Breve guía para definir el éxito de los estudiantes en su institución

Tradicionalmente las universidades han utilizado las calificaciones finales de los cursos para señalar el éxito académico y tomar medidas de intervención para asegurar la permanencia de los estudiantes. Pero sabemos que tomar acciones al terminar el semestre puede ser demasiado tarde. Hoy en día, tenemos mejores datos sobre los factores que contribuyen al éxito o fracaso de los estudiantes y podemos utilizar esos datos para el desarrollo de planes de intervención temprana que pueden ayudar a los estudiantes a estabilizarse en la ruta del éxito.

Para tener éxito los estudiantes necesitan apoyo tanto en lo académico como en lo social y el logro académico temprano es un factor predictivo del éxito futuro, desarrollar actividades como seminarios y eventos para los estudiantes de primer semestre, centros de apoyo, cursos a la medida para reforzar el conocimiento, consejerías y tutorías son un buen soporte, como también lo será la creación de comunidades que le ayuden a mantenerse conectado con su universidad, pues sabemos que los estudiantes que participan plenamente en la vida de la institución tienen mayor posibilidad de éxito.

Modelar datos en etapas tempranas 

Cuando pensamos en el éxito de los estudiantes, es importante medir más allá de las tasas de graduación, definir qué significa para su institución el éxito de sus estudiantes y utilizarlo como base para construir experiencias positivas en el campus no es tarea fácil, pero podemos comenzar con un buen manejo de los datos de los estudiantes para tomar mejores decisiones.

Así como definimos las acciones tradicionales para recibir a los alumnos de primer ingreso o las actividades enfocadas en los de mayor rendimiento, también podemos enfocarnos en mejorar la identificación de estudiantes que caen afuera de los indicadores más obvios y que podrían beneficiarse aun más de estos programas, incluso desde la etapa de la promoción y selección. Desde el mismo momento en que la universidad está generando sus campañas de atracción está recabando datos que serán relevantes para definir estrategias específicas para cada estudiante en todo su ciclo académico. Sabemos cómo buscar señales de alerta: ausentismo, habilidades débiles de escritura y matemáticas, calificaciones pobres desde el bachillerato y después en su primer año, cambios de comportamiento. Sabemos sobre las restricciones y desafíos que encuentran los estudiantes en el ambiente social: relacionarse con sus compañeros, problemas o limitaciones económicas, malabares por sus responsabilidades familiares. 

Un modelo predictivo debe basarse en los datos tomados desde la etapa de promoción hasta la preinscripción para identificar prospectos en peligro incluso antes de matricularse en la universidad y en herramientas para monitorear a los estudiantes de manera más consistente y poder responder más rápidamente a lo que vemos y oímos. ¿Un estudiante va perdiendo clases en sus dos primeras semanas de clase? ¿Falló un examen o quiz? ¿Ha hablado de problemas familiares o personales con su asesor? ¿Ha dejado de participar en actividades en la institución? A partir de estas preguntas construiremos una base para diseñar, desarrollar y poner en práctica estrategias de retención que hagan una diferencia apreciable en el reconocimiento y la promoción del potencial de todos los estudiantes. Esta es una breve lista de cosas que puede hacer para definir el éxito de los estudiantes, dónde y cómo encaja esta definición con la misión general de su colegio o universidad. 

Establezca una visión compartida de éxito de los estudiantes

La institución como un todo, busca que los estudiantes tengan éxito. Mientras que áreas y departamentos por separado pueden tener una influencia real en el éxito del estudiante, diseñar e implementar una estrategia institucional significa ir más allá de las "corazonadas" que el trabajo aislado y la visión parcial que estas áreas puedan tener. Establecer una visión única y compartida de éxito estudiantil y comunicar esa visión a lo largo de todo del campus significa que la universidad puede alinear de manera eficaz los recursos para apoyar esas metas definidas.
Pasar de la teoría a la acción significa responder preguntas muy concretas:

• ¿Cuáles son nuestras prioridades?
• ¿Cómo mejorar las tasas generales de retención y graduación?
• ¿Tenemos que centrarnos en una determinada cohorte o programa académico?
• ¿Cómo definimos "en riesgo"?
• ¿Qué criterios se deben definir para evaluar quién está en riesgo y quién no?
• ¿Qué define el éxito de los estudiantes?
• ¿Cómo vamos a saber si nuestros esfuerzos han tenido éxito?

Hacer que los líderes de la universidad —rector, vicerrector, decanos, directores, coordinadores— comuniquen su visión de persistencia y éxito estudiantil a los grupos internos, es un requisito fundamental para alinear los esfuerzos de todas las áreas en la institución.

