Transparencia y desempeño institucional redefinen el futuro de UCN con Banner 9

Puntos clave

• "La interpretación de datos ha revolucionado nuestra eficiencia operativa, permitiendo una gestión más precisa y eficaz de los recursos institucionales".
• La Universidad Católica del Norte está en camino de cristalizar la ventaja estratégica de modelar y prever tendencias estudiantiles.
• Simplificar procesos centrales, como la matrícula, asegura una transición sin contratiempos hacia paradigmas educativos más flexibles.

La decisión de embarcarse en este proyecto de modernización no fue impulsada por la desesperación, aunque existía cierta premura. La urgencia no estaba principalmente vinculada a Banner, sino a nuestra infraestructura. La velocidad requerida por Banner y la operación institucional superaba la capacidad de nuestra infraestructura, colocándonos en una posición rezagada en este aspecto. En la práctica, Banner se volvía más exigente a medida que el propio modelo, en este caso, nuestra oferta de Posgrado demandaba mayores capacidades de Banner. Por lo tanto, la transición natural y orgánica era hacia Banner 9. Esta elección fue totalmente estratégica, buscando tener el núcleo del negocio respaldado por una plataforma dinámica, actualizable, que ofreciera una percepción mejorada para el usuario y una experiencia más fluida, al tiempo que nos permitiera crecer y satisfacer las crecientes demandas.

Fundamentos para la transición y cambio de paradigmas: hacia Banner 9 en la nube

Este caso de negocio se presentó con la necesidad de argumentar la inversión y definir las justificaciones para un cambio de plataforma. La justificación abarcó varios niveles; desde un punto de vista técnico, la infraestructura estaba llegando a niveles de obsolescencia. Era esencial que Banner permitiera avances dentro de la institución, especialmente respaldando la oferta de Posgrado como un ciclo completo, desde la matrícula hasta la titulación. La ambición futura incluía la expansión para abordar también la formación continua a través de Banner. Avanzar hacia Banner 9 resultaba natural, considerando los desafíos percibidos por los usuarios administrativos, como la necesidad de lidiar con versiones específicas de navegador y Java. La llegada de Banner 9 resolvió notablemente estos problemas, mejorando la navegación y positivamente afectando la experiencia del usuario, permitiendo a los ejecutivos tomar decisiones basadas en datos.

Cuando presentamos el caso al Consejo Superior, respaldado por una argumentación sólida sobre la necesidad de cambio en infraestructura y plataforma a corto plazo, la resolución fue optar por el cambio, con la condición adicional de migrar a la nube. Esto representó la ruptura de dos paradigmas estratégicos: el cambio de una solución On Premise a una en la nube y la adopción de la nueva tecnología y apariencia que caracteriza a Banner 9. Banner 9 se convirtió así en el habilitador que impulsará la gestión, ampliando la proyección institucional hacia la modernización de la experiencia académica y estableciendo las bases para una relación a largo plazo entre la Universidad Católica del Norte y Ellucian.

Socio estratégico: la evolución de la relación con Ellucian y adaptación de Banner 9 al entorno educativo en chile

En Chile, especialmente en el segmento donde se encuentran nuestros estudiantes universitarios, el entorno educativo está experimentando una creciente demanda. Existen numerosos factores que intervienen, incluidos aspectos regulatorios en el ámbito de la educación superior en el país. Nuestra responsabilidad es responder eficientemente tanto al cliente interno como al cliente externo, atendiendo con claridad y agilidad a todos los stakeholders que actualmente requieren información de manera exigente. Por ejemplo, al desarrollar el proceso de matrícula, es imperativo informar al Ministerio de Educación casi de inmediato sobre el tipo de programa, los estudiantes matriculados y las carreras en las que se han inscrito, información que ya está previamente registrada en un sistema único de admisión a nivel nacional. Consolidar toda esta información bajo el paraguas de un único sistema dentro de nuestra institución facilita enormemente nuestro trabajo. Todo el ciclo de vida del estudiante se centra en la información contenida en Banner, proporcionándonos una única fuente de consulta para todos esos datos.

Ellucian se ha convertido en un socio de negocios clave para nosotros. La renovación del contrato de mantenimiento fue una decisión sin dudar por parte del Consejo, fortaleciendo una relación que ha evolucionado durante más de 10 años, convirtiéndose para nosotros en un vínculo estructural y un socio en nuestra misión institucional.

