Resiliencia y adaptabilidad en la educación superior

Puntos clave

• Adaptabilidad es la clave: Las universidades deben anticipar y adaptarse a cambios tecnológicos y académicos para mantenerse resilientes.
• Deuda tecnológica: La obsolescencia tecnológica afecta la eficiencia y calidad educativa, requiriendo inversiones inteligentes.
• Resistencia al cambio: Superar la resistencia institucional es vital para modernizar procesos y mejorar la gestión universitaria.

La adaptabilidad a los cambios en el entorno educativo es un pilar fundamental que sustenta la resiliencia institucional. Se trata de la capacidad de las universidades para identificar, anticipar y adaptarse de forma proactiva a las transformaciones en el ámbito académico, ya sea en términos de tecnología, metodologías de enseñanza o demandas de los estudiantes y del mercado laboral.

Imaginemos una universidad que, como muchas, se ha apoyado en una plataforma tecnológica que lleva unas décadas en servicio. Aunque leal, esta plataforma ha acumulado una importante deuda tecnológica, y los desafíos se están haciendo evidentes en la vida cotidiana de la institución.

Las instituciones tienden a tomar decisiones apresuradas y caen en la trampa de soluciones a corto plazo que ofrecen solo una apariencia de modernidad. Es esencial ir más allá de la reactividad para cultivar una agilidad institucional sostenible. Esto implica rediseñar los ciclos y sistemas de planificación, desarrollo y gobernanza institucional para hacerlos más ágiles, flexibles y sensibles a diversas circunstancias. La visión de agilidad institucional requiere unificar el concepto de éxito, prepararse para múltiples futuros posibles y crear estructuras y procesos adaptables y flexibles.

Enfrentar la deuda tecnológica es un reto recurrente en muchas instituciones de educación superior en América Latina; Requiere de una inversión inteligente que no solo resuelva problemas inmediatos sino que siente las bases para un crecimiento futuro y una adaptabilidad continua que nos permita responder de manera ágil y adecuada a las nuevas necesidades y retos que se plantean en el panorama educativo.

Los escenarios más comunes en la vida cotidiana del campus

Modelos de enseñanza obsoletos: Ana. Estudiante de Ingeniería en Informática. Ansiosa por consolidar su futuro universitario. Estudiante que trabaja. Proveniente de una familia de clase media. Es la primera en asistir a la universidad. Sin embargo, la falta de interacción con los profesores, las clases obsoletas y la dificultad para combinar cursos presenciales y en línea la frustran. A pesar del apoyo de su madre trabajadora, Ana lucha por mantener su motivación.

Los cursos a menudo se basan en conferencias pregrabadas y la interacción con los profesores es limitada. La plataforma también carece de herramientas interactivas, recursos multimedia y retroalimentación inmediata, lo que dificulta que los estudiantes se mantengan motivados y comprometidos. Necesita una interfaz actualizada y amigable, que haga que la navegación entre cursos, módulos y recursos sea más accesible.

Falta de flexibilidad ante las necesiades de los estudiantes: Diego, en su segundo año de medicina, enfrenta una limitación en su universidad: el plan de estudios no se adapta a su interés en cirugía cardiovascular. Anhela flexibilidad: multiformato para acceder a material en diversos medios, multiplataforma para estudiar desde diferentes dispositivos, multicampus para aprovechar recursos en varias sedes, multimodalidad con microcredenciales y certificaciones, y multiperiodo para estructurar sus estudios según su disponibilidad. Estas opciones le permitirían personalizar su educación y avanzar hacia sus metas profesionales.

Es posible que tenga que conformarse con un título que no se alinee con sus aspiraciones profesionales o que tenga que transferirse a otra universidad que ofrezca planes de estudio más flexibles.

Resistencia al cambio institucional: Carlos, dedicado administrativo, lucha contra la resistencia al cambio en su departamento. Consciente de la obsolescencia de los métodos administrativos, propone modernizar los procesos, pero se enfrenta a colegas y superiores que prefieren lo conocido. Esta situación lo frustra, la falta de modernización obstaculiza la eficiencia y transparencia en la gestión universitaria. Los procesos manuales y desactualizados dificultan la asignación eficiente de recursos y la generación de informes precisos. Además, la falta de sistemas integrados dificulta la coordinación entre departamentos y la comunicación con estudiantes y facultades. Esto impacta negativamente la asignación de recursos, transparencia, coordinación interdepartamental y experiencia estudiantil.