Concéntrese en lo que los estudiantes hacen exitosamente

Muchos estudiantes llegan a la universidad con poca comprensión de lo que se necesita para tener éxito, ellos suponen que la asistencia a clase es opcional o que el nivel de esfuerzo que hicieron en el bachillerato será suficiente para la universidad. Estudiantes de bajos recursos y aquellos de primera generación que asiste a la universidad pueden carecer de bases culturales para saber cómo navegar sistemas complejos como el del campus. Otros estudiantes no están familiarizados con los servicios disponibles para ellos, ya sea en la biblioteca, autoservicios, centros de tutorías, grupos de estudio, tutores o instrucción disponibles. A menudo estudiantes que se matriculan en un semestre tienen que aprender o reaprender lo que se necesita para gestionar sus finanzas, tiempo y obligaciones familiares.

Para saber si los estudiantes están enfocados correctamente se deben responder las siguientes preguntas:

• ¿Conocen nuestros estudiantes lo que necesitan para mantener su promedio mínimo requerido?
• ¿Saben los cursos que necesitan llevar para mantener un buen historial académico y cumplir con su programa?
• ¿Entienden cómo mantenerse dentro del programa de becas y ayuda financiera?
• ¿Saben qué recursos están disponibles para ellos en el campus?
• ¿Cómo puede la Universidad aglutinar estudiantes en el campus, generar orientación y ofrecer seminarios o eventos de apoyo a los alumnos de primer año?
• ¿Existen programas de asesorías para grupos determinados, como: primera generación, bajos recursos, estudiantes que trabajan, alumnos de excelencia, etc.?
• ¿Qué oportunidades existen para involucrar a los estudiantes en actividades con propósito educativo, tanto dentro como fuera del aula?

Determine una estrategia de intervención

Determinar con éxito un programa de retención requiere una metodología clara para definir e identificar estudiantes "en riesgo" para así poder llegar a ellos con recursos y apoyo adecuados, realizar seguimiento y monitorear del compromiso del estudiante. Estas estrategias de intervención a menudo implican que los profesores y personal de apoyo tengan disponible la información y datos del estudiante para participar en programas formales de referencia, los mecanismos de acercamiento y la capacidad de a entregar los recursos y ayuda apropiada. La intervención temprana es clave para ayudar a los estudiantes antes de que las situaciones se vuelvan demasiado complejas de manejar. Para muchos estudiantes saber que alguien en la institución se preocupa por su bienestar y desepeño es un gran motivador. Ayudar a los estudiantes a establecer sólidas bases académicas y sociales pare el futuro éxito es parte integral de la misión central de una institución. ¿Cómo pueden las Instituciones aplicar los principios de uno o diferentes programas de intervención?
Para empezar, se debería poder contestar estas preguntas:

• ¿Cuál es el área en la que sabemos el estudiante está teniendo dificultades?
• ¿Qué criterios usaremos para determinar si un estudiante está saliéndose del camino? la asistencia a clase, las calificaciones, exámenes parciales, la información de pre-registro, auditorias de grado, información de ayuda financiera
• ¿Quién y de qué forma se debe contactar a los estudiantes?
• ¿Qué sistemas utilizamos en marcha para garantizar que esta persona o área está recibiendo alertas de manera oportuna?
• ¿Qué recursos se tienen definidos para proactivamente hacer frente a las necesidades académicas: de salud, familiares y financieras, etc.?
• ¿Cómo podemos colaborar con el profesorado y el personal a través del campus para identificar, referir, e intervenir estudiantes en riesgo?
• ¿Cómo puede la tecnología facilitar oportuna y efectivamente la comunicación con nuestros estudiantes?
• ¿Cómo puede la tecnología ayudar a monitorear el progreso académico o identificar "banderas rojas" que indican que un estudiante puede estar experimentando problemas?

Comience con algo pequeño y crezca en fases.

Aunque la universidad tenga la iniciativa de procurar el éxito estudiantil, poner en marcha cualquier programa requiere un esfuerzo grande y coordinación de toda la institución y eso no es fácil. Iniciar el programa y evaluar lo que funciona y lo que no, determinar las áreas críticas y priorizar los esfuerzos es más fácil cuando se comienza a construir con un enfoque estratégico, con la retención en mente de los estudiantes y se va llevando progresivamente. Iniciar con un foco acotado por curso, por departamento, facultad, por programa, o por carrera proporciona una forma simple para que la Universidad defina en los sistemas los elementos necesarios como son los programas de referencia, las tácticas de intervención, medidas de éxito, informes y comunicaciones, perfiles de riesgo que le permitan iniciar exitosamente el programa. Cuando la Universidad tenga las bases del programa acotado puede fomentar el modelo de éxito estudiantil comunicando sus éxitos a otras áreas de la Universidad y generar el entusiasmo por ella y puede crecer con más éxito que el programa de manera que llegue a todos los estudiantes en su campus con el apoyo y la divulgación adecuada.

