5 formas de mejorar la retención mediante la planificación académica

Puntos clave

• Definir definir una oferta personalizada, administrar la rentabilidad de sus cursos y ofrecer a los alumnos la capacidad de dar seguimiento a su progreso académico
• La tecnología ayuda a cubrir la brecha en aprovechamiento y mejorar las tasas de retención radicalmente.
• Ofrecer a los alumnos la capacidad de dar seguimiento de su progreso y necesidades de especialización

No es ningún secreto que la retención es un tema crítico para las universidades. Pero lo que no es tan conocido o que a menudo se pasa por alto es que la planificación eficaz de los cursos y una oferta sólida en los programas de educación continua puede desempeñar un papel importante para mejorar las tasas de retención, fortalecer la reputación institucional y dar mayor relevancia al trabajo de las áreas de posgrado, educación en línea y virtual. 

Algunas instituciones de la comunidad Ellucian están haciendo grandes progresos en esta área, alineando sus planes de estudio con los objetivos institucionales, atendiendo las demandas cambiantes del mercado laborar y diseñando cursos específicamente para cumplir sus objetivos. A continuación, ofreceremos 5 consejos sobre cómo crear procesos similares para mejorar la planificación curricular e impulsar la retención.

Asegúrese de alinear los cursos con los objetivos curriculares de su institución

Las universidades siempre han tratado de preparar a los estudiantes para la vida después de la universidad. Para mantenerse al día con los tiempos cambiantes, algunas universidades ofrecen ahora cursos en línea, pero tanto si se trata de encontrar un trabajo como de ampliar la formación profesional es importante delinear cursos y programas en función de las demandas específicas de la población estudiantil. 

Es muy común caer en la tentación de abrir cursos siguiendo una moda o una tendencia, sin embargo, la manera más acertada de ampliar y ajustar la oferta académica es escuchando las necesidades de la comunidad actual de estudiantes, de los recién egresados y de los exalumnos que luego de algunos años vuelven y buscan alguna especialización. 

Recuerde que su universidad es una isla asentada en un enorme lago de datos, referencias de miles de estudiantes y profesionales, disponibles para ayudarle a tomar las mejores decisiones, así que disponibilizar la información e intercomunicación entre sus sistemas académico o de información estudiantil (SIS), de gestión del aprendizaje, financiero y otros sistemas relacionados con el aprendizaje, es la mejor forma de alinear los objetivos curriculares de la institución y una gran vía para llegar a más estudiantes, ayudarles a alcanzar sus metas y mantenerse en el camino del éxito. 

Anime a los estudiantes a aprovechar las ventanas de inscripción temprana 

Algunos colegios y universidades permiten a los estudiantes inscribirse en los cursos antes del inicio del semestre. Esto puede ser una gran manera de que los estudiantes tengan una ventaja en sus cursos, y puede ayudarles a mantenerse en el camino de la graduación. Además, permite al personal manejar de forma más eficiente la carga administrativa y gestión de espacios físicos, y a las áreas de TI prepararse con anticipación para los picos de demanda tecnológica de los programas virtuales y en línea. 

En cuanto a la educación ejecutiva, es importante mantener abierta la comunicación con campañas automatizadas y permanentes vía correo electrónico, sms y web, con información de apertura y cierre de programas, ofrecer siempre una proyección de costos y ayudas financieras. En este punto también va a ser muy importante el nivel de integración entre el área de educación continua y los sistemas actuales académicos del resto de la institución, muchas veces son tratadas ambas áreas como independientes sin embargo, ofrecer una experiencia consistente en ambas modalidades evita el temido choque del “regreso a clases” para los egresados de larga data. Piense en ese 75% de los egresados cuya primera opción de especialización o posgrado es su alma máter, hágale el camino más fácil y asegure ese ingreso a su programa de educación continua. 

Ayude a los estudiantes a trazar un plan para completar su título a tiempo

Terminar la universidad a tiempo puede ser un reto para los estudiantes, pero con una planificación cuidadosa es definitivamente posible. En primer lugar, asegúrese de socializar los requisitos para cada carrera, especialización o programa y los plazos a cumplir. 

Ofrezca de manera proactiva los servicios de un asesor académico en campus o la oficina de servicios estudiantiles en línea. En cuanto a los programas de educación continua, debe ser ágil y oportuno al responder a estudiantes que podrían venir de instituciones con créditos, experiencias académicas y planes educativos muy diferentes. Esto requiere coordinación entre instituciones y departamentos (atracción, admisiones, asesoramiento académico y ayuda financiera). 

