Cómo los sistemas de integración ayudan a la educación superior

Puntos Clave

• Cuando las soluciones están integradas, los usuarios pueden acceder a más información, tener una visión más completa de sus proyectos y trabajar a un nivel más profesional.
• La integración ayuda a los profesores a ahorrar tiempo y dar asesoría más personalizada.
• Tener datos sincronizados significa que la información de los estudiantes estará lista y disponible a lo largo del campus.

La integración entre información y sistemas tecnológicos es el santo grial para la modernización de la educación superior. Pero ¿por qué es tan importante? ¿cómo puede ayudar a las instituciones a mejorar los resultados de sus estudiantes y mejorar la eficiencia en el campus? Escucho preguntas así todo el tiempo. A continuación, están algunas de las explicaciones que hago sobre el valor que las integraciones pueden tener para las universidades.

¿Qué es un sistema de integración y por qué la educación superior lo necesita?

Un sistema de integración es la habilidad de compartir y acceder a la información desde distintos sistemas y aplicaciones. Es importante porque cuando las soluciones comparten la información entre sí, se aprovecha su potencial al máximo.

Las instituciones adquieren soluciones que tienen trabajos específicos por hacer, y a menudo, estos trabajos son exclusivos de ciertos departamentos. Por ejemplo, el equipo de admisiones: es probable que tenga un sistema de atracción e inscripción. Cuando un estudiante es aceptado y se inscribe, su información personal será compartida y estará disponible automáticamente en el sistema de servicios escolares.

¿Cuál es el top tres de los beneficios de una integración?

1. La eficiencia gana. La información ya está en alguno de tus sistemas, tu equipo no debería repetir el proceso de incorporarla a otro sistema. Los datos deberían ser compartidos de manera automática, de formas más eficientes y menos propensas a los errores que suelen ocurrir durante la captura manual.
2. Aumenta el valor de tus sistemas y soluciones. Cuando las soluciones pueden acceder a más información, estas generan mayor valor. Por ejemplo, un sistema enfocado a la retención será más eficiente cuando sea capaz de ver el panorama completo del compromiso que un estudiante tiene con la vida en el campus, y esto es posible solamente al acceder a la información almacenada en los múltiples sistemas que operan en la institución.
3. Más información para tus estudiantes, equipo y facultad. Cuando las soluciones se integran, tus usuarios pueden acceder a más información, tener una visión más completa de sus proyectos y trabajar a un nivel más profesional. Todo se trata de las personas que usan estos sistemas y a la información que pueden acceder. Si tus sistemas no están integrados, entonces es posible que un usuario del sistema estudiantil no pueda acceder a la información completa sobre, por ejemplo, la admisión de un estudiante por días o semanas. Esa persona no podrá hacer su trabajo de forma efectiva. De nuevo, se genera más valor, porque sus usuarios tienen acceso en tiempo real a todos los datos que necesitan, no solo por partes o fragmentos.

¿Por qué es importante la integración en tiempo real?

Cuando se trata de la sincronización de datos, es mejor hacer todo en tiempo real… tanto como sea posible y con todas las aplicaciones involucradas. Algunos modos de integración obsoletos, como el procesamiento por lotes, no logran alcanzar la meta. Con el procesamiento por lotes, la información es enviada, por decir, a las dos de la mañana y como el nombre sugiere, solo se procesan cantidades limitadas a la vez.  Así que cuando los archivos son generados, ya perdieron relevancia.

Tener una interfaz que suba los archivos en tiempo real es clave para ser una institución moderna. Todos deberían estar en sincronía con la misma información actualizada. Los estudiantes actuales esperan que toda su información esté al día y disponible en todos los sistemas relevantes en el campus. El personal administrativo y académico necesita que la integración haga más eficiente los procesos institucionales para mejorar la vida estudiantil.

Una de nuestras principales prioridades es la de mejorar las tazas de retención y graduación. ¿Los sistemas pueden ayudarnos?

Que los CIO’s y los líderes de la institución se preocupen por las integraciones obedece a una sencilla razón: permiten ofrecer asesorías más personalizadas y focalizadas. La integración de la información de los estudiantes permite a los asesores ver el panorama completo de cada caso. Sin esa integración, preparar adecuadamente una sesión de asesoría podría tomar de 4 a 5 horas por estudiante; ¿cómo le va en sus clases? ¿qué materias toma? ¿sus pagos están al corriente? ¿falta mucho a sus clases? Para dar respuesta a estas interrogantes necesitaríamos consultar distintos sistemas de información.

La integración permite a consejeros y profesores contar con la información necesaria para orientar a los estudiantes de manera más asertiva. Por eso es importante, para ser verdaderamente capaces de aconsejar a los estudiantes y ayudarlos a alcanzar su máximo potencial.

Algunas instituciones han incrementado sus tazas de retención usando tecnología que permite concentrar toda la información bajo una misma plataforma, pues con esto han podido identificar de manera temprana a aquellos estudiantes con alto riesgo de deserción. Por ejemplo, basado en los datos del área de tesorería, un consejero o un miembro del departamento podrá identificar si un estudiante no pudiera realizar un pago en el primer semestre de su último año. Armada con esa información, la institución puede intervenir con una asistencia oportuna y evitar que un obstáculo menor ponga en riesgo la trayectoria del estudiante.

¿La integración es un proyecto único o un proceso continuo?
Pensemos en una solución de integración como un ente que vive y respira. La integración y la información que se comparte en el campus maduran al mismo tiempo que los departamentos crecen y las soluciones tecnológicas son más demandadas. La integración de datos no es un proyecto de un día, es un cambio de mentalidad y de cultura. Tus integraciones van a evolucionar a la par de tus soluciones y tu institución.