Los datos: la clave para obtener la acreditación de forma sencilla y exitosa

Puntos clave

• Un sistema académico eficaz es clave para sustentar un proceso de acreditación, proporciona una estructura organizada para gestionar y acceder a información relevante. 
• El uso inteligente de los datos y su correcta recopilación simplifica y agiliza el proceso de acreditación.
• Incorporar los criterios de acreditación a la gestión institucional diaria, monitorearlos mediante informes y análisis basados en datos, puede ser la base de un programa de mejora continua.

El objetivo de la acreditación institucional y académica es garantizar que las instituciones cumplen las normas de excelencia establecidas y proporcionan una educación de calidad a sus estudiantes. El cumplimiento del proceso de acreditación es crucial para las instituciones de educación superior porque valida su credibilidad, reputación y compromiso con las normas académicas. La acreditación mejora la capacidad de la institución para atraer estudiantes, conseguir financiación y establecer asociaciones con otras entidades educativas. También sirve como mecanismo de mejora continua, ayuda a las instituciones a identificar las áreas fuertes y las que requieren mejoras para ofrecer la mejor experiencia.

A nivel de gestión, estar preparado para afrontar un proceso de acreditación va más allá del simple cumplimiento del papeleo necesario. Implica hacer operativa la estrategia institucional, lo que se consigue mediante la implementación eficaz de un sistema académico. El sistema académico es la columna vertebral de la institución y engloba todos los procesos y actividades clave que impulsan la excelencia educativa. Desde el desarrollo del plan de estudios, los servicios de apoyo a los estudiantes y las metodologías de evaluación, el sistema académico proporciona el marco para impartir una educación de alta calidad que permanezca alineada con la misión y el plan de la institución.

En este artículo, exploraremos cómo el uso inteligente de los datos, su correcta recopilación y manejo pueden simplificar y agilizar el proceso de acreditación, permitiendo a las universidades alcanzar el éxito de manera más sencilla y efectiva.

La importancia de las evidencias en la acreditación

En última instancia, la importancia de las pruebas en la acreditación radica en su capacidad para demostrar transparencia, responsabilidad y el compromiso de ofrecer una educación de calidad. Los organismos de acreditación se basan en pruebas o evidencias para determinar si una institución cumple las normas y los criterios establecidos. Estas pueden presentarse de diversas formas, como informes documentados, datos de evaluación, resultados del rendimiento de los estudiantes y cualificaciones del profesorado.

Una de las principales preocupaciones de los responsables de la recopilación de evidencias y elaboración de informes durante el proceso de acreditación en las instituciones es garantizar la exactitud de la información. A pesar del nivel de automatización en la recogida de datos, siempre persiste el riesgo de "error humano". A menudo, la información requerida no está fácilmente disponible en el sistema, los informes pueden no existir o la extracción de los datos resulta ser una tarea compleja. Estos problemas pueden causar una gran frustración a las instituciones incluso antes de ponerse en contacto con la entidad de acreditación.

Para hacer frente a este dilema y garantizar la presentación exacta de la información durante el proceso de acreditación, las instituciones de educación superior pueden aplicar algunas soluciones:

• Racionalizar la recogida de datos: Implementar esquemas sólidos de gestión de datos que agilicen la recopilación, el almacenamiento y la organización de la información necesaria. Esto puede implicar la centralización de los repositorios de datos, la utilización de herramientas automatizadas de captura de datos y la integración de los sistemas para garantizar un flujo de datos sin fisuras. Contempla aquí de igual forma, capacitación constante al personal sobre la importancia de seguir las buenas prácticas en el manejo y entrada de la información
• Normalizar las plantillas de informes: Desarrollar plantillas de informes estandarizadas que se ajusten a los requisitos de acreditación. Esto garantiza la coherencia en la recopilación de datos y la presentación de informes en los distintos departamentos y elimina la confusión o ambigüedad a la hora de proporcionar la información necesaria.
• Realizar auditorías internas: Realiza periódicamente auditorías internas para identificar posibles lagunas o discrepancias en la recopilación de datos y la presentación de informes. Estas auditorías pueden ayudar a identificar las áreas en las que se necesita apoyo adicional o mejoras, lo que permite abordar los problemas de forma proactiva antes de que afecten al proceso de acreditación.
• Colaborar con los organismos de acreditación: Establecer líneas abiertas de comunicación con los organismos de acreditación para solicitar aclaraciones sobre los requisitos de presentación de informes y obtener orientación sobre las mejores prácticas. Entablar un diálogo con los organismos de acreditación puede ayudar a comprender las expectativas y alinear los procesos de presentación de informes.

Mediante la implementación de estas soluciones, se puede minimizar el riesgo de error humano y agilizar el proceso de presentación de informes, aliviando la frustración y garantizando la presentación precisa de la información durante el proceso de acreditación.

