De SIS a SaaS: un viaje seguro hacia la excelencia operativa

Puntos clave

• Infraestructura Eficiente: Libera a tu institución de preocupaciones tecnológicas y céntrate en la misión educativa con SaaS.
• Escalabilidad Dinámica: Adapta recursos según la demanda, optimizando eficiencia durante periodos críticos.
• Enfoque Estratégico: Transforma tu SIS con SaaS, abrazando la innovación y garantizando una evolución constante.

Tras dos décadas de inmersión en el universo de Ellucian Banner, mi relación con este sistema ha evolucionado desde la perspectiva de un cliente que trabajó con él durante 12 años en diversas posiciones directivas en una prestigiosa universidad en Colombia, donde viví de cerca la implementación, hasta mi posición actual, trabajando hace 10 años ya con Ellucian en diferentes posiciones de consultoría, gerente de la práctica de entrega y director de Soluciones Estratégicas para Latinoamérica.

Rememoro con cierta nostalgia aquel primer día en el que los consultores llegaron a la universidad con discos voluminosos para instalar Banner. Hoy, más de dos décadas después, la transformación resulta casi etérea, difícil de asimilar. Hemos dejado atrás la era de lo físico para adentrarnos en un terreno mucho más dinámico: el SaaS.

Lo que más me impacta en este viaje de 22 años es el vertiginoso cambio que ha experimentado la industria. No es solo Ellucian quien abraza la filosofía SaaS; prácticamente todas las empresas del sector están inmersas en esta conversación. Sin embargo, lo que distingue a Ellucian es su inquebrantable compromiso con la evolución. Inicié mi travesía con Banner 4 hace 21 años, y hoy, con orgullo, testifico la transición a Banner 9. En mis nueve años colaborando con Ellucian, he sido testigo de una compañía que no solo proporciona un Sistema de Información Estudiantil (SIS), sino que también nos suministra las herramientas de desarrollo necesarias para que nuestro SIS evolucione hacia el modelo SaaS, atendiendo a nuestras necesidades particulares.

Este compromiso constante con la mejora de los procesos en la educación superior me llena de satisfacción y confianza. Ellucian no solo se posiciona como un proveedor de soluciones, sino como un aliado estratégico que entiende las demandas cambiantes del panorama educativo y se adapta de manera proactiva para garantizar que nuestros objetivos se alcancen de manera eficiente y efectiva.

Llevar el SIS a SaaS: más que un juego de palabras

Cuando nos encontramos en el umbral de implementar Ellucian Banner por primera vez, la consideración de adoptar un enfoque SaaS desde el inicio parece una opción natural y estratégica. Sin embargo, la realidad se torna más compleja cuando ya hemos transitado dos décadas con Banner. En este punto, la mera idea de migrar a un modelo SaaS puede generar inquietudes y desafíos considerables. Es crucial reflexionar sobre la extensa trayectoria de esos años con Banner, evaluando las implicaciones de cada desarrollo, modificación y adaptación realizada a lo largo del tiempo.

Este mensaje está dirigido a dos tipos de instituciones: aquellas que están a punto de emprender su viaje con Banner y aquellas que, después de una trayectoria de varios años, contemplan el SaaS como una meta distante, enterrada bajo capas de desarrollos y ajustes. En ambos casos, exploraremos cómo hacer posible la transición y qué acciones son necesarias para allanar el camino hacia esta evolución. La clave no solo radica en la planificación estratégica, sino también en comprender cómo adaptar las estructuras existentes para abrazar la eficiencia operativa que ofrece el SaaS.

Ventajas de adoptar un modelo SaaS

Permíteme compartir una anécdota personal que refleja la realidad de muchos en la comunidad educativa. Con tres hijos aún en el colegio, decidí explorar nuevas perspectivas a través de Chat GPT para descubrir cuatro ventajas concretas de migrar a un modelo SaaS. Aunque mi experiencia de más de dos décadas con Banner es sólida, la capacidad de Chat GPT para ofrecer una visión fresca, variedad de perspectivas y tendencias actuales en el campo prometía enriquecer mi comprensión.

Lo que encontré no solo confirmó mis expectativas, sino que también reveló aspectos cruciales para instituciones educativas, independientemente de su trayectoria con esta tecnología.