Al evaluar los programas que podrían ser considerados candidatos a “plan Piloto" la Universidad debe considerar algunas la respuesta a las siguientes preguntas:
¿Dónde queremos empezar?
¿A nivel de facultad, programa, o carrera?
¿Los estudiantes de primer año?
¿Quiénes son nuestros aliados allí?
¿Cómo vamos a medir el éxito del programa piloto?
¿Cómo puede este programa mejorar y crecer a nivel institucional?

Construya puentes

Para cultivar programas piloto exitosos se necesita la colaboración de todo el mundo a través del campus, y con frecuencia de lo que comúnmente se piensa, de socios desde fuera del campus. La identificación de los estudiantes en riesgo puede comenzar con las ausencias de clase, pero no debe terminar allí. Tomando un enfoque integral, el éxito estudiantil significa encontrar una manera de comunicarse con todas las partes interesadas en el campus —asuntos estudiantiles, ayuda financiera, asuntos académicos— y que asignarles una pieza del rompecabezas que habrá de completarse con información de lo que está sucediendo tanto al interior como fuera del aula y del campus, de tal manera que podamos proporcionar no una, sino varias redes de seguridad para nuestros estudiantes, con iniciativas y resultados que conformarán un todo que es la experiencia estudiantil. Para tener una estrategia de éxito estudiantil institucional se deben crear metas comunes, mensajes coherentes e incentivos apropiados para asegurar la participación de todos estos actores.

Para empezar a construir puentes dentro y fuera de su campus, se debería responder las siguientes preguntas:

• ¿Qué áreas, departamentos o unidades académicas se deben involucrar?
• ¿Cómo se puede construir lazos entre estas áreas o unidades?
• ¿Qué organizaciones fuera del campus pueden contribuir al éxito de los estudiantes de nuestra institución?
• ¿Cómo podemos juntar estas partes interesadas para establecer objetivos comunes e identificar oportunidades de beneficio mutuo para la colaboración?
• ¿Qué oportunidades existen para integrar los recursos, iniciativas o centralizar datos?
• ¿Qué incentivos existen para la colaboración?

Utilice los datos, no solo los almacene

El tener y usar buenos datos es esencial en la orientación de una estrategia de retención, monitorear el progreso de los estudiantes, evaluar la efectividad de los programas, la toma de decisiones y asignación de recursos. Un factor clave en la estrategia de éxito estudiantil es la buena calidad de datos y su uso por parte de la mayoría de los académicos para analizar estadísticos y descubrir patrones que apoyen sus metas. Afortunadamente, hay muchos datos disponibles, pero hay que saber usarlos.
El sistema de información estudiantil (SIS) debe proveer a los actores clave lo recursos necesarios, información en el campus, datos precisos y formatos adecuados. Los datos deben servir para aumentar la confianza en el camino hacia el cumplimiento de las metas. Los buenos datos pueden ayudar a enfocar los esfuerzos institucionales y proporcionar agilidad de respuesta y realineación hacia las tácticas correctas.

Para empezar a pensar en una estrategia de datos para apoyar sus esfuerzos de éxito estudiantil y retención, debe considerar las siguientes preguntas:

• ¿Qué datos son más importantes para comprender la persistencia de los estudiantes, el aprendizaje y el éxito?
• ¿Dónde se encuentran estos datos?
• ¿Qué estructura de gobierno de datos se requiere?
• ¿Tenemos acceso a datos de calidad oportuna que presenta "una versión de la verdad"?
• ¿Cómo son los datos utilizados para la toma de decisiones, desarrollo de programas y la asignación de recursos?
• ¿Cómo puede la tecnología facilitar informes pertinentes y registros para ayudar a mejorar los servicios del campus a los estudiantes?
• ¿Cómo puede la tecnología proporcionar acceso conciso de forma gráfica en tiempo real y tendencias históricas a través de tableros de control y reportes?

Para definir y diseñar un modelo de éxito estudiantil que repercuta en nuestras comunidades e instituciones, debemos empezar por los estudiantes, enfocarnos en lo que hacen bien y esbozar una estrategia de intervención oportuna. Sí bien la implicación de todas las áreas de la institución es fundamental para utilizar los datos de una manera significativa, no debemos poner a la tecnología y la recopilación de datos como eje de la estrategia, sino centrarnos en las necesidades individuales de cada estudiante. Sólo entonces podremos empezar a ver un cambio positivo en las tasas de retención y de finalización de estudios. 

Trabajemos juntos para poner al estudiante en primer lugar con el fin de crear un éxito duradero para todos. ¿Cuáles son sus ideas para diseñar un programa de éxito de los estudiantes?