Relaciones estudiantiles: Estrategias para ayudar a que las instituciones retengan alumnos durante la pandemia de COVID-19

Puntos clave

• Mantener la interacción con los alumnos en este momento es una de las principales prioridades para las instituciones
• Es indispensable comunicarse a nivel personal (y promover las inscripciones del próximo ciclo)
• Usar la tecnología al máximo durante este periodo

A principios de marzo, la educación superior sufrió un cambio inesperado y monumental. A medida que se propagó el coronavirus (COVID-19), las instituciones cerraron sus campus físicos y comenzaron a mudar a los alumnos hacia el aprendizaje a distancia o implementaron planes inmediatos para conseguirlo. La Universidad de Washington comenzó a mudar sus 50,000 alumnos a cursos en línea. La Universidad de Stanford siguió su ejemplo, en unas cuantas semanas, casi todas las universidades, desde las instituciones pequeñas con programas a dos años hasta las grandes públicas y privadas, se hicieron la misma pregunta: ¿Cómo interactuamos y retenemos a los alumnos en un nuevo e inquieto mundo de clases exclusivamente en línea?

En verdad es una cuestión crítica. Los líderes en muchas instituciones están comenzando a debatir planes en caso de que no sean posibles las clases presenciales este año. El cambio súbito en diferentes paradigmas educativos puede hacer que muchos alumnos se desorienten y se distancien de su institución. Hay riesgo de que algunos queden a la deriva y no regresen, otros pueden perder la mira de sus metas originales. Los que prosperan en un aula física, rodeados de otros alumnos, pueden perder el interés en las clases en línea.

Sin duda, es una época de cambio trascendental, interactuar con los alumnos actuales es más indispensable que nunca. Sin embargo, hay buenas noticias. Las instituciones no necesitan reinventar la rueda en este caso. Es importante ser ágiles y confiar en los talentos de los equipos para continuar ofreciendo educación de alta calidad mientras se enfocan en el bienestar de sus alumnos y personal. Además, hay algo que no ha cambiado: las instituciones deben seguir comprometidas con su misión, esa es su ancla. No todo tiene que ser nuevo, muchas de sus estrategias actuales funcionarán, solo tienen que adaptarse a un mundo en el que muchos alumnos no vivirán en el campus ni asistirán a clases en persona.

Cómo promover la participación virtualmente

De acuerdo con una encuesta realizada por Inside Higher Ed, mantener la interacción con alumnos en estos momentos es una prioridad principal y se le reconoce como un reto destacado. No obstante, mantener la interacción con alumnos en un mundo COVID-19 no requiere un cambio que cimbre la estructura o el enfoque, tampoco tiene que ser caro. Aquí la clave es seguir unas cuantas sugerencias de sentido común e impulsar la tecnología para hacer que suceda.

Conéctate con los alumnos y sus familias a nivel personal

Las universidades saben desde hace mucho que un “toque personal” al comunicarse con los alumnos, tanto actuales como potenciales, es una técnica efectiva para interactuar con los estudiantes. La mayoría de las instituciones lo han estado haciendo por años, mediante técnicas como mensajes personalizados y grupos de orientación y asesorías guiadas por compañeros con intereses en común.

Pero ahora, las instituciones necesitan hacer de esa conexión personal una prioridad. Antes de que los alumnos tengan conexión con un curso, necesitan tener conexión con un ser humano. Por eso, un profesor de la Universidad del Norte de Carolina en Chapel Hill adaptó su programa de estudios para incluir mensajes personales muy humanos. En lugar de poner una lista de lecturas o un esquema de futuras pruebas y cuestionarios, el programa de este profesor comienza con mensajes así: “nadie se inscribió a esto, ni a la enfermedad ni al distanciamiento social ni al abrupto freno de nuestras vidas colectivas en el campus…” y “la opción humanitaria es la mejor opción, vamos a priorizar apoyarnos unos a otros como humanos…”.

A medida que los alumnos tengan menos contacto con la institución física, se vuelve fundamental que los académicos mantengan contacto con sus alumnos y les hablen a nivel humano. En esta nueva era, los académicos serán la vanguardia para ayudar a que se transmitan los mensajes de la institución y es vital que comuniquen que a la institución le importa y que continuará valorando a los alumnos como personas y al mismo tiempo dar una educación de alta calidad.

Una herramienta más para conectarse con los alumnos y sus familias es a través de un video del director o rector de la institución. Muchas instituciones ya los usan, pero ahora es vital que el mensaje exprese preocupación por la salud y seguridad de los alumnos y empleados actuales. El video deberá hablar de planes y el “porqué” de las decisiones que se toman, ya que la transparencia es la piedra angular para construir la confianza. Este video se debe actualizar con frecuencia y abordar cómo la institución está siendo flexible y adaptándose para mantener la excelencia académica y el bienestar social. Este video también es una oportunidad para recordarle a sus alumnos y sus familias que algunas cosas importantes no están cambiando, como las metas y los valores de la institución.

También los exalumnos pueden jugar un rol en la conexión con los alumnos. Las instituciones pueden reclutar exalumnos para que llamen o manden mensajes de texto a alumnos actuales para estar en contacto de vez en cuando. Emparejar exalumnos de la escuela de negocios, por ejemplo, para que contacten a alumnos actuales de negocios puede forjar una conexión impactante y significativa. Incluso reclutar exalumnos notables o muy conocidos para que manden mensajes a los alumnos hará la diferencia.