Diseñar y poner en marcha procesos (administrativos, académicos y de ayuda financiera) intuitivos y personalizados, según sus poblaciones objetivo, le ayudará a eliminar obstáculos para los estudiantes y crear eficiencias para el personal y profesorado. Diseñe portales digitales de autoservicios donde los estudiantes puedan tenr una vista rápida de su progreso, calificaciones, asistencias, pagos y certificados, poner todo en sus manos va a aligerar la carga administrativa y dejará el testigo de los datso para proyecciones futuras.

De a los estudiantes la flexibilidad para cursar múltiples niveles y periodos a su mejor conveniencia

Para mantener su excelencia académica, su institución debe ofrecer a los estudiantes la posibilidad de cursar múltiples niveles y períodos académicos. Tener la flexibilidad que les permita asistir también a otras instituciones, si lo necesitan, sin alterar su estatus en su institución principal, además de permitir a aquellos que hayan comenzado su educación en otro lugar venir a completar un programa de grado en su institución, aumentará no solo la retención, sino la atracción de prospectos postradicionales (estudiantes adultos o nuevos-tradicionales).

Esa posibilidad de elección no solo permite mantener el alto nivel de excelencia institucional, sino que cubre la necesidad cada vez mayor de los nuevos estudiantes por obtener un título adicional de grado o de postgrado sin sacrificar las oportunidades profesionales y la exigencia de obtener créditos de forma remota para ampliar sus opciones educativas. La nueva normalidad del estudiante de educación superior es buscar créditos de múltiples instituciones para diseñar un programa de estudio propio, no necesariamente uno que culminé con un grado tradicional, sino uno que lo lleve a ingresar o prosperar en la profesión de su elección. 

Para ofrecer esta flexibilidad es preciso alinear los planes estratégicos institucionales con las demandas laborales a que se enfrentarán sus egresados y para ello ya no es necesario recurrir a costosos análisis de mercado y de competencia, al mantener unificadas las fuentes de información, comunicación, progreso académico y solicitudes de educación continua, podrá extraer y analizar datos relevantes y personales para identificar temáticas, estacionalidad y relevancia de su oferta de educación tradicional y continua, su comunidad misma será el barómetro que le ayude a identificar los vientos de cambio y evitar que su oferta académica quede en rezago.

Utilice el análisis predictivo para identificar a los estudiantes en riesgo e intervenga oportunamente.

La incapacidad de graduarse es costosa para los estudiantes, tanto en colegiaturas desaprovechadas como en ingreso no percibido que un título de posgrado les permitiría. También es costosa para las instituciones cuyas reputaciones, matrícula y financiamiento están ligadas al éxito estudiantil. Como presidente, director, consejero delegado o vicerrector académico, busca constantemente formas de mejorar el desempeño de su institución. Una forma de hacerlo es utilizar el análisis predictivo para identificar a los estudiantes en riesgo. El análisis predictivo puede ayudarle a comprender qué estudiantes tienen más probabilidades de abandonar su institución y por qué. Esta información puede utilizarse para desarrollar intervenciones y mantener a estos estudiantes en la escuela. 

Un pequeño grupo de universidades están aplicando el análisis de datos predictivo y demostrando sus impresionantes resultados. Este informe de 2016 de New America (en inglés) describe cómo la Universidad Estatal de Georgia analizó 2.5 millones de calificaciones obtenidas por estudiantes en un periodo de 10 años para crear una lista de factores que predicen qué estudiantes tienen menor probabilidad de graduarse. Luego, la universidad usó los datos para transformar su sistema de asesoría, cubrir la brecha en aprovechamiento y mejorar las tasas de graduación radicalmente.

Con los desafíos de presencialidad y continuidad académica que enfrenta la educación superior hoy, la experiencia online, virtual y los microcréditos triplican ya la demanda en instituciones de Latinoamérica y el Caribe.

La mejora de la planificación curricular es esencial para impulsar las tasas de retención, terminación, e incluso atracción de estudiantes a programas de educación continua. Al definir una oferta personalizada, administrar la rentabilidad de sus cursos y ofrecer a los alumnos la capacidad de dar seguimiento a su progreso y necesidades de especialización, su institución puede proporcionar a los estudiantes una experiencia sin fisuras y mejorar sus posibilidades de completar un título o certificado. Para definir la "nueva experiencia universitaria" en su institución, como ya están haciendo las principales universidades de la región, póngase en contacto con nosotros y comience ya a mejorar su planificación académica y aumentar la atracción y retención de estudiantes.