Plataforma SaaS para Educación Superior: perspectivas de Ellucian para 2024

Puntos clave

• La evolución del panorama educativo es el catalizador que impulsa el desarrollo continuo de nuestra plataforma SaaS que se integra en un todo coherente. 
• Nuestro enfoque estratégico no solo mejora la eficiencia operativa, también fortalece la capacidad de adaptación tecnológica de las instituciones de educación superior.
• Todas las APIs de Ellucian siguen una especificación estándar, asegurando su compatibilidad mutua y con cualquier API externa.

La transición hacia plataformas SaaS se presenta como un componente clave en el escenario de la educación superior, independientemente de la trayectoria individual de cada institución hacia la nube. En esta conversación, vamos más allá de la mera discusión sobre SaaS para explorar cómo la plataforma SaaS de Ellucian se erige como un recurso valioso en la actualidad. Lo que compartiré a continuación abarca tanto las innovaciones ya implementadas en la Plataforma Tecnológica de Ellucian como las que están en proceso, elementos cruciales para la toma de decisiones estratégicas.

Es imperativo comprender los desafíos que enfrentamos, tanto las instituciones de educación, como nosotros en la posición de sus socios tecnológicos. La atracción de nuevos prospectos se ha vuelto un terreno más complejo, anticipándose a una reducción proyectada de hasta el 15% para 2025. Esta realidad impulsa a las instituciones a replantearse sus estrategias de atracción, favoreciendo en muchos casos la transición hacia modelos centrados en la educación continua. Este cambio, acelerado en parte por las circunstancias pandémicas, se entrelaza con transformaciones en la atracción y retención de talento, donde el 73% de las instituciones de educación superior informan un cambio significativo en sus equipos mayor incluso que durante la pandemia.

La flexibilidad geográfica, evidente en la capacidad de trabajar desde cualquier lugar, es otra faceta de este panorama en evolución. Este fenómeno, que ha recalibrado la relación entre el espacio físico y el trabajo, también impacta directamente en la atracción y retención de talento o recursos humanos en educación superior. Los ciberataques, una amenaza omnipresente en el entorno digital, se han intensificado con la migración de procesos educativos a plataformas en línea, reportándose 1.6k ataques cada semana en la industria.

Los estudiantes, afrontando la realidad económica, han adoptado una actitud laboral activa, con siete de cada diez estudiantes de tiempo completo trabajando para sufragar sus gastos. Esta dinámica redefine las preferencias educativas, donde el 29% de los estudiantes prefiere cursos híbridos, incluso más allá de las necesidades prácticas, convirtiéndose en una preferencia arraigada. Además, el 62% de los prospectos adultos muestra una inclinación hacia programas de educación continua, marcando una transición en la diversidad de estudiantes y sus objetivos educativos.

Toda esta evolución del panorama educativo es el catalizador que impulsa el desarrollo continuo de nuestra plataforma SaaS que se integra en un todo coherente. Estos cambios no representan un cambio de estrategia, sino más bien una construcción progresiva sobre cimientos sólidos. En el panorama general de capacidades para la gestión de la educación superior, la antigua nomenclatura basada en features and functions ha cedido paso a un enfoque más centrado exponenciar los procesos cruciales que Ellucian respalda en la educación superior. La transparencia hacia el usuario final, ya sea estudiante, personal funcional o docente, se ha convertido en la esencia de nuestra evolución, facilitada por elementos que operan eficientemente en la nube.

Ellucian Ethos Platform: maximizando la utilidad de los datos institucionales

Adentrándonos en el terreno más técnico de las capacidades necesarias para una transición sostenible y consistente hacia SaaS, tenemos que hablar de la plataforma Ethos y su fundamento: las fuentes de datos que nutren la riqueza de información institucional. Estas fuentes son tan diversas como cruciales, abarcando desde datos internos de la comunidad universitaria hasta contenido proveniente de aplicaciones externas y gubernamentales. En este complejo entramado, la información institucional con la que interactuan las aplicaciones de todo el campus, se integra de manera sinérgica con la plataforma tecnológica de Ellucian.

Un desafío inherente a esta diversidad de fuentes es la disparidad en los lenguajes de datos. Cada fuente tiene su propia interpretación de conceptos aparentemente simples, como la "dirección". Por ejemplo, para algunos, "dirección" puede limitarse a una calle y una colonia, mientras que en Ciudad de México se amplía a incluir el nombre de la delegación. La clave radica en la creación de un modelo de datos que funcione como un diccionario, traduciendo y normalizando estas variaciones para garantizar la coherencia y utilidad de la información.

Aquí es donde entra en juego la capa fundamental de Ethos Integration. Esta capa no solo facilita la conexión entre diversas fuentes de datos, sino que también actúa como el traductor universal que normaliza la información. En lugar de depender de conexiones punto a punto, Ethos Integration permite un enlace directo desde cada fuente de datos hacia Ethos. Desde esta centralidad, la información se distribuye de manera eficiente a todas las demás fuentes, simplificando el proceso y asegurando que cualquier cambio o actualización se realice de manera centralizada. Este enfoque estratégico no solo mejora la eficiencia operativa sino que también fortalece la capacidad de adaptación tecnológica de las instituciones educativas ante las demandas cambiantes en gobierno de datos.