Y recuerda que la educación solo en línea impactará psicológicamente de forma distinta a los alumnos. Algunos alumnos anhelan una conexión física con su institución y no existe reemplazo para las clases presenciales o caminar por la explanada, para esos alumnos, alguna conexión visual con su universidad será benéfica. Es una buena idea que ocasionalmente se envíen fotografías atractivas del campus o crear fondos virtuales del campus para que los usen los alumnos e instructores durante las teleconferencias y clases en línea. Los alumnos que extrañen el entorno del campus encontrarán consuelo en esas imágenes, así que considera publicar fotos en redes sociales con mensajes alentadores. Tanto la Universidad de Purdue como la Universidad Swarthmore han acogido esta perspectiva.

Promueve las inscripciones de verano… y anticípate al cierre de año

Muchas instituciones ofrecen un pequeño programa de cursos de verano, ya que los alumnos a menudo aprovechan oportunidades curriculares complementarias como estudiar en el extranjero, pasantías, prácticas en investigación o tienen trabajos de verano para ahorrar dinero para el siguiente periodo académico. Para el verano de 2020, muchos alumnos irán a sus lugares de residencia y podrían considerar el verano como una oportunidad para ganar créditos académicos. Las universidades pueden intervenir para brindar nuevas o ampliadas ofertas de cursos. A medida que los alumnos se sientan más cómodos con los procesos de aprendizaje a distancia, pueden estar más dispuestos a inscribirse a cursos de verano. Y los cursos de verano en línea dan a las instituciones una oportunidad sin precedente para afinar los sistemas y procesos involucrados en el aprendizaje en línea, antes de la conocida saturación de alumnos en de fin de año. Para hacer el trato más atractivo, algunas instituciones, como la Universidad Houston Baptist, están ofreciendo reducciones en las colegiaturas para los cursos de verano en línea.

Dicho eso, también este es el momento estelar para enfocarse en la asesoría e inscripciones para fin de año. Una métrica indispensable para las inscripciones del siguiente ciclo es la inscripción anticipada de alumnos que continúan. Esto otorga una oportunidad de interacción privada entre alumnos y asesores académicos y docentes. Los estudiantes de la Generación Z tienen preferencia por la asesoría y el seguimiento en persona, de modo que permitir que asesores y académicos organicen sesiones de conferencias telefónicas o en la web para platicar sobre las inscripciones del segundo semestre de 2020 también puede permitir mantener contacto personal con los alumnos que continuarán. Estas conexiones con un miembro de confianza de la institución pueden influenciar la decisión de un alumno para regresar.

Apóyate en la tecnología

Ahora es el momento de impulsar la tecnología de tu campus al máximo. Un sistema de apoyo robusto en TI puede ser la columna vertebral de cualquier programa educativo de alto nivel en línea o el talón de Aquiles de uno mediocre.

Fortalecer la interacción estudiantil depende del acceso a más que solo usar el Sistema de Gestión de Aprendizaje para ofrecer cursos. Las instituciones pueden fortalecer la interacción mediante capacitación, talleres de éxito profesional y académico y conferencias simultáneas sobre liderazgo.

Además, las instituciones necesitarán mantener el acceso en línea a otras áreas de apoyo estudiantil, incluyendo servicios para discapacidad, servicios de orientación y recursos de apoyo académico. Las instituciones como la Universidad Delta han cambiado a servicios de orientación en línea y el Proyecto de Resiliencia Estudiantil de la Universidad Estatal de Florida, por ejemplo, son recursos en línea que promueven la salud mental y el bienestar, especialmente valioso para alumnos en riesgo que puedan sentirse profundamente aislados durante estos tiempos.

Las instituciones también pueden utilizar conferencias de video o audio para citas de asesoría, horarios de atención simultánea entre académicos, citas de orientación y reuniones de clubs y organizaciones.

Impulsar las herramientas de reunión en video y a distancia para estos servicios consolidará el vínculo indispensable entre alumnos y la institución. Algunas instituciones han dado pasos importantes para establecer servicios a distancia para apoyar a los alumnos en nuevos entornos de aprendizaje. La Universidad Técnica de Coahoma está organizando una semana de asesoría virtual y la Universidad Estatal Delta está ofreciendo rompecabezas fotográficos virtuales para mantener a los alumnos en contacto con el campus físico.

Aprovecha el momento

En última instancia, la pandemia de COVID-19 ha venido a romper el estereotipo de que las instituciones de educación superior son lentas para responder al cambio y están casadas con lo tradicional. Por el contrario, hemos visto que las instituciones han girado rápida y exitosamente para acoger un nuevo paradigma pedagógico. Las universidades que pudieron haber probado la educación en línea se han dado cuenta de que es hora de comprometerse. Casi de la noche a la mañana, la educación superior ha saltado a un nuevo siglo. Aquí la lección importante es que no tiene que ser un proceso doloroso y ni desorientador, lo que importa es mantener esa conexión vital entre la institución y el alumno y eso es algo que nunca cambiará.