1. Infraestructura Eficiente: El SaaS traslada los costos de servidores y almacenamiento al pago del servicio contratado. Este enfoque libera a la universidad de las preocupaciones asociadas a la obsolescencia tecnológica, permitiéndole centrarse en su misión educativa.
2. Escalabilidad Dinámica: La capacidad de escalabilidad basada en la demanda es una de las joyas del SaaS. Durante épocas de alta demanda, como las inscripciones, los recursos pueden ampliarse sin requerir una capacidad de servidores constante, proporcionando eficiencia y optimización.
3. Enfoque en Procesos: La transición a SaaS permite concentrarnos en la mejora continua de los procesos, elevando la calidad del servicio y los datos. En lugar de destinar recursos a la gestión tecnológica, se tiene el tiempo necesario para abordar cuestiones esenciales, como la transformación tecnológica en la universidad.
4. Mantenimiento Actualizado: Mantenernos en la última versión (stay current) es una realidad tangible con el SaaS. La capacidad de acceder a las nuevas funcionalidades durante el mismo año calendario marca una diferencia notable respecto a mi experiencia como cliente anteriormente, cuando solía estar rezagado por varios años.

Sin embargo, este cambio no viene sin sus desafíos. La abundancia de nuevas funcionalidades introducidas a lo largo de los años plantea la necesidad de una comprensión continua. Es crucial mantenerse informado sobre los nuevos servicios y procesos para evaluar su relevancia según el modelo de gestión de cada institución. Este "happy problem" refleja el dinamismo inherente al SaaS.

Para aquellas instituciones con una larga historia con Banner, los temores son comprensibles. Preocupa el manejo de los procesos personalizados y las integraciones únicas desarrolladas a lo largo del tiempo. No obstante, estas son preocupaciones comunes al adentrarse en el mundo del SaaS.

Para ilustrar el cambio de paradigma que implica adoptar la mentalidad SaaS, visualicemos el software y los procesos como un rompecabezas. Cada universidad tiene acceso a las mismas piezas, pero la libertad de ensamblar su propio diseño único. Este enfoque brinda flexibilidad sin precedentes, pero también plantea interrogantes sobre la adaptación de desarrollos locales a un modelo SaaS más amplio.

Consideremos un ejemplo práctico en Chile, donde el proceso de admisión se gestiona de manera centralizada a nivel nacional a través del DEMRE (Departamento de Evaluación, Medición y Registro Educacional). En este contexto único, cada universidad no define su propio proceso de admisión; es el DEMRE quien administra la selección para las 25 universidades que conforman el Consejo de Rectores de las Universidades Chilenas. La singularidad de este sistema implica que un Banner SaaS genérico, lanzado por Ellucian sin integración con el DEMRE, sería inservible para todas las universidades. Esto resultaría en la pérdida automática de la capacidad de atender al 30% de la matrícula total del país que actualmente confía en nuestras soluciones. Por ende, el desarrollo de un modelo SaaS que responda a las necesidades específicas del DEMRE se vuelve imperativo para Ellucian. Este desarrollo, inicialmente presentado como un componente, una localización o una solución específica, podría evolucionar para convertirse en una parte integral del producto base, adaptado con precisión a las exigencias particulares de la educación superior en Chile. Esto no solo destaca la necesidad de adaptabilidad, sino también resalta la capacidad de transformar desafíos regionales en oportunidades.

Estado actual de nuestras instituciones con Banner: desafíos y limitaciones

Los siguientes desafíos, extraídos de experiencias reales en diversas instituciones de la región, destacan la necesidad urgente de evaluar y transformar nuestras estrategias y estructuras actuales para abrazar con éxito un modelo SaaS. Este análisis integral se presenta como el primer paso esencial para proporcionar soluciones ágiles y eficientes a las demandas cambiantes de nuestras instituciones educativas en toda la región.

