Impulsando el cambio: la evolución de la PUCE con Banner 9

Soy Orlando Acosta Merino, director de Informática en la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, sede Quito, y estoy emocionado de compartirles mi experiencia. Este viaje con Banner 9 en nuestra institución ha sido más que un simple proceso tecnológico; ha sido un desafío emocionante y, a veces, retador. Al sumergirnos en la unificación y mejora de procesos, hemos experimentado resistencias y triunfos que quiero compartir desde mi perspectiva como director. La adaptación a nuevos sistemas siempre implica un esfuerzo conjunto, y nuestro equipo ha trabajado incansablemente para lograrlo. En este blog, quiero llevarlos a través de los altibajos, los logros y los planes futuros en nuestra universidad y en la experiencia de nuestros estudiantes.

Estrategia institucional y transformación

La naturaleza y esencia del sector educativo es buscar formar a profesionales que marquen la diferencia y que logren liderar los cambios sociales, políticos y tecnológicos a los que nos enfrentamos como sociedad. Al mismo tiempo, y paradójicamente, ha sido muy común que las instituciones de educación superior elijan mantenerse ajenas al ritmo frenético en que las nuevas tendencias y evoluciones tecnológicas marcan el compás. Hoy en día, el sector educativo no puede quedarse ajeno a un mundo digitalizado y está en cada uno de nuestros colaboradores, docentes y personal administrativo, lograr incorporar en su ADN los beneficios de la tecnología y poner a disposición de nuestros estudiantes los servicios que realmente constituyan un factor diferenciador.

La estrategia principal de PUCE para mantenerse relevante y a la vanguardia en el contexto de estas tendencias globales ha sido incorporar dentro de su Planificación Estratégica 2021-2025 el objetivo llamado: “Consolidar las competencias digitales de nuestra comunidad universitaria”. Este objetivo busca articular las necesidades institucionales entre los diferentes actores. La misión principal es escuchar a la comunidad para poder incorporar tecnología en los nudos críticos con la finalidad de ser más ágiles y eficientes. Producto de esta participación nacen proyectos que, sin lugar a duda, tienen que explorarse de acuerdo con las tendencias globales. Sin embargo, debemos ser estratégicos y al mismo tiempo que se exploran iniciativas de inteligencia artificial, por ejemplo, debemos mantener enfocados a los actores y a la institución para no perder la línea original: solucionar nudos críticos, y el foco principal: nuestros estudiantes.

Contribución de Banner 9 a la transformación

La universidad está inmersa en un proceso de transformación digital y sin lugar a duda, Banner 9 ha contribuido a ella. Sabemos que tenemos un largo camino por recorrer, sin embargo, la decisión de dar los primeros pasos era muy importante y las autoridades de la PUCE decidieron además de transitarlos, formar parte de este cambio. Banner 9 ha impulsado la unificación y mejora de procesos, lo que ha permitido mejorar la experiencia en PUCE, no solo de cara al usuario final sino al equipo administrativo, técnico y líderes funcionales que gestionan la plataforma, permitiendo brindar una mejor experiencia al docente y estudiante.

El contar con una plataforma versátil que permite integrar varios procesos entre diferentes sistemas, ha generado valor en diferentes procesos implementados y que están relacionados con la academia. El camino no ha sido sencillo, ya que la adaptación de nuevos sistemas siempre causa resistencia en los usuarios, sin embargo, con el trabajo en equipo se ha logrado la adaptación y con esto la fluidez de los procesos. No obstante, durante la implementación de Banner 9 enfrentamos un desafío crucial: adaptarnos a la nueva manera de gestionar los procesos académicos, comenzando con aquellos usuarios que optaron por cambiar de sistema, y siguiendo un efecto dominó hacia el resto de los usuarios. Sin mencionar, podemos algunos de los retos comunes que implica una implementación de un nuevo sistema a nivel funcional y técnico: revisión de procesos a nivel nacional, validación de la calidad del dato, migración de datos, configuraciones técnicas y funcionales, etc.

Gracias al fuerte trabajo del Equipo PUCEMAS (equipo funcional y técnico de PUCE diseñado, entre otras cosas, para liderar la gestión del cambio), se logró posicionar Banner 9 dentro de la institución. Resaltando al usuario interno que los beneficios de este cambio se centraban en nuestros estudiantes y que la infraestructura tecnológica base nos permitiría crecer en el tiempo. Hoy en día, seguimos en constante afinamiento y mejora, acoplándonos a los cambios propios del entorno y a los lineamientos institucionales, centrados en la razón de ser de nuestra institución: el estudiante.

Mejora continua, transformación del modelo académico y futuro de Banner 9

En PUCE buscamos mejorar la experiencia de nuestros estudiantes, ahí es donde será importante la versatilidad que ofrece Banner y su proceso de evolución. Esta flexibilidad nos permitirá enfocar el cambio de modelo académico que estamos atravesando, nuestra expectativa es no incurrir en mayores recursos y costos. Para alcanzar esto, el mayor reto es conocer a nuestras audiencias internas a quienes servimos, siendo el punto de partida para lograr implementar nuevas experiencias de aprendizaje. Estamos conscientes de que el estudiante actual es un usuario "nativo digitalmente" por lo que el principal reto, además de conocer sus necesidades, es estar listos como institución para poder atenderles.

El modelo académico de PUCE está en un proceso de transformación, se está reorganizando para ajustarse a las necesidades y demandas de este nuevo perfil de estudiante. Sin lugar a duda, tanto la academia como el personal administrativo tienen que estar dispuestos a recorrer este viaje digital incorporando en sus habilidades los beneficios que brinda la tecnología, ya que será la única manera de hablar el mismo idioma, poder aportar y darle un valor agregado a un estudiante ávido por aprender y explorar.

En cuanto a lo que viene, como director de TI, estoy enfocado en los próximos pasos y desarrollos de Banner. En primer lugar, buscamos reducir la brecha con las últimas versiones de Banner 9, aprovechando al máximo las nuevas funcionalidades y estableciendo una cultura de mejora continua en los procesos respaldados por esta plataforma. Además, estamos comprometidos en consolidar los procesos académicos dentro de Banner, evitando la creación de sistemas satélites que puedan complicar nuestra infraestructura. En el mediano plazo, estamos evaluando opciones de nube, ya que actualmente operamos bajo un esquema híbrido (nube / On Premise). Estas iniciativas son fundamentales para asegurar que Banner 9 no solo satisfaga las necesidades actuales, sino que también evolucione de manera alineada con los objetivos institucionales a largo plazo.

Entorno tecnológico y red de colaboración en el Ecuador

Si bien en el Ecuador el estado no tiene un proceso integral de apalancamiento de la tecnología para diferentes sectores, sí existen algunas iniciativas interesantes y ciertas alianzas estratégicas público/privadas que están en marcha que creemos servirán de impulsor ya que en el país existe mucho talento que necesita ser explotado, pero sobre todo apoyado. Por otro lado, la PUCE es parte de la AUSJAL (Asociación de Universidades Confiadas a la Compañía de Jesús) lo que nos permite trabajar en red y poder retroalimentarnos de las buenas experiencias que han vivido otras universidades aportando también con las nuestras. Este trabajo colaborativo siempre será enriquecedor, ya que las problemáticas más allá que varíen un poco, siempre tendrán puntos en común que se pueden abordar a partir de diferentes aristas.