Ventajas de un portal de inicio de sesión único para mejorar la experiencia estudiantil
Imagina entrar en un edificio y tener que introducir tu contraseña y usuario en cada una de las puertas que quieres abrir. Pasarías más tiempo en cada puerta de entrada que realizando tus actividades al interior. Esto es lo que ocurre a los estudiantes universitarios cuando su información está dividida en varias aplicaciones y terminan accediendo a sus servicios con demasiadas pestañas abiertas, un sinfín de contraseñas que recordar y mucha frustración.
Crear un portal unificado de inicio de sesión único es una forma estupenda de eliminar estas molestias de la vida de tus estudiantes y facilitarles el acceso a servicios como la inscripción, la selección de cursos, las publicaciones del campus, los catálogos de las bibliotecas, etc. Al tiempo que se agilizan los procesos administrativos, aumenta la seguridad, con una gestión de identidades optimizada, y se dan pasos significativos hacia la creación de experiencias digitales más enriquecedoras.
Sin un centro unificado, el volumen resultante de pantallas de inicio de sesión y redireccionamientos hace que sea fácil perder información clave necesaria para realizar las tareas cotidianas. Por ejemplo, los estudiantes pueden no ver las oportunidades de becas si la ayuda financiera está totalmente separada del centro de pagos. O puede que estén consultando el portal de su curso para ver si se ha cancelado alguna clase y no reciban un correo electrónico de su profesor.
Un portal centralizado de inicio de sesión único o panel de control es un destino personalizado en el que los estudiantes, profesores y personal pueden ver y completar las tareas de su programa diario. En lugar de hacer que los usuarios rastreen los servicios saltando de una aplicación a otra, un panel de control agrega y ofrece toda la información que necesitan, en cada paso del camino, en una sola pantalla. Y a medida que el panorama de la educación superior siga evolucionando, las instituciones tendrán que dar prioridad a servicios cómodos y claros para apoyar mejor a los estudiantes.
Aliviar la sobrecarga de información
En una encuesta realizada en 2022*, los encuestados señalaron que "sentirse abrumado por la cantidad de información" es el principal problema de los estudiantes que utilizan tecnología educativa. Cuando los servicios están desconectados entre sí o carecen de instrucciones claras de uso, los estudiantes que buscan información pueden desistir antes de encontrar lo que necesitan. En algunos casos, esto sólo se traduce en un trabajo atrasado y una nota más baja. Otras veces, en el peor de los casos, ser incapaz de encontrar información significa la diferencia entre recibir ayuda financiera o tener que abandonar los estudios.
El incumplimiento de los plazos, aunque a menudo se atribuye a la falta de organización del estudiante, puede ser producto de las crecientes demandas de atención de los usuarios cuando lo que está en juego no siempre es evidente. Cuando las instituciones hacen un mejor trabajo centralizando la información y programando notificaciones eficaces, los estudiantes tienen más probabilidades de tener éxito.
*Resultados de una muestra representativa a nivel nacional en EE.UU. de 999 estudiantes matriculados actualmente en un programa de educación superior, realizada para Ellucian por Hanover Research en marzo de 2022.
Los cambios en la educación superior para ofrecer mayor flexibilidad y opciones de obtención de credenciales reflejan cómo ha cambiado el "estudiante medio". Hoy en día, cada vez son más las personas que cursan estudios al tiempo que trabajan o forman una familia, lo que supone un equilibrio difícil y a menudo insostenible. En una encuesta de 2021 citada por la Chronicle of Higher Education, entre los encuestados que habían dejado de cursar estudios superiores, más de la mitad señalaba el coste de la matrícula como principal obstáculo, más de un tercio citaba las responsabilidades familiares y una cuarta parte los conflictos laborales. Cuando se compara con otras prioridades, la educación suele ocupar el último lugar de la lista.
Un portal del campus puede hacer que el proceso de aprendizaje y permanencia sea lo suficientemente intuitivo como para encajar en una vida ya de por sí ajetreada, pero no basta con construir un tablero de información y aparcarlo en una página web. Además de la necesidad de que los servicios sean accesibles a distancia, la pandemia puso de manifiesto el alcance de la brecha digital en la educación superior. Aunque los campus han reanudado desde entonces las clases presenciales, muchos estudiantes siguen careciendo de acceso constante a dispositivos con Wi-Fi, aparte de sus teléfonos. Por ello, las instituciones deben desarrollar un portal que responda a los dispositivos móviles y esté optimizado para su uso sobre la marcha.
Ir al encuentro de los usuarios
La capacidad de respuesta móvil no es sólo un punto importante de accesibilidad. Es una expectativa. El estudiante de hoy es ante todo un consumidor y quiere que las funciones institucionales estén disponibles en línea, desde cualquier dispositivo y en cualquier momento. Si puedes pedir un par de zapatos desde una aplicación en tu teléfono a las 2 de la mañana, ¿por qué no puedes comprobar el estado de tu ayuda financiera con la misma facilidad? ¿O solicitar un expediente académico? ¿O encontrar respuestas a las preguntas más frecuentes?
