5 Estrategias de AIEP para la implementación de un SIS

Banner, al ser un ERP de clase mundial, nos brinda el apoyo que necesitamos para el desarrollo de las funcionalidades a la medida de nuestra institución, a la vez que nos permite enfocarnos en nuestra misión de formar profesionales.

María Consuelo Castillo, directora de Proyectos en AIEP

En octubre de 2022 tuve el gusto de presentar la ponencia “Estrategias de apoyo a la implementación de un ERP o SIS en una institución de educación superior”, como parte del programa principal de la Conferencia de Usuarios de Ellucian para Latinoamérica y Caribe (LACUC), que se celebró en Santiago de Chile. En esta ocasión me gustaría compartir con un público más amplio, con todos los líderes de proyecto que pudieran estarse enfrentando a los dilemas de la innovación y modernización institucional, algunas buenas prácticas, factores de éxito y lecciones aprendidas en la implementación de tecnología como un ERP o Sistema de Información Estudiantil en una institución de educación superior. 

El dilema de desarrollar o comprar tecnología

La mayoría de las instituciones de Educación Superior alguna vez se ha preguntado ¿qué será más eficiente desarrollar o comprar tecnología? Desde la experiencia de AIEP como un instituto perteneciente a la Universidad Andrés Bello y cuya misión  es educar jóvenes y adultos con formación técnica y profesional capaces de insertarse en el mundo laboral para contribuir al desarrollo del país, estos fueron algunos hallazgos: 

Centralización de datos: comprar la tecnología de un ERP o sistema de información estudiantil, en este caso Banner de Ellucian, permitió a AIEP cambiar su enfoque y pasar de que cada área tuviera sus propios datos y procesos a un nuevo entendimiento donde los datos y procesos son transversales a toda la organización. “Ya no son “mis datos” son “nuestros datos”” puntualizó Castillo.

La flexibilidad en el desarrollo: por lo general las universidades no cuentan con un equipo grande de desarrollo (no es su prioridad) lo que limita los tiempos de entrega de nuevas funcionalidades y requerimientos. Ellucian, con su experiencia en educación superior ofrece soluciones flexibles que se adaptan a las particularidades de la institución.

Experiencia estudiantil: desarrollar internamente tiene la desventaja de pensar en la inmediatez y en una mirada interna de las necesidades. Gracias a la experiencia global de Ellucian se pueden poner en acción las mejores prácticas comprobadas por las mejores universidades en el mundo, que son parte de la Comunidad Ellucian, a la vez que se mantiene un look and feel acorde a la marca institucional y que impacta positivamente en la experiencia del estudiante. 

En AIEP queremos implementar las mejores prácticas y la vasta experiencia de Ellucian trabajando con instituciones de educación superior en todo el mundo nos ayuda a hacerlo.

María Consuelo Castillo, directora de Proyectos en AIEP

5 consideraciones al implementar un ERP.

1.  Responder a las preguntas difíciles

Implementar un ERP requiere de un trabajo mancomunado entre la institución y el proveedor de tecnología. Lo primero es hacer un ejercicio de autorreflexión y responderse con total franqueza si la institución está dispuesta a cambiar, adaptarse y transformarse, además de reconocer si es una decisión institucional en sintonía con su visión y misión. Una vez ambas preguntas están validadas podemos hablar de la adquisición de tecnología.

2.  Proceso de adquisición

Al adquirir la tecnología es necesario que la institución tenga claros sus objetivos estratégicos, así como los procesos críticos que está dispuesta a sacrificar, modificar y crear. Resulta muy relevante tener una estrategia de gestión del cambio que soporte el cambio cultural que impactará internamente a todos los equipos en todas las áreas. Es por esta razón que en el proceso de adquisición se debe contar con la participación de las personas que conocen los procesos críticos, así como con las personas que estarán trabajando con la tecnología.

3.  Consideraciones del producto

Para elegir el producto adecuado es importante validar: 

• Que el ERP soporte los procesos core académicos de la institución como: admisiones, matriculación, inscripción, asistencia, calificaciones y ayudas financieras. Y que todos sean perfectamente automatizadas, rastreables y contrastables con su correspondiente impacto financiero. 
• Referencias: al momento de la compra las referencias locales e internacionales sirven para evaluar si la tecnología es la adecuada para la institución. Presencia en el mercado: es importante contar con un proveedor que tengas prácticas establecidas, también que cuente con un grupo de consultores académicos que realmente entiendan la estructura de una institución de educación superior. 
• Flexibilidad: el producto debe poderse adaptar a cambios con una corta ventana de aviso. 
• Seguridad del producto: hoy más que nunca contar con un producto que garantice la seguridad de la información y los procesos es crítico para las instituciones de educación superior ¡nadie quiere un ciberataque!

4.  Planeación, configuración y pruebas

En la implementación de un ERP existen muchas fases, quizá las más comunes son: 

• Planeación: se define el alcance del proyecto, los roles, los equipos de trabajo, las condiciones contractuales, las expectativas, la fecha de lanzamiento, entre otros. Lo más importante aquí es determinar metas realistas. 
• Configuración: se empieza a implementar la tecnología siguiendo el diseño de la arquitectura, se hacen los desarrollos necesarios y es preciso que la institución se empiece a adueñar del producto. 
• Pruebas: es el momento donde se corren los planes de prueba, incluyendo los casos de uso/particularidades que cada institución ha definido. Es en este momento donde la institución ya debe sentirse dueña del producto y capaz de hacer todas las pruebas de los desarrollos y procesos, para garantizar que todo esté funcionando correctamente

5.  Producción y cierre

Antes de salir a producción es recomendable tener un checklist que permita organizar todos los procesos que deben estar listos para el “Go live”. Si bien en esta etapa la institución debería ser autónoma y tener el control de sus procesos, debe contar con un proveedor que le acompañe con soporte y mantenimiento a posibles incidentes. 

Implementar y hacer uso de un ERP para la gestión de información en una institución de Educación Superior es un esfuerzo alineado a la innovación institucional y que responde a las demandas de los estudiantes y el momento específico que vive la organización, sin embargo, para tener una experiencia ágil y que mitigue incumplimientos, es necesario apoyarse de un socio con experiencia en educación.

El Instituto AIEP en Chile, en colaboración con Ellucian, ha definido un marco de implementación del Sistema de Información Estudiantil, Ellucian Banner. Con un enfoque permanente en la revisión de procesos y métodos aplicados, AIEP ha podido aprender constantemente cómo superar los desafíos que presentan este tipo de proyectos.