Banner 9 debe ser considerado como el sistema que instrumenta el ciclo de vida del estudiante, una herramienta que no solo permite el cambio, sino que también proyecta nuestros futuros modelos y habilita una perspectiva diferente en los modelos existentes. Los cambios que buscamos implementar en torno a la formación de pregrado, como la habilitación de especializaciones, están estrechamente ligados a la propuesta de Banner.

Estos fueron los elementos que influyeron en la elección de la plataforma, el esfuerzo y el trabajo realizado a lo largo de 2022, y afortunadamente, ahora en 2023, podemos ver los frutos con la puesta en marcha exitosa de la plataforma.

Impacto de Banner 9 en la gestión académica y la acreditación

Además, es importante destacar que también consideramos el orden de acreditación en nuestras decisiones. El año pasado estábamos inmersos en un proceso de acreditación que reviste gran importancia en Chile, ya que condiciona el aporte financiero que el Estado otorga a la universidad, especialmente a través de la gestión de la Gratuidad. La duración de la acreditación juega un papel crucial, ya que a mayor número de años acreditados, mayor es el margen de costos cubiertos por la Gratuidad. La situación no es la misma para una universidad con 4 años de acreditación que para otra con 6 años y perteneciente al grupo de excelencia, como afortunadamente es nuestro caso. Al obtener una acreditación de 6 años, hemos ingresado al grupo de excelencia de universidades en Chile, y uno de los pilares fundamentales que sustentaron esta acreditación fue el fortalecimiento de nuestros sistemas de información. Se nos exigió mejorar nuestros sistemas para cumplir con los requisitos y proporcionar una experiencia de usuario superior. Estas mejoras no solo responden a las exigencias de acreditación, sino que también se alinean con nuestros esfuerzos constantes por alcanzar estándares más altos. Las solicitudes de cumplimiento de acreditación son amplias y abarcan desde esquemas formativos, inversiones, administración, aseguramiento de calidad hasta las diversas áreas que abarca un proceso educativo: pregrado, posgrado, formación continua, vinculación con el medio e investigación. En nuestro anhelo de consolidar la mayoría de estos elementos en una única plataforma, Banner desempeña un papel estratégico al convertirse en el centro de administración del núcleo de nuestro negocio. Aunque gestionamos de manera sólida el posgrado, el pregrado sigue siendo el pilar fundamental que sustenta nuestro negocio, y por ello, nos enfocamos primordialmente en fortalecerlo.

Optimizando el pregrado y gratuidad

En el ámbito del pregrado, contamos con alrededor de 11,000 estudiantes, una cifra que, si bien puede parecer modesta en comparación con otras instituciones, creemos que representa una cobertura significativa. Es particularmente relevante destacar que la presencia de estudiantes con gratuidad ha ido en aumento. Este dato cobra una importancia crucial, ya que implica la necesidad de una caracterización más precisa de estos estudiantes, lo cual a su vez facilita una intervención más efectiva. La gratuidad conlleva una responsabilidad adicional de cuidado y seguimiento, ya que nos obliga a identificar áreas de intervención, determinar deficiencias provenientes de la educación secundaria y llevar un seguimiento detallado de su progreso académico. En un entorno con múltiples decisiones y variables, la capacidad de contar con información relevante desglosada se convierte en una tarea formidable. En este contexto, como área de TI hemos asumido el papel de proveedores clave de información para todos los responsables de la toma de decisiones. Nuestra unidad de Éxito Académico se encarga de garantizar el cumplimiento de los estándares de rendimiento de los alumnos, proporcionando constantemente datos, caracterizaciones y avances curriculares que permiten mejorar la eficacia y eficiencia de su labor. Este enfoque adquiere una importancia aún mayor en momentos de restricciones presupuestarias, ya que nos permite optimizar recursos y tomar decisiones informadas, una habilidad esencial dada la complejidad de los desafíos actuales.

