Principales retos (y soluciones) de las instituciones de educación superior en Latinoamérica en 2023

Puntos clave

• La implementación de servicios académicos en línea ayuda a mejorar el acceso y equidad educativa en la región.
• El análisis de datos y la gestión eficiente de la información impulsan la toma de decisiones informadas y la mejora de la calidad educativa.
• La integración de sistemas y la adopción estratégica de tecnología permiten abordar la fragmentación de datos y optimización de los procesos educativos y administrativos.

En un mundo cada vez más dinámico y cambiante, las instituciones de educación superior en Latinoamérica se encuentran ante un punto de inflexión. Se enfrentan a una serie de desafíos que demandan respuestas empáticas y soluciones innovadoras para satisfacer las necesidades de sus estudiantes, profesores y personal administrativo. Si bien, en medio de las dificultades también emergen oportunidades para avanzar y prosperar, reconocemos la complejidad de los desafíos que enfrentan y entendemos que estos retos se componen de diversos factores y requieren el esfuerzo conjunto de diferentes instancias para ser resueltos de manera efectiva.

A través de nuestra colaboración directa con más de 180 instituciones en el continente y cerca de dos mil en todo el mundo, hemos podido identificar las necesidades particulares de cada una de ellas y contribuir a su desarrollo y progreso. Con más de 30 años de experiencia trabajando estrechamente con las mejores instituciones de educación superior de la región, hemos desarrollado soluciones tecnológicas y diseñado un acompañamiento especializado basado en nuestro profundo conocimiento de sus contextos.

En este artículo, nos sumergiremos en los principales desafíos que enfrentan las instituciones de educación superior en Latinoamérica, mientras exploramos las soluciones que Ellucian pone a su disposición como apoyo para superarlos.

Acceso y equidad educativa.

Nuestra región enfrenta desafíos significativos en términos de acceso a la educación superior, ya sea debido a barreras geográficas, limitaciones económicas o falta de recursos educativos. Al proporcionar servicios académicos en línea, las instituciones pueden mitigar el impacto de estas barreras y brindar oportunidades educativas a un número más amplio de estudiantes.

Otro aspecto importante es el acceso a los recursos. Al implementar servicios académicos en línea, las instituciones pueden complementarlos con acceso a materiales de estudio, bibliotecas digitales, herramientas de investigación y recursos interactivos, sin importar su ubicación geográfica. Esto amplía las oportunidades de aprendizaje y enriquece la experiencia educativa de los estudiantes.

Cómo ayuda Ellucian

Uno de los lanzamientos más esperados por las instituciones usuarias de las soluciones de Ellucian es la actualización de los Autoservicios en Banner, un elemento que mejora significativamente el acceso a la información del estudiante. Las instituciones de educación superior pueden utilizar esta solución para proporcionar un mejor soporte en línea a los estudiantes, por ejemplo, acceso a horarios de clases, calendarios, notas, y boletas de calificaciones; así como acceso a información financiera, inscripción y pagos. Esto también significa una reducción en el trabajo administrativo a nivel institucional, permitiendo a los administradores y al personal de gestión enfocarse en otras tareas y proyectos. Y a los estudiantes les reduce la carga de trasladarse al plantel para realizar trámites presenciales.

Por otro lado, Application Processing Service y Application Builder son componentes de la plataforma SaaS de Ellucian que tienen como objetivo personalizar y simplificar el proceso de admisión de estudiantes para mejorar su experiencia de admisión e ingreso a la institución. Esta herramienta es altamente personalizable, lo que permite una adaptación sin fricciones al flujo de trabajo en tu institución, y ofrece todos los servicios en línea, desde la admisión hasta la decisión de ingreso. Con esta solución, las instituciones pueden aumentar la eficiencia en sus procesos y mejorar la experiencia del estudiante. Muchos estudiantes aprovechan los recesos entre periodos para obtener un trabajo remunerado que les ayude a continuar con su marcha académica o tomar cursos de regularización, idiomas y especializaciones, con este servicio no tendrían que interrumpir esas actividades pues podrían llevar su proceso de inscripción a la distancia.

Ellucian ofrece herramientas para mejorar la experiencia del usuario e interacción con estudiantes, tales como Experience Pages Designing and Categories. Esta herramienta está basada en la Plataforma Ellucian Experience, que permite a las instituciones de educación superior crear y personalizar los contenidos (mallas curriculares, ventanillas de pago, servicios estudiantiles, correo institucional, etc), según los requerimientos y necesidades de cada perfil: profesor, administrativo, ejecutivo, estudiante. La interacción de los usuarios con la institución mediante un diseño de portal presentando tarjetas de información permite aumentar el compromiso con la comunidad universitaria y proporciona una experiencia de usuario única para sus estudiantes.