Modernización de la infraestructura tecnológica: bases para la resiliencia institucional

Esta necesidad de adaptabilidad está estrechamente relacionada con un impulsor estratégico común entre las instituciones de educación superior en América Latina: la Plataforma Base de Operaciones. Esta plataforma tecnológica es el corazón de las operaciones de la universidad, involucrando desde la gestión académica hasta la administración financiera. La modernización de esta plataforma es crucial para mejorar la eficiencia operativa, garantizar el cumplimiento de las normas reglamentarias y fomentar la colaboración y la adaptabilidad continua. Una institución será capáz de enfrentar los desafíos técnicos actuales y futuros solo con el soporte de una plataforma tecnológica moderna y flexible, asegurando su capacidad de innovar y crecer.

Esta Plataforma Base de Operación debe adaptarse a las necesidades cambiantes de la institución y al entorno educativo en general. Debe proporcionar una interfaz eficiente para estudiantes, profesores y personal administrativo, facilitando eficazmente la colaboración y el intercambio de información. Además, debe ser escalable y capaz de integrarse con las nuevas tecnologías emergentes, asegurando así la capacidad de la institución para mantenerse al día con los avances en el ámbito educativo y tecnológico.

La gestión de la información estudiantil, el seguimiento académico, los procesos de matrícula, la administración financiera y la comunicación interna y externa, entre otros, son la base operativa sobre la que la institución construye y ejecuta sus actividades diarias.

Evaluación exhaustiva de la situación actual

Como ejercicio básico para fortalecer la resiliencia, evaluar el estado actual es fundamental para poder adaptarse y superar los desafíos. Este precepto enfatiza la importancia de comprender plenamente la situación en la que te encuentras, identificar los obstáculos y recursos disponibles, y tomar decisiones informadas para enfrentar los desafíos de manera efectiva. La evaluación exhaustiva proporciona un marco para comprender la situación desde diferentes perspectivas y desarrollar estrategias para adaptarse y avanzar. En este sentido, este precepto destaca la importancia de la reflexión y la acción informada como pasos críticos en el proceso de adaptación y mejora.

Análisis de la plataforma actual:

Evaluar la plataforma tecnológica actual puede ser un proceso complejo y sensible, ya que impacta directamente en el trabajo de todos los involucrados en nuestra oferta de valor. Debemos asegurarnos de abordar este análisis con empatía y comprensión hacia las necesidades y expectativas de nuestros usuarios, incluyendo estudiantes, profesores y personal administrativo. Plantearse las siguientes preguntas busca no solo identificar las áreas de mejora en nuestra plataforma, sino comprender cómo estas debilidades impactan en las operaciones diarias y en la experiencia general de la gestión institucional. El mensaje para cada miembro de nuestra comunidad debe ser la búsqueda de trabajar juntos para encontrar soluciones efectivas que mejoren la eficiencia operativa y promuevan una experiencia más satisfactoria para todos

• ¿Cuáles son las debilidades específicas de nuestra plataforma tecnológica actual en comparación con las necesidades y expectativas actuales?
• ¿Cómo estas debilidades impactan en las operaciones diarias y en la experiencia general de los usuarios, incluyendo estudiantes, profesores y personal administrativo?
• ¿Qué impacto financiero tienen estas debilidades en términos de pérdidas operativas y posibles interrupciones en procesos críticos como la inscripción masiva?
• ¿Cuál es el nivel de satisfacción y retroalimentación de los usuarios clave, como estudiantes, profesores y personal administrativo, respecto a la plataforma actual?

Al reflexionar sobre el estado y desempeño actual podremos identificar con mayor precisión las deficiencias y trabajar en soluciones efectivas para minimizar las pérdidas.

Revisión de Procesos y Necesidades:

Arrancar con una primera aproximación a la revisión de procesos y necesidades es una oportunidad para reflexionar y acercarnos a los departamentos clave de la institución, juntos pueden comprender mejor apoyar la misión institucional para abordar las áreas que requieren mejoras urgentes y encontrar oportunidades para optimizar la eficiencia y la integración tecnológica.

• ¿Qué aspectos específicos de los procesos académicos, administrativos y financieros requieren mejoras urgentes?
• ¿Cuáles son las solicitudes tecnológicas y de sistemas de información más frecuentes de cada departamento que deben ser abordadas?
• ¿Cuáles son los desafíos más reiterados al intentar integrar sus procesos operativos con la tecnología disponible?
• ¿Qué oportunidades existen para automatizar tareas y procesos para aumentar la eficiencia en la institución?