En el ámbito de posgrado, en la actualidad contamos con alrededor de 1000 estudiantes. Aunque este número puede parecer modesto en comparación con la amplia oferta nacional que cuenta con numerosos cupos, para nosotros representa la cimentación de bases sólidas ante lo que anticipamos será un crecimiento exponencial. Actualmente, gestionamos 50 programas de posgrado, que incluyen doctorados, maestrías, entre otros. Estos modelos académicos demandan una gestión de información curricular de manera unificada. Enfrentamos uno de los grandes desafíos al integrar la gestión de posgrado con el módulo de Cuentas por Cobrar. A diferencia del pregrado, donde los pagos son procesados como una única transacción, en el posgrado debemos distribuir los pagos por cuentas, centros de costos y programas, además de pasar por diversas unidades y cumplir con impuestos específicos asociados a la gestión. Gestionar este proceso de manera eficiente no solo requería atención, sino también automatización. Por ende, el paso natural hacia Banner 9 se hizo necesario para abordar estas complejidades de manera efectiva.

Logros en transparencia y avances en desempeño institucional: el uso estratégico de los datos y predictividad con Banner 9

Consideramos que uno de los mayores logros alcanzados con Banner 8 en estos años fue la transparencia en el ciclo de vida del estudiante. Antes de la llegada de Banner 9, operábamos en silos, lo que generaba discrepancias notables en las cifras reportadas. Si se quería conocer el número de alumnos matriculados, la respuesta variaba según el departamento que proporcionara la información, incluso si se refería al mismo período de tiempo. Unos mencionaban mil, otros dos mil quinientos, y otros 1400, y lo más desafiante era que todos tenían razón y, al mismo tiempo, todos estaban equivocados. Esta disparidad se volvía evidente al tener que responder a todos los interesados mencionados anteriormente. La transparencia en la presentación de cifras relacionadas con el ciclo de vida del estudiante, tanto para audiencias internas como externas, ha facilitado una toma de decisiones más informada y coherente.

Asimismo, así como reconocimos la necesidad de transparencia y orden financiero, también identificamos la importancia del desempeño institucional. Durante este año, hemos concretado una aspiración fundamental de nuestra dirección: entender el comportamiento y rendimiento de materias y carreras de manera integral, alcanzando la unicidad. En otras palabras, ahora podemos determinar cómo se desempeñó una materia específica durante el año 2017 y analizar su comportamiento en el primer trimestre del 2022. Esta trazabilidad de datos se ha convertido en un recurso esencial que nadie quiere dejar de utilizar. La capacidad de visualizar comportamientos y establecer con precisión lo que nos dicen los datos ha marcado un punto de no retorno para nosotros. Ahora, nuestra ambición se orienta a llevar los datos a niveles más avanzados de modelamiento, con el objetivo de prever comportamientos y alcanzar modelos predictivos. ¿Cuál es el riesgo real de abandono de nuestros estudiantes? ¿Cómo podemos anticiparnos a los problemas? ¿Se ajusta este programa a las demandas del mercado? ¿Qué modificaciones internas podemos realizar para hacerlo más atractivo y rentable tanto para el estudiante como para la institución? Estamos avanzando incluso en términos sociales: ¿estamos formando profesionales que Chile y la región realmente necesitan? ¿Estamos proporcionando a nuestros estudiantes las herramientas para seguir autoformándose incluso después de graduarse? Por eso, nuestra ambición es que los datos hablen. Sin duda, para lograr esto, es esencial tener confianza en los datos. Creemos que la transparencia de la información se ha convertido en uno de los activos más valiosos para nuestra organización desde la implementación de Banner.

Matriculación sin contratiempos, hacia nuevos paradigmas y desafíos venideros

Tuvimos un ejercicio muy interesante en días recientes para Banner 9: la matrícula. Nosotros abrimos este lunes el proceso de matriculación desde Banner 9, con una nueva forma de ingresar e interactuar con el sistema, y teníamos nuestras dudas de cómo se iba a comportar el usuario. Ya pasado el proceso completo pudimos hacer un comparativo simple entre cuántos correos habíamos recibido por problemas de ingreso y matrícula versus cuántos alumnos se habían matriculado. A la fecha se habían matriculado ya 4000 alumnos recibimos solo 30 correos con un nivel mínimo de incidencia.

Así, el cambio de plataforma no representó ningún contratiempo para ellos, lo cual, sin duda, resultó en un beneficio claro para nosotros. No obstante, somos conscientes de que aún nos esperan cambios de paradigmas por manejar. Estamos implementando nuevas formas de inscripción de materias, un enfoque renovado para el ingreso de calificaciones, entre otros ajustes, todo ello con el objetivo de ofrecer una experiencia aún más satisfactoria para nuestros usuarios.