Ellucian Travel and Expense Management

Simplifique el procesamiento de gastos de principio a fin

Mejore la eficiencia

Automatice todo el proceso de envío, aprobación y reembolso de gastos de viaje.

Acelere el pago

Envíe los gastos y los recibos desde cualquier dispositivo móvil para un reembolso más rápido.

Proporcione visibilidad

Vea las tendencias y gastos con análisis en tiempo real y paneles de informes.

Reduzca el consumo de papel

Minimice el soporte de TI con una Solución SaaS fácil de usar.

Características

Automatice todo el proceso de envío y reembolso de gastos de viaje para aumentar la precisión y la eficiencia.

Travel expense management processing

Procesamiento automatizado de gastos

Ahorre tiempo y reduzca los costos de administración de gastos relacionados con viajes.

  • Mejore la eficiencia con una función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que lea recibos y cree automáticamente el gasto 
  • Adopción de velocidad con una interfaz y navegador fácil de usar así como un correo electrónico y funciones habilitadas para dispositivos móviles 
  • Alivie las cargas administrativas con la presentación de gastos automática, basada en procesos  
  • Verifique el estado del informe de gastos y las acciones necesarias con la función de seguimiento en tiempo real 
  • Configure el proceso de aprobación y asigne aprobadores con flujo de trabajo dinámico y de niveles múltiples 
Travel expense management highered features

Funciones de educación superior

Diseñado específicamente para satisfacer las necesidades únicas de su institución. 

  • Personalice las reglas y las políticas de gastos por día según sus requisitos institucionales 
  • Actualice las tasas de GSA por día automáticamente 
  • Genere alertas automáticas cuando la solicitud del viajero está fuera de los límites establecidos por día 
  • Permita que el personal otorgue autoridad a otra persona para crear y enviar un informe de gastos 

Divida las entradas de gastos por cantidad o porcentaje

Travel expense management preapproval integration

Pre-aprobación e integración de datos de viaje

Acelere el reembolso y ayude a su institución a administrar los costos de viaje. 

  • Envíe autorizaciones previas al viaje y aprobaciones basadas en reglas de negocios configurables 
  • Controle los costos antes de que el gasto realmente suceda 
  • Libere fondos de viaje por fuente con aprobaciones previas 
  • Asigne preaprobaciones a múltiples informes de gastos a lo largo del tiempo 
  • Incorpore datos de viaje en la mayoría de los sistemas de reserva sin problemas 
Travel expense management currency conversion

Anticipos de viaje y conversión automática de divisas

Facilite la carga financiera y administrativa de los viajeros. 

  • Cree facturas y recupere anticipos con la integración de Cuentas por pagar  
  • Ingrese los gastos en varias monedas y conviértalos automáticamente a la moneda base  
  • Mejore la precisión con tasas de cambio de divisas actualizadas diariamente  
Travel expense management card program

Gestión de programas de tarjetas en toda la institución

Concilie los cargos por viaje y los que no son de viaje hechos con tarjetas de crédito. 

  • Administre tarjetas de viaje, tarjetas de gastos, tarjetas corporativas y programas de tarjetas "one"  
  • Asigne transacciones de tarjeta de crédito a un artículo de gastos y examine el costo total de su viaje en una vista  
  • Envíe notificaciones automáticas por correo electrónico cuando los cargos estén listos para su revisión  
  • Aplicar asignaciones únicas para transacciones con tarjeta de gastos 
  • Arrastrar y soltar elementos en informes de gastos 
Travel expense management electronic documents

Gestión de documentos electrónicos y recibos

Agilizar el proceso de auditoría y eliminar los costos de almacenamiento en papel. 

  • Capture los recibos con un dispositivo móvil y adjúntelos directamente al informe de gastos para facilitar el acceso y la recuperación 
  • Asegure documentos con derechos de acceso y archívelos para cumplir con las políticas 
  • Utilice funciones completas de recepción de informes y recibos móviles que sirvan en cualquier dispositivo para una experiencia de usuario consistente y un seguimiento del estado en tiempo real 
Integration with finance solutions

Integración con soluciones financieras

Gestione el flujo de la presentación de gastos al pago desde un solo sistema. 

  • Establezca políticas de viaje, asigne fondos de viajes, autorice gastos y procese pagos para mejorar el cumplimiento de las políticas fiscales 
  • Aproveche las capacidades clave de contabilidad y pago dentro de los módulos de financiación ERP de Ellucian para garantizar la coherencia con su sistema de contabilidad  
  • Modifique o actualice un motor de reglas de negocios altamente configurable sin soporte de TI 
Travel expense management real time analytics

Cuadros de mando analíticos en tiempo real

Brinde acceso oportuno a los datos de gastos con solo hacer clic en un botón. 

  • Proporcionar al personal de finanzas visibilidad del gasto en viajes y gastos, frecuencia de viajes y costos del proveedor 
  • Consulte los gastos por departamento, proveedor y más para ayudarlo a administrar el gasto total y negociar mejores descuentos 
  • Tome decisiones más informadas con gráficos, programación, cálculos, clasificación, giro y otras funciones avanzadas 
Software as a service

Software como Servicio

Obtenga un retorno de su inversión antes con una implementación más rápida. 

  • Comience a usar la solución rápidamente, no necesita hardware o software adicional  
  • Reduzca el costo total de propiedad: la instalación y las actualizaciones se administran para usted 
  • Reduzca los costos de puesta en marcha y los gastos de capital con una sola tarifa de suscripción mensual por software, soporte, mantenimiento y administración 

Productos conectados

Simplifique las aprobaciones y los pagos mientras minimiza el gasto y el fraude.

Ellucian Folio

Automatice la extracción de los datos de línea de los recibos de hotel y complete los informes de gastos del hotel.

Ellucian Card Reconcile

Concilie los cargos por tarjetas de compras no relacionadas con viajes y facilite la conciliación diaria con la presentación ilimitada de informes.