Data Access y Data Connect: potenciando la gestión y utilización de datos en la nube

En el marco de la modernización educativa, la gestión eficaz de los datos es esencial. Es en este contexto que Data Access emerge como el espacio en la nube donde reside la información esencial, actuando tanto como una plataforma de transición como un terreno propicio para la explotación de datos, en la creación de tableros de mando y otras aplicaciones. Aquí, el flujo de información normalizado proveniente de Ethos toma forma, llegando de manera directa a los usuarios finales.

Data Connect, una adición más reciente en el ecosistema Ellucian, se presenta como una verdadera innovación en la creación de integraciones. Conocido como una "Integración Platform As a Service" (Plataforma de Integración como Servicio), busca simplificar la programación al mínimo necesario. A través de APIs, webservices y otros elementos, facilita la creación y persistencia de conexiones sin necesidad de una codificación extensiva, priorizando la parametrización. Los mapas de datos, que ya exploramos con Ethos, desempeñan un papel clave en esta simplificación, especialmente en el contexto de los requisitos regulatorios y capacidades que son cruciales para las instituciones educativas.

En un entorno en constante cambio, donde la nube y entornos SaaS se perfilan como la nueva normalidad de la educación superior, la flexibilidad se convierte en un activo crucial. Data Connect aborda este desafío al ofrecer dos variantes: la versión Runtime, que permite ejecutar las integraciones creadas por Ellucian; y la otra, una opción más amplia que capacita a las instituciones para desarrollar sus propias integraciones, proporcionando herramientas robustas y directas para trabajar con la estructura de Ethos y otros elementos clave.

Es fundamental destacar que en el paradigma actual, muchas de las modificaciones realizadas, ya sea por Ellucian o por las propias instituciones, no son fácilmente portables. Aquí es donde entra en juego la visión estratégica de la plataforma, proporcionando a las instituciones las herramientas necesarias para personalizar y parametrizar las soluciones de manera eficiente. Data Connect, en este contexto, no solo es una herramienta técnica, sino un facilitador que empodera a las instituciones educativas para adaptarse y evolucionar en su estrategia de digitalización.

Ellucian Experience: unificando y simplificando la experiencia del usuario

En un entorno donde la información fluye desde diversas fuentes y actividades, Ellucian Experience destaca como una solución centralizada que une tanto datos como actividades institucionales. Pero más allá de su función central, para nosotros en Ellucian, Experience representa algo más profundo: una interfaz unificada que redefine la experiencia del usuario.

Ellucian Experience se erige como la interfaz única que aglutina todas nuestras soluciones, desde el procesamiento de aplicaciones hasta las innovadoras soluciones que hemos implementado recientemente. La premisa es simple pero poderosa: proporcionar una interfaz consistente para nuestros usuarios, independientemente de la fuente o plataforma subyacente. Por ejemplo, si un estudiante visualiza su horario de clases o calificaciones, no necesita preocuparse si la información proviene del Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) o del Sistema Académico (SIS). El máximo próposito es ofrecer experiencias simples y transparentes a la comunidad. Incluso si hay cambios en las plataformas de otras capas, la interfaz de Experience permanece consistente para el estudiante.

Este enfoque no solo simplifica la experiencia del usuario, sino que también facilita la transición tecnológica para las instituciones. Al evitar la necesidad de generar elementos que conllevan curvas de aprendizaje, se promueve la adopción fluida de nuevas tecnologías. Experience se respalda en elementos clave, como bibliotecas de diseño del sistema para garantizar consistencia visual y de imagen institucional, plantillas de creación de contenido que simplifican la utilización de casos de uso comunes, y un robusto conjunto de herramientas de desarrollo, como Software Development Kits (SDK), scripts y APIs, con documentación detallada para facilitar la implementación de cambios en las diferentes tarjetas.

Un aspecto fundamental que vale la pena subrayar es que todas las herramientas que he mencionado hasta ahora, desde Data Connect hasta Ethos y Experience, son las mismas que utilizamos en Ellucian para desarrollar nuevas soluciones. Lo que está disponible para nuestros clientes son las mismas herramientas que impulsan nuestras propias innovaciones, asegurando que estén respaldados por tecnología de vanguardia y metodologías que han demostrado su eficacia en el desarrollo de soluciones educativas avanzadas.

Ellucian Insights: desentrañando la información con flexibilidad y accesibilidad

Insights, es nuestra aproximación a la explotación de datos, ofreciendo una perspectiva unificada y accesible desde las diferentes soluciones de Ellucian. Este enfoque es especialmente relevante al considerar la diversidad de datos, tanto internos como externos a las aplicaciones de Ellucian, que queremos integrar y analizar.

