arquitectura empresarial para evaluar el verdadero valor del software y la mejor manera de aprovecharlo. Sacar el máximo provecho de las inversiones en TI requiere los ajustes correspondientes en la forma en que se hacen las cosas. Y eso requiere un nivel de gobernanza que hoy en día no es una práctica estandarizada en la educación superior. El mayor desafío es para las escuelas más pequeñas que dependen de la matrícula, donde la eficiencia se está convirtiendo rápidamente en una clave para la supervivencia.

Esto es a lo que yo llamo la modernización solo de nombre. Porque aun se siguen checando horarios manualmente. Los estudiantes, el personal, la facultad y los administradores aún tienen que esperar demasiado para obtener las respuestas que necesitan. Los problemas serios no son visibles hasta que ya es demasiado tarde para abordarlos (lo siento, Bill, no hay capacitación para ti este año). Y la gente todavía camina kilómetros para entregar archivos en papel de departamento a departamento, porque la idea de autoservicio en la institución sigue siendo un sello de goma que cuelga fuera de la puerta de una oficina administrativa.

Hacer más con lo que se tiene

En un momento en que cada vez más instituciones se enfrentan a escenarios donde la operación y la gestión de recursos son igual de prioritarios, la cuestión no es cómo hacer más con menos; es cómo hacer más con lo que se tiene. No es suficiente con implementar. Las instituciones también necesitan innovar, especialmente en un momento en que el software en la nube ha disminuido las cargas de implementación de manera tan significativa.

Solo considere lo que se puede lograr con aquellas aplicaciones empresariales basadas en la nube de hoy en día, cuando hacemos diseñamos los procesos que habilitan su verdadero valor.

Es posible automatizar procesos manuales en toda la institución. Existen sistemas financieros que proporcionan un manejo móvil en tiempo real y la agilidad necesaria para gestionar la variabilidad de las prioridades (para que Bill pueda asistir a su capacitación después de todo). Puede hacerse un seguimiento del gasto y compensación de los profesores que mejora la precisión financiera y ahorra tiempo y dinero. Y existen innumerables funciones de autoservicio que eliminan las tareas administrativas y enriquecen la experiencia del campus.

Cuando UNC Asheville comenzó a aprovechar al máximo las herramientas de reembolso integradas en su ERP, automatizó un proceso que alguna vez requirió que un miembro del personal auditara 6,000 informes de gastos durante un año y redujo los tiempos de espera a casi un mes. Al mismo tiempo, disminuyó el costo de procesar un solo informe de gastos de $73.20 a solo $18.00, y liberó al personal para dedicar más tiempo a prioridades más importantes para la misión institucional.

Y cuando Eastern Michigan University se tomó el tiempo para implementar su solución eTranscripts, los pedidos comenzaron a pasar directamente a su SIS, que imprime las transcripciones automáticamente o las envía como archivos PDF en tiempo casi real. Con la eliminación de los procesos manuales, la National Student Clearinghouse estima que la institución típica (que procesa 25,000 transcripciones cada 12 meses) puede ahorrar un promedio de $33,000 al año.

Estas son solo dos instancias en las que las instituciones lograron avances significativos en eficiencia al evolucionar los procesos comerciales y aprovechar al máximo las soluciones que han implementado. Como tales, son ejemplos que cada institución puede y debe replicar, y no solo por la eficiencia y el ahorro de costos logrados.

¿Recuerdas a Esther y nuestras reuniones mensuales? Lo que nos permitió administrar el presupuesto de TI en ese entonces fue la increíble cantidad de experiencia y conocimientos que ella aportaba al proceso. Cuando automatizamos esa tarea, liberamos a Esther, y a otras personas como ella, para aprovechar sus habilidades en nuevas formas y con objetivos más críticos. Al mismo tiempo, también nos preparamos para el día en que Esther y otros baby boomers se jubilasen, creando un marco en el que el conocimiento institucional reside no solo en las personas, sino en los procesos mismos.

Estos sistemas ya existen en colegios y universidades de todo el mundo. Aprovechando al máximo sus capacidades, pueden optimizar las operaciones de educación superior de maneras increíbles. Y cuando se comparan con los montones de papel que se acumulan, los kilómetros recorridos para completar flujos de trabajo manuales y el tiempo perdido esperando información y servicios en lugar de actuar sobre ellos. La razón para adoptarlos se vuelve clara como el cristal.

Publicado por primera vez en la revista EDUCAUSE Review.