Aunque los "zoomers", otra forma de referirse a la generación Z, suelen ser los estudiantes con más cultura digital, todas las generaciones han sido condicionadas a echar mano de sus teléfonos cuando buscan respuestas. Un panel de control centralizado, sobre todo si se ofrece a través de una aplicación específica, puede evitar la búsqueda inútil en Google, ahorrando tiempo y recursos y animando a los estudiantes a asumir un papel activo e independiente en su educación.
El autoservicio no puede, ni debe, sustituir al soporte en persona, pero es una herramienta útil que puede utilizarse en cualquier momento y lugar para ayudar a los estudiantes a seguir por el buen camino. Cuando se integra con un portal del campus, el autoservicio minimiza el número de correos electrónicos, mensajes de texto, llamadas telefónicas y visitas a la oficina que se necesitan para gestionar los requisitos, realizar un seguimiento del progreso de la titulación y llevar a cabo otras actividades que los estudiantes necesitan para permanecer matriculados.
Impulsar servicios modernos con datos
La diferencia entre un portal de campus eficaz y una página de inicio con un montón de hipervínculos es la información de valor. Aunque un punto de acceso centralizado proporciona a los estudiantes una experiencia cohesiva, el mayor beneficio es la integración de software y datos en todo el ecosistema tecnológico del campus, impulsando los esfuerzos de colaboración para garantizar resultados satisfactorios.
Los asesores ya tienen acceso a indicadores comunes de rendimiento, como las notas y los índices de asistencia, que pueden alertar a tiempo si un estudiante tiene dificultades. Pero los datos pueden utilizarse para apoyar el bienestar de los estudiantes de diversas maneras, haciendo un seguimiento de todo, desde el estado de la vivienda hasta el uso del plan de comidas. Un campus interoperable -en el que la información pueda compartirse entre sistemas y departamentos- puede crear sistemas de alerta temprana que analicen los datos de los estudiantes y movilicen el apoyo adecuado exactamente cuando se necesita.
Las alertas tempranas son más eficaces cuando los estudiantes, los profesores y el personal las reciben en el mismo entorno digital, lo que facilita la conexión de otras partes. Sin embargo, no siempre se requieren intervenciones completas. A menudo, todo lo que se necesita para evitar que tareas administrativas relativamente sencillas descarrilen el viaje de un estudiante es un simple "empujoncito". Estos breves recordatorios automatizados garantizan que cada usuario sepa exactamente lo que se necesita de él, sin necesidad de que el profesorado y el personal tengan que hacer un seguimiento manual de los estudiantes.
Cómo empezar a utilizar un portal del campus
Aunque el tipo de información que ofrece un portal o panel de campus personalizado puede adaptarse a cada usuario, hay algunas áreas de interés común. En general, los estudiantes deberían tener fácil acceso a lo siguiente:
- Resumen de clases actuales y anteriores
- Tareas pendientes y calificaciones actuales
- Situación de la ayuda financiera y documentos pendientes
- Centro de pagos
- Información de contacto y datos del asesor
- Progreso de la titulación
- Próximos eventos
- Recursos de salud en el campus
Estos son puntos de partida, pero los usuarios deben poder personalizar sus portales de forma rápida, sencilla y en cualquier momento. Por ejemplo, al principio del semestre, un estudiante puede querer que la matrícula de las clases esté en la parte superior de su panel, pero después del periodo de altas y bajas, las calificaciones actuales pueden tener prioridad en su lugar.
Para asegurarse de que el portal del campus presta un servicio adecuado a sus usuarios, las instituciones también deben recabar periódicamente las opiniones de los estudiantes, los profesores y el personal. Al incorporar la perspectiva de la comunidad y comunicar todos los cambios relevantes, los responsables del campus pueden guiar a los usuarios en la implementación del portal y en todas las actualizaciones futuras.
Modernizar la experiencia del campus
Los portales de campus centralizados y de inicio de sesión único son una pieza clave del rompecabezas de la modernización de la educación superior, ya que ofrecen a los estudiantes más autonomía, comodidad y claridad, al tiempo que equipan al profesorado y al personal para realizar su trabajo más impactante. El autoservicio permite a los estudiantes gestionar fácilmente su propio progreso académico, mientras que los sistemas interoperables coordinan el apoyo de profesores y asesores siempre que sea necesario. Y al garantizar que todos los servicios estén conectados y accesibles en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, las instituciones pueden eliminar los obstáculos que impiden el éxito y ayudar a todos los miembros de la comunidad universitaria a centrarse en lo más importante.
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