Puntos clave
- La UWI se está adaptando para satisfacer las diversas necesidades de los estudiantes de hoy a través de tecnología innovadora.
- Relaciones sólidas con aliados estratégicos impulsan el compromiso de la UWI de servir mejor a sus estudiantes.
- Este viaje de transformación tiene que ver con la resiliencia, la aceptación del cambio y garantizar oportunidades para todos.
En la educación superior, el cambio no solo es necesario: es inevitable. En la University of the West Indies (Universidad de las Indias Occidentales), nos hemos embarcado en un viaje que abraza este cambio de frente, impulsados por el compromiso de mejorar nuestros servicios para nuestros estudiantes, profesores y comunidades. Nuestra misión va más allá de la modernización, se trata de transformar vidas. Sin embargo, para hacer esto, necesitábamos repensar cómo abordamos casi todos los aspectos de nuestro trabajo.
Desafíos que enfrenta la educación superior moderna
Uno de los mayores desafíos a los que nos enfrentamos hoy en día es el panorama estudiantil que cambia rápidamente. A lo largo de los años, el estudiante "típico" ha cambiado drásticamente. Ya no vemos solo a los estudiantes maduros tradicionales que saben lo que quieren de la educación superior. En cambio, nuestras aulas ahora dan la bienvenida a un grupo diverso de estudiantes, algunos no tan preparados académicamente como deberían, algunos buscan una segunda oportunidad, algunos están listos para un cambio de carrera, algunos son más jóvenes de lo esperado y muchos experimentan retos importantes en la vida. Esta diversidad es a la vez nuestra fuerza y nuestro desafío.
En UWI, servimos a 17 países de la región del Caribe, con una población estudiantil de alrededor de 50,000 estudiantes. Esto incluye cinco campus, cada uno de los cuales enfrenta desafíos únicos. Por ejemplo, nuestro campus más grande, Mona, en Jamaica, recibe menos de la mitad de sus fondos del Gobierno, lo que nos obliga a encontrar soluciones creativas para cerrar la brecha de financiamiento y garantizar el éxito de nuestros estudiantes. Esta realidad financiera exige que encontremos formas innovadoras y rentables de seguir impartiendo una educación de alta calidad.
Repensar la forma en que impartimos educación
Hemos tenido que reimaginar la forma en que impartimos la educación para satisfacer estas necesidades cambiantes. Hemos tenido que desglosar nuestros procesos, analizar detenidamente lo que funciona y lo que no, y hacer cambios para construir un sistema abierto, receptivo y resiliente que realmente sirva a nuestros estudiantes. Aquí es donde entra en juego la tecnología. Asociarnos con Ellucian nos ha permitido automatizar y agilizar procesos que antes creaban fricciones: el papeleo, los obstáculos de admisión y los ciclos interminables de entrada manual de datos. Nuestro enfoque ha cambiado a lo que importa: mejorar la experiencia de los estudiantes y empoderar a nuestros profesores y personal para mantenerse hiperproductivos y comprometidos.
Por ejemplo, en nuestro campus de Cave Hill en Barbados, hicimos la transición de la infraestructura local a la nube de Ellucian en solo seis meses. Durante nuestras conversaciones con su Director de Información, el Sr. Keith Inniss de Cave Hill, nos contaba: "El viaje no estuvo exento de desafíos, pero los resultados hablan por sí mismos. Redujimos drásticamente el tiempo de procesamiento durante el registro, lo que marcó una gran diferencia para nuestros estudiantes y personal". En diciembre de 2023, Cave Hill se convirtió en el primer campus en iniciar la transición a la Plataforma SaaS de Ellucian, demostrando su compromiso con la modernización y la eficiencia.
El dolor y la necesidad de la transformación
El cambio nunca es fácil. Hay dolor en la transformación, especialmente en una federación de cinco campus y numerosos sitios en toda la región, cada uno con su contexto y desafíos únicos. Hemos tenido que lidiar con estas complejidades en Antigua y Barbuda, donde me desempeño como directora de Registro Académico del campus Five Islands de la UWI. Hemos pasado noches diseccionando datos y examinando cada paso de nuestras capacidades. Hemos estado utilizando un "Modelo de Evaluación de Capacidades" (en inglés, CAM) para comprender nuestros cuellos de botella e ineficiencias. Créanme, no siempre es cómodo, pero es necesario. Debido a esta inmersión profunda, estamos en una posición mucho mejor para crear un sistema verdaderamente simplificado y coherente.
Durante un reciente panel de discusión en la Conferencia de Usuarios de Ellucian para América Latina y el Caribe, LACUC 2024, el Dr. Donovan Stanberry, Jefe de Registros del campus de Mona enfatizó que "debemos pensar en la tecnología no como una carga, sino como una herramienta. Durante demasiado tiempo, antepusimos la barrera del costo en lugar de centrarnos en cómo invertir en tecnología para mejorar los resultados de nuestros estudiantes". Este conocimiento ha impulsado gran parte de nuestra transformación, centrándonos en crear eficiencia y resiliencia a pesar de las limitaciones financieras.