1. Desarrollos y upgrades costosos: Mantener Banner con desarrollos personalizados implica que cada upgrade sea costoso y complejo, dificultando la adopción de nuevas funcionalidades sin enfrentar obstáculos significativos.
2. Respuestas diferidas ante errores: Al encontrar errores en versiones "nuevas" para las instituciones, pues esa "nueva" para ellos no es la más reciente, lo que genera demoras y limitaciones operativas.
3. Infraestructura permanente y costosa: La infraestructura diseñada para atender picos de matrícula implica costos continuos durante todo el año, incluso en periodos de baja operación, afectando la eficiencia y el uso óptimo de recursos.
4. Incompatibilidad de funcionalidades: La aparición de nuevas funcionalidades en la última versión de Banner se ve obstaculizada por desarrollos previos que no son compatibles, generando conflictos y limitando la adopción efectiva de mejoras.
5. Desarrollos que trastocan el funcionamiento: Desarrollos internos que afectan el funcionamiento del producto presentan desafíos adicionales al intentar incorporar nuevas funcionalidades, requiriendo ajustes y modificaciones sustanciales.
6. Integraciones punto a punto no compatibles con SaaS: La presencia de integraciones punto a punto, aunque fundamentales, plantea un desafío adicional al migrar a un modelo SaaS, ya que este enfoque no es soportado eficientemente en este contexto.

Infraestructura Ellucian para SaaS: transformando la operación

En nuestro entorno SaaS, contamos con una sólida infraestructura que engloba el Sistema de Información Estudiantil (SIS), Banner, Ethos, APIs, Data Integration, Data Model, y más. Este entramado de capas de software y datos redefine el paradigma de integración. No se trata de un modelo punto a punto ni un simple servicio web, sino de la utilización de Ethos como recurso clave. Ethos actúa como el puente que conecta con terceros, partners y Ellucian, permitiéndonos extraer, manipular y reintegrar la información de manera eficiente.

Cuando implementamos una actualización de versión en un modelo SaaS, la transformación se refleja en el entorno mismo, preservando la integridad del núcleo de información y la configuración. Este enfoque también se extiende a herramientas externas y de terceros, como Ethos, Data Connect, Ellucian Experience, Workflow, Insights, Maestro, entre otras. Independientemente de la complejidad de nuestro ecosistema tecnológico institucional, el SIS permanece como el epicentro de la información. El front end, representado por interfaces como portales de terceros o Experience, facilita la interacción y la operación sin necesidad de acceder directamente a Banner. Aunque el core y la esencia residen en Banner, toda la información esencial se alimenta a través del data lake, permitiéndonos extraer indicadores, insights y aplicar inteligencia de manera infinita.

Este enfoque innovador no solo garantiza alta disponibilidad, actualización constante y escalabilidad, sino que también proporciona un soporte continuo y oportunidades de modernización. Desde soluciones para admisiones hasta iniciativas de educación continua y éxito estudiantil, nuestra infraestructura SaaS abre un abanico de posibilidades, ofreciendo recursos que no solo interactúan, sino que nos ayudan a alcanzar nuestros objetivos con eficiencia y agilidad.

Avances digitales en la educación: más allá de la eficiencia operativa

Gartner destaca que la educación superior, siendo intrínsecamente una industria de información, presenta un vasto potencial digital en comparación con otras áreas. La digitalización, según Gartner, debe ser una prioridad principal. Reconociendo la naturaleza paquidérmica de la industria educativa, es imperativo acelerar nuestro paso hacia adelante. Aunque la pandemia ha impulsado un cambio más rápido, algunos conceptos fundamentales aún requieren una asimilación más profunda.

Tres conceptos clave surgen como pilares fundamentales en este contexto:

1. Digitalización: eficiencia operativa
   La digitalización, en su esencia, implica eficiencia operativa. No solo nos hace más eficientes, sino que sienta las bases para la transformación digital. Es el primer paso hacia la evolución.
2. Transformación Digital: innovación desde la eficiencia
   La transformación digital es el siguiente nivel, aprovechando la eficiencia operativa para fomentar la innovación. La eficiencia precede a la transformación; ser eficiente es la plataforma para el cambio real.
3. Innovación: impacto económico y social
   Innovar no es simplemente hacer las cosas de manera diferente. Verdadera innovación implica que nuestras acciones generen impacto económico y social. Aquí radica el verdadero cambio.

La intersección entre la digitalización y la transformación digital es crucial. Ser eficiente nos permite embarcarnos en la transformación, pero no garantiza el éxito en dicha transformación. Este enfoque estratégico es esencial debido a la evolución en la mentalidad de los estudiantes actuales, quienes operan en contextos diversos, tienen una mentalidad multipresencial (en gran medida por la evolución de las redes sociales) y adoptan formas únicas de pensar y operar. La movilidad estudiantil en el mundo ha cambiado, impulsando a nuestras instituciones hacia la transformación real. Más allá de simplemente responsabilizarnos de la digitalización y la eficiencia operativa, es el momento de ajustar el rumbo rápidamente y abrazar la transformación que permitirá que nuestras innovaciones educativas generen un impacto tangible y significativo.