La herramienta se apoya en un "lago de datos", un repositorio que nos permite abordar tanto datos estructurados como no estructurados. Ya sea informes operativos sencillos o paneles de control más complejos, podemos extraer información, datos y contenido externo o propio desde esta misma fuente. Aprovechamos la robustez del modelo de datos existente, que continuamente se fortalece con el tiempo, y aspiramos a democratizar los datos, permitiendo patrones de acceso flexibles para los usuarios finales.

La flexibilidad y la diversidad son características centrales de Insights. Las fuentes de datos pueden variar, y la herramienta considera no solo la información interna de Ellucian, sino también las particularidades que representan las localizaciones en la región y las modificaciones específicas de cada institución. Para crear informes, Insights ofrece dos opciones: la opción "Bring Your Own Tool" permite a las instituciones utilizar sus propias herramientas existentes, como Argos o Business Objects, aprovechando el modelo de datos y el lago de datos proporcionados por Ellucian. Alternativamente, está la solución completa de Insights, que no solo ofrece informes y paneles, sino también contenido curado para una experiencia de usuario más directa.

Insights permite a los usuarios crear informes, listas o tablas sobre la marcha de manera flexible y en tiempo real. Ya sea la necesidad de obtener una lista instantánea de estudiantes de una carrera específica o la creación de análisis más complejos, Insights se adapta a las demandas cambiantes, permitiendo a las instituciones obtener información significativa de manera ágil y sencilla.

Ellucian Maestro: simplificando tareas operativas con eficiencia

Presentamos Ellucian Maestro, una solución innovadora y reciente diseñada para abordar tareas operativas de manera intuitiva, en esencia, una herramienta de flujo de trabajo (workflow). Es fundamental entender su distinción con Ellucian Workflow: mientras este último se centra en la gestión de procesos empresariales para conectar soluciones de manera integral en toda la institución, Maestro se orienta hacia la automatización de tareas operativas más específicas.

Maestro se asemeja más a la funcionalidad operativa de Banner Workflow, siendo más práctico y directo en sus aplicaciones. Su enfoque se dirige a la creación y asignación masiva de tareas, como la gestión de retenciones, por ejemplo, optimizando procesos operativos clave. Esta solución se posiciona como una alternativa SaaS a Action Item Processing, ofreciendo una opción eficiente para procesos críticos, como inscripciones, donde se busca captar la atención del estudiante para realizar acciones específicas, como la firma de documentos o el reconocimiento de deudas.

Maestro no solo simplifica y agiliza las tareas operativas, sino que también proporciona una alternativa ágil y basada en la nube para las instituciones educativas, permitiendo cautivar a los estudiantes y ejecutar procesos esenciales de manera más eficiente.

Herramientas de Extensibilidad en Ellucian: potenciando la adaptabilidad y la innovación

Las herramientas de extensibilidad en Ellucian son la clave para llevar la adaptabilidad y la innovación a un nuevo nivel. Para comenzar, mencioné Data Connect como la solución integral de integración en la plataforma SaaS, que permite a su institución conectarse de manera eficiente.

Un componente esencial en este ecosistema son los APIs (Interfaces de Programación de Aplicaciones). Ellucian cuenta con un catálogo diverso, incluyendo Ethos APIs, que se alinean con la estructura discutida anteriormente, y Business Process APIs, que se enfocan en los procesos de negocio de formularios y pantallas de Banner, entre otros. La clave aquí es la estandarización: todas las APIs de Ellucian siguen una especificación estándar, asegurando su compatibilidad mutua y con cualquier API externa. Además, hay una extensa documentación disponible para cada API, incluso aquellas en versiones beta, proporcionando una visión clara de su contenido y dirección.

El SDK (Kit de Desarrollo de Software) de Experience es otra joya en este arsenal de extensibilidad. Esta herramienta ofrece todas las capacidades necesarias para personalizar y extender la solución de interfaz de Experience, brindando flexibilidad y control a las instituciones.

Scheme Extensibility es otra herramienta poderosa que merece mención. Esta funcionalidad permite la creación de nuevas columnas en tablas existentes o la creación de tablas totalmente nuevas para almacenar información. La magia radica en la capacidad de utilizar Experience para diseñar interfaces intuitivas que faciliten la captura y gestión de estos datos extendidos.

Finalmente, ya exploramos Maestro como una herramienta específica de automatización de procesos, proporcionando eficiencia en tareas operativas clave.

Estas herramientas, en conjunto, ofrecen a las instituciones educativas un conjunto integral para la extensibilidad y adaptación, garantizando que estén equipadas para abordar los desafíos cambiantes y aprovechar las oportunidades emergentes en el dinámico viaje de la educación superior hacia la digitalización, la máxima flexibilidad y la invaluable eficiencia operacional que habilita el cumplimiento de la misión institucional y el éxito de los estudiantes.