Los datos deben ser tu mejor aliado

Aunque en teoría los diferentes entes acreditadores y sus procesos de revisión parten de una misma base: la búsqueda de la alta calidad, los puntos a cumplir varían de país en país, dependiendo de su realidad y madurez. De esa manera tenemos en la región procesos de acreditación que observan la misión y objetivos, estándares académicos, pertinencia, infraestructura, calidad docente, gobernanza, servicios de apoyo al estudiante, mejoramiento institucional, resultados de los estudiantes y responsabilidad social.

Si bien nuestros sistemas de acreditación comparten objetivos comunes de aseguramiento de la calidad y mejoramiento institucional, los criterios específicos, los niveles de acreditación y la periodicidad varían. Es esencial que las instituciones de educación superior de cada país comprendan y cumplan los requisitos de sus respectivos sistemas de acreditación para garantizar la calidad y la eficacia de la educación superior.

De igual forma es también esencial contar con el soporte de un sistema académico que “entienda” las necesidades específicas de cada país y brinde la agilidad necesaria para adaptarse sin contratiempos a los ajustes regulatorios, ya sea por emergencia o actualización. Un sistema académico, o Sistema de Información Estudiantil, debe proporcionar una estructura organizada para almacenar y acceder a la información relevante, generar informes y análisis basados en datos para identificar tendencias como parte de la operación diaria, es decir, como prácticas comunes interiorizadas ya por todo personal administrativo. El SIS es la plataforma que permite realizar un seguimiento continuo de los indicadores clave de rendimiento, que habrán de mostrar la realidad de la institución, y poder compararlos con los estándares de acreditación en tiempo real. Es como contar con un termómetro o semáforo continuo.

Sustentar un proceso de acreditación con la ayuda de un sistema de información estudiantil o sistema académico, puede ser una estrategia efectiva para recopilar y presentar evidencia de cumplimiento de los requisitos de acreditación. Aquí hay algunos pasos que podrías predefinir y seguir tanto en tu estrategia como en tu soporte tecnológico:

1. Identificar los criterios de acreditación: Revisa detalladamente los criterios y estándares establecidos por la entidad de acreditación correspondiente. Luego, esto lo puedes definir como reglas en tu sistema para tener visibilidad continua de los requisitos que debes cumplir, los aspectos que debes documentar y el estado en que se encuentra la institución frente a ellos.
2. Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI): Ya que conoces los requisitos de tu entidad acreditadora, establece indicadores clave de rendimiento que se alineen con los estándares de acreditación y que puedan ser monitoreados a través del sistema de información estudiantil, o que incluso te permitan impulsar tus programas de mejora continua si estás pensando en una acreditación a mediano plazo. Por ejemplo, tasas de retención, tasas de graduación, calificaciones promedio, participación en actividades extracurriculares, entre otros.
3. Generar informes y análisis: Utiliza las capacidades de generación de informes del sistema de información estudiantil para producir reportes que muestren el cumplimiento de los estándares de acreditación. Estos informes deben ser completos, precisos y estar respaldados por evidencia sólida.
4. Documentar evidencia: Utiliza el sistema de información estudiantil para almacenar y organizar la documentación requerida por la entidad de acreditación. Esto puede incluir registros académicos, evaluaciones estudiantiles, evidencia de la implementación de políticas y procedimientos, entre otros.
5. Preparar informes de autoevaluación: Utiliza los datos y análisis generados por el sistema de información estudiantil para preparar informes de autoevaluación que muestren el cumplimiento de los criterios de acreditación. Estos informes pueden incluir datos cuantitativos y cualitativos, como gráficos, tablas y descripciones narrativas que ayuden en primer lugar a las audiencias internas a dimensionar las necesidades de cambios y ajustes, y a la alta dirección a soportar la toma de decisiones en cuanto a estrategia, gestión y tecnología.

Recuerda que un sistema de información estudiantil es una herramienta integral que ayuda a las instituciones de educación superior a gestionar eficientemente sus procesos académicos, administrativos y operativos, mejorando la comunicación, la eficiencia y el rendimiento institucional, pero también es importante contar con una planificación cuidadosa, una gestión adecuada de los datos y una revisión regular de los procesos para asegurarse de que se cumplan los requisitos de acreditación en curso.

Junto con el sistema académico, existen otras herramientas y recursos para un manejo de datos estratégico de cara a un proceso de acreditación. Estos incluyen sistemas de información integrados, software de análisis de datos, capacitación en análisis de datos y consultoría especializada. Es importante identificar las herramientas y recursos adecuados que se ajusten a tus necesidades y recursos disponibles.

La acreditación académica puede ser un proceso complejo, pero al aprovechar el poder de los datos, se puede simplificar y optimizar de manera significativa. Mediante la correcta utilización de datos, las instituciones pueden mostrar pruebas de su planificación estratégica y demostrar el cumplimiento eficaz de la misión y sus objetivos. Los datos van a convertirse en el catalizador para lograr el éxito en la acreditación, ya que proporcionan la información necesaria para ajustar las operaciones, garantizar el cumplimiento y presentar un caso sólido y completo. De este modo, los datos se convierten en el puente entre las pruebas y la acreditación, haciendo que el camino sea más fácil y factible.