El Modelo de Evaluación de Capacidades ha sido fundamental para identificar problemas como el procesamiento manual de admisiones en varios campus. Por ejemplo, antes de implementar Ellucian CRM, nuestro campus de St. Augustine a menudo veía a unos pocos cientos de estudiantes navegar con éxito el proceso de admisión sin ningún tipo de apoyo de la administración. El Dr. Smith, director de Registro Académico de la universidad, compartió que "después de implementar el nuevo sistema, esos números se dispararon a miles. No se trataba solo de tecnología; se trataba de asegurarse de que el proceso funcionara para las personas que lo utilizaban: nuestros estudiantes". Este cambio nos permitió servir mejor a nuestros estudiantes y reducir drásticamente la fricción asociada con la inscripción.
El éxito del cambio radica en que cada líder asuma su responsabilidad
Uno de los aprendizajes clave de este viaje es que el liderazgo y el compromiso son esenciales. El cambio no puede ser impuesto desde el exterior ni impulsado solo por los equipos tecnológicos. Tiene que ser propiedad de todas y cada una de las unidades funcionales: los registradores, los equipos de tesorería, los equipos de recursos humanos y las personas en el terreno que utilizan estos sistemas todos los días. La tecnología no es algo que nos hagan a nosotros; es algo hecho por nosotros, con nosotros y para nosotros. Queremos asegurarnos de que la transformación refleje nuestras necesidades y aspiraciones. Se trata de crear una visión compartida y comunicarla claramente en todos los niveles de la institución.
En Mona, nuestro campus más grande, ha surgido un nuevo enfoque en la inversión estratégica en tecnología como una herramienta en lugar de ver a TI como una carga. Anteriormente, la financiación limitada y un enfoque fragmentado conducían a una experiencia menos cohesiva para los estudiantes y el personal. Sin embargo, al imaginar un sistema más centralizado, nos estamos enfocando en objetivos a largo plazo, para garantizar que nuestra tecnología sirva a nuestra gente y no al revés.
El papel de las relaciones sólidas con nuestros socios estratégicos
En el corazón de este viaje se encuentra las alianzas. Quiero destacar que, para nosotros, Ellucian no es solo un proveedor, sino un socio en el sentido más estricto de la palabra. Están ahí a nuestro lado, guiándonos, apoyándonos y desafiándonos cuando es necesario. Comparto las palabras del Dr. Stanberry cuando dijo que "Ellucian fue fundamental para ayudarnos a comprender nuestras necesidades incluso antes de que las articuláramos claramente. No se trataba solo de vendernos un producto, sino de crear una solución juntos". Su apoyo nos está ayudando a crear lo que buscamos colectivamente: un entorno sin fricciones para nuestros estudiantes, un lugar donde puedan concentrarse en aprender, crecer y prosperar. Nos han permitido aprovechar los datos y las métricas en tiempo real para tomar decisiones basadas en el conocimiento, no en la intuición. Con estas herramientas, podemos pasar más tiempo donde importa, con nuestros estudiantes, y menos tiempo lidiando con obstáculos administrativos.
Un viaje de resiliencia y cambio incremental
Este viaje tiene que ver con la resiliencia, el compromiso y, como dice nuestro Secretario de la Universidad en cada oportunidad, no dejar que lo perfecto sea enemigo de lo bueno. Todavía no estamos donde queremos estar, pero no estamos donde solíamos estar. Estamos dando pasos pequeños, deliberados e incrementales. Asegurándonos de que cada miembro del equipo sea dueño del proceso, cometa errores, aprenda y avance. Este viaje comenzó hace años, pero apenas está cobrando impulso. Estamos comprometidos a llevarlo a cabo, no solo para nuestros estudiantes de hoy, sino también para las generaciones futuras.
Como dijo el Dr. Smith durante nuestras recientes conversaciones, "tenemos que dejar de hablar y simplemente hacer las cosas. Es un viaje con desafíos, pero estamos comprometidos a dar cada paso y aprender en el camino". Este énfasis en los pasos prácticos y accionables ha sido crucial para garantizar que nuestra transformación sea genuina y no solo teórica.
El legado de resiliencia del Caribe
Después de todo, nuestra región es conocida por su resiliencia. Hemos pasado por huracanes, desafíos económicos y más. Después de cada tormenta, nos levantamos de nuevo. Este viaje no es diferente. Se trata de estar a la altura de las demandas de una nueva era en la educación y garantizar que, independientemente de los desafíos que enfrentemos, sigamos cumpliendo nuestra promesa de empoderar e integrar mejor al Caribe a través del conocimiento y la generación de oportunidades.
El Dr. Donovan Stanberry capturó perfectamente este espíritu cuando señaló que "el Caribe siempre se ha tratado de resiliencia. Es posible que no todos lleguemos simultáneamente, pero es seguro que todos nos estamos moviendo. Después de cada desafío, nos levantamos y seguimos adelante. Esta transformación educativa es solo otro testimonio de ese espíritu perdurable".