Necesidades vs. Recomendaciones de Ellucian en el mundo SaaS para la educación superior

Desde mi experiencia como exvicerrector académico, las necesidades fundamentales de los estudiantes en la educación superior se presentan con un matiz de urgencia. Flexibilidad, asequibilidad, planificación y desarrollo profesional programático, aprendizaje personalizado y habilidades de vida son aspectos críticos que resuenan en el discurso académico actual. La llamada a adoptar micro credenciales y certificaciones refleja la realidad de un mundo donde la espera de cuatro años para obtener un título ya no es la primera opción. La eficiencia, la transformación digital y la innovación se vuelven imperativas para satisfacer estas necesidades cambiantes.

Esta realidad se cristaliza en experiencias palpables, como la que viví en mi universidad, donde ofrecíamos Ingeniería Industrial en cuatro sedes con énfasis distintos según las particularidades regionales. En esta institución, la ingeniería industrial de una sede en la zona petrolera de Colombia requería énfasis diferentes a las otras sedes, debía permitir cierto nivel de movilidad para que el estudiante de una región pudiera moverse a tener el énfasis petrolero, si es que eso es lo que quiere hacer. Este ejemplo no solo valida la necesidad imperante de personalización para adaptarse a contextos únicos, sino que también subraya cómo esta adaptabilidad es esencial para satisfacer las expectativas cambiantes de los estudiantes.

Aquí no hablamos solo de jóvenes, sino de individuos con características únicas. Los estudiantes actuales son móviles, emprendedores, conscientes del medio ambiente, nativos digitales, con perspectiva global, con intereses interdisciplinarios y una búsqueda de carreras y habilidades personalizadas respaldadas por datos e inteligencia artificial. Ante esta diversidad, la personalización se convierte en la clave, lo que nos lleva, como instituciones, a adaptar nuestras plataformas, procesos y portales de servicios para satisfacer estas necesidades específicas.

Lejos de ser un obstáculo, debemos enfrentar estos escenarios con mirada empática para cumplir con las expectativas cambiantes de los estudiantes. La pregunta ahora no es si debemos desarrollar personalizaciones, sino cómo conectar estas personalizaciones de manera ágil con el ritmo evolutivo del mundo. Elementos como pasarelas de pago, integraciones, sistemas CRM, LMS, MOOCs y otras necesidades emergentes deben ser abordados con enfoque y agilidad, asegurando que la infraestructura tecnológica, en colaboración con Ellucian, evolucione al unísono con las dinámicas cambiantes de la educación superior.

¿Y si queremos ir a SaaS, cómo hacerlo?

La travesía hacia SaaS puede ser comparada con un vuelo, y como viajeros en este viaje tecnológico, hay dos rutas distintas que podemos considerar. La primera, un vuelo con escalas, implica una revisión exhaustiva de las nuevas soluciones disponibles. En este proceso, solicitar información adicional a Ellucian, explorar capacitaciones y demostraciones son pasos cruciales. La autoevaluación es el punto de partida, donde se busca desmodificar, evaluando si las antiguas modificaciones pueden ser reemplazadas por nuevos procesos, políticas o funcionalidades existentes. La opción de remodificar surge cuando, a pesar del tiempo transcurrido, Banner aún no satisface nuestras necesidades y modificarlo ahora con nuevos recursos, una nueva tecnología. Se exploran nuevas formas de integración de datos para evitar soluciones punto a punto, y se prioriza la actualización continua en preparación para la transformación digital, un compromiso que recae tanto en la eficiencia operativa como en la institución en sí.

La segunda opción es un vuelo directo, una ruta más rápida y directa. Cada institución puede extraer sus propias conclusiones y optar por planificar una nueva implementación desde cero, incluso si ya posee un Banner de hace 15 años. Aunque esta opción puede implicar costos inmediatos más elevados, se considera como una estrategia potencialmente menos costosa a largo plazo. La elección entre estas rutas dependerá de la situación y la visión de futuro específica de cada institución, donde la adaptabilidad y la eficiencia se equilibran con la inversión a largo plazo. Este viaje a SaaS es, en última instancia, una elección estratégica que determinará el rumbo tecnológico de la institución y su futuro.