5 consejos de un CIO para liderar una implementación en el campus

A lo largo de mi carrera profesional he logrado identificar tres rasgos que definen a un buen líder: necesidad de innovar, atrevimiento para hacer las cosas y capacidad de conciliación. Tres actitudes necesarias para acompañar a un grupo de personas en la búsqueda de un objetivo particular.

Cada proyecto es un desafio y el líder será tan fuerte como el grupo de personas que le fue asignado o qué él mismo conformó. En mi caso, el mayor desafío profesional llegó a mí hace cuatro años cuando decidimos ser mejores y aventurarnos en la tarea de implementar PowerCampus en los 23 planteles de la Universidad Insurgentes, México, y migrar la información histórica de los cerca de 24.000 alumnos que la conforman.

El Proyecto PowerCampus contó con valiosos elementos que permitieron un proceso fluido; el primero fue la conformación de un equipo de implementación interdisciplinario. El segundo, fue todo el apoyo recibido de la gente de Ellucian, el conocimiento que poseen y transmiten sobre la educación superior. Y por último, contar con el liderazgo sensible y en cascada de todos los encargados de área.

Empezamos con el análisis del proyecto para después definir tareas que agrupamos y calendarizamos en etapas. Ejecutamos. Repetimos. A partir de esa repetición pudimos ir perfilando el método más conveniente para implementar PowerCampus en cada plantel y lo resumimos en cinco puntos:

1. Tener claros los objetivos. Establecer perfectamente cuáles son las metas que debemos ir alcanzando en cada una de las fases.
2. Tener un equipo de trabajo sólido y heterogéneo, capaz de llevar el proyecto de principio a fin. Se deben incluir expertos en las áreas académica, financiera, TI y especialistas en sistemas ERP. El dominio en cada uno de los pasos será esencial para que ellos mismos sean los encargados de lanzar la herramienta y de capacitar al personal, de esa forma el soporte técnico queda en manos de los usuarios recién migrados.
3. Cada etapa del proyecto de implementación debe tener metas alcanzables y medibles, es fundamental cumplir en tiempo y forma con cada una de ellas.
4. Hacer un cronograma con deadlines. Cada paso debe tener una fecha de entrega clara para todos los involucrados.
5. Tener una comunicación constante con todos los niveles de la organización. Objetivos alineados, metas definidas y tiempos de entrega. Todo debe ser transparente de manera transversal en la institución.

Liderar es ayudar a ser y este grupo ha llegado a ser el motor de la transformación en la universidad, al interior del equipo de implementación todo el tiempo hubo muchísima inspiración y motivación para seguir adelante, el grupo de personas que logró esta tarea merece mi reconocimiento y una mención aparte.

El mensaje que queremos transmitir a la comunidad de Ellucian y de la Universidad Insurgentes es que la razón más poderosa para invertir en herramientas tecnológicas es el compromiso de brindar una mejor atención haciendo nuestra operación administrativamente más eficiente. Buscamos que nuestros alumnos se sientan respaldados por una universidad que esté disponible para ellos los 365 días del año las 24 horas del día. Finalmente, todo lo que hacemos es en aras de brindarles un mejor servicio y estar a la vanguardia para satisfacer sus necesidades.