Al responder a estas preguntas, puede identificar las brechas y los desafíos que deben abordarse a nivel institucional para garantizar que su institución funcione de la mejor manera.

Evaluación de la deuda tecnológica:

Más que una simple evaluación de sistemas y procesos, implica comprender cómo la tecnología actual impacta en nuestra capacidad para competir en el mercado y satisfacer las necesidades de nuestra comunidad. Es fundamental abordar estas preguntas con una mente abierta y una actitud proactiva, ya que nos permitirá no solo identificar áreas de mejora, sino también trazar un camino hacia la innovación y el progreso.

1. ¿En qué medida mi infraestructura tecnológica actual me pone en desventaja en comparación con las tecnologías más recientes usadas por instituciones competidoras o de características similares a la mía?
2. ¿Con qué frecuencia se experimentan interrupciones o períodos de inactividad en los sistemas tecnológicos, y cómo afecta esto a la productividad y eficiencia del equipo?
3. ¿Cuánto tiempo y recursos destinan actualmente a tareas de mantenimiento, actualización y localizaciones de la plataforma tecnológica, y cómo esto impacta en el tiempo disponible para actividades de innovación y mejora?
4. ¿Qué riesgo significativo de seguridad asociado con el uso continuado de tecnologías obsoletas se ha registrado, y cuál ha sido su estrategia para mitigarlo?
5. ¿Qué comentarios se reciben sobre la experiencia de uso de los sistemas tecnológicos por parte de usuarios internos y externos, y cómo esto afecta la satisfacción y retención de usuarios?

Tener en mente estos aspectos permitirá tener una visión más clara de la profundidad de la deuda tecnológica y tomar decisiones informadas sobre la necesidad y el momento de invertir en actualizaciones y mejoras tecnológicas.

Resultados esperados:

Un informe que identifique objetivamente problemas específicos con la plataforma actual, las áreas de mejora y las necesidades tecnológicas de la institución, este documento proporcionará un mapa más claro para identificar de los puntos de riesgo asociados con la falta de actualización y los beneficios potenciales de la modernización, respaldado por datos e investigación.

Además, se estaría iniciando una alineación crucial y precisa de las áreas del campus que se verán beneficiadas por la modernización de la tecnología. Esto incluye identificar las necesidades y expectativas de las partes interesadas e involucrarlas en los procesos de planificación e implementación desde el principio.

Y lo más importante, la dirección del campus podrá tener perspectiva y tomar el control del gran proyecto de gestión del cambio institucional requerido. Esto implica establecer un equipo dedicado a supervisar el proyecto, establecer objetivos y plazos claros, y garantizar una comunicación y colaboración efectivas entre todas las partes involucradas. Con un sólido marco de liderazgo y gobernanza, un proyecto de modernización puede implementarse con éxito y beneficiar significativamente a la institución.

Una base sólida y adaptable:

Antes de buscar recomendaciones de expertos y adquirir cualquier tipo de tecnología educativa o sistema de información, es esencial preguntarse cuáles son nuestros objetivos y expectativas, qué desafíos específicos enfrentamos y qué recursos tenemos disponibles. Al comprender estas necesidades y expectativas, estaremos mejor preparados para interactuar con las áreas críticas involucradas y tomar decisiones informadas sobre las mejores prácticas y las tecnologías actuales que nos ayudarán a alcanzar nuestros objetivos.

La adaptabilidad a los cambios en el entorno educativo se sustenta en la necesidad crítica de que las instituciones educativas aborden los cambios en la demanda de programas, los avances tecnológicos, las regulaciones gubernamentales y otras variables que afectan su funcionamiento. La resiliencia institucional radica en adaptarse a estos cambios y generar crecimiento a largo plazo.

Es relevante destacar que como líder en soluciones tecnológicas para la educación superior Ellucian apoya este enfoque. Proporciona tecnologías avanzadas y puede asesorar a las instituciones en la identificación precisa de desafíos y la definición de soluciones personalizadas. Al apoyarse en los casos de éxito de otras instituciones que han llevado a cabo proyectos similares con Ellucian, las instituciones pueden constatar la efectividad de este enfoque para construir una base sólida y adaptable, permitiendo la rápida actualización y adaptación de los objetivos institucionales.