Gestión y utilización eficiente de la información

Tradicionalmente, la gestión (recopilación, almacenamiento y análisis ) de datos ha sido un proceso manual y fragmentado, lo que dificulta la toma de decisiones informadas y la identificación de áreas de mejora en los programas académicos y administrativos. 
Al implementar herramientas tecnológicas para el análisis de datos, las instituciones pueden obtener una visión más completa y precisa de la información. Estas herramientas permiten recopilar, organizar y analizar grandes volúmenes de datos de manera eficiente, lo que facilita la identificación de tendencias, patrones y oportunidades de mejora.

Algunas de las problemáticas específicas que se abordan con estas herramientas incluyen:

• Retención estudiantil: El análisis de datos puede ayudar a identificar factores que influyen en la retención estudiantil, como el rendimiento académico, la participación en actividades extracurriculares o la interacción con servicios de apoyo. Al comprender mejor estos factores, las instituciones pueden implementar estrategias personalizadas para mejorar la retención estudiantil y el éxito académico.
• Mejora de la calidad educativa: El análisis de datos permite evaluar la efectividad de los programas académicos y la calidad de la enseñanza. Al analizar los datos de desempeño estudiantil y las evaluaciones docentes, las instituciones pueden identificar áreas de mejora y diseñar intervenciones pedagógicas más efectivas.
• Gestión de recursos: Las herramientas de análisis de datos pueden ayudar a optimizar la asignación de recursos, como el personal docente, las instalaciones y los presupuestos. Al comprender la demanda de cursos, la disponibilidad de recursos y los patrones de uso, las instituciones pueden tomar decisiones informadas para maximizar la eficiencia y el impacto de sus recursos.
• Planificación estratégica: El análisis de datos proporciona información clave para la planificación estratégica a largo plazo. Al evaluar las tendencias demográficas, las preferencias estudiantiles y las necesidades del mercado laboral, las instituciones pueden adaptar su oferta académica y programas de formación para satisfacer las demandas cambiantes de la sociedad.

Cómo ayuda Ellucian

Además de las nuevas soluciones que están siendo desarrolladas para atender a las necesidades locales, también hay otras que están disponibles globalmente y que pueden ayudar a mejorar los procesos de gestión de las instituciones de la región. Ellucian Insights es una solución con la que los administrativos podrán adentrarse en el análisis de datos para mejorar la toma de decisiones y la planificación institucional. Permite administrar y centralizar los datos para una mejor toma de decisiones y una gestión más eficiente de los recursos. Esta plataforma es altamente intuitiva y fácil de usar, lo que permite a los administrativos concentrarse en el trabajo real, en lugar de preocuparse por la gestión de datos.

Falta de interoperabilidad y fragmentación de datos

Los sistemas tecnológicos utilizados en diferentes áreas de la institución, como la gestión académica, la administración financiera, la gestión de recursos humanos, entre otros, a menudo operan de manera aislada, lo que dificulta el intercambio de información y la colaboración eficiente entre diferentes departamentos.

Al implementar un framework de transformación de datos que facilita la creación de integraciones rápidas entre sistemas tecnológicos, las instituciones pueden abordar esta problemática y lograr una mayor interoperabilidad y flujo de datos en toda la institución.

Algunas de las problemáticas específicas que se atienden incluyen:

• Intercambio de información: El framework de transformación de datos permite establecer una comunicación fluida y segura entre diferentes sistemas tecnológicos utilizados en la institución. Esto facilita el intercambio de información relevante, como datos estudiantiles, datos financieros, registros académicos, etc. Al contar con una visión integrada de la información, las instituciones pueden tomar decisiones más informadas y eficientes.
• Optimización de procesos: La falta de integración entre sistemas tecnológicos puede generar procesos redundantes y poco eficientes. Automatizar y optimizar los flujos de trabajo es imperativo para eliminar la necesidad de ingreso manual de datos en diferentes sistemas, reducir errores y tiempos de espera para habilitar una gestión más ágil y eficiente de los procesos administrativos y académicos.
• Mejora de la experiencia del usuario: La falta de integración entre sistemas puede generar una experiencia del usuario fragmentada y poco satisfactoria. Hoy más que nunca es necesario ofrecer una experiencia más coherente y fluida para los usuarios, ya sean estudiantes, profesores o personal administrativo. Esto contribuye a una mayor satisfacción y compromiso con los sistemas tecnológicos utilizados en la institución.
• Análisis y toma de decisiones: Consolidar la información de diferentes sistemas en una única fuente de datos confiable facilita su análisis y la generación de informes y estadísticas precisas. Los responsables de la toma de decisiones en la institución pueden acceder a información actualizada y relevante para evaluar el rendimiento, identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas basadas en datos concretos.

Cómo ayuda Ellucian

Ellucian Data Connect es un framework de transformación de datos desarrollado por Ellucian específicamente para atender las necesidades de integración de la educación superior. Permite a las instituciones crear de manera rápida una integración entre sistemas en el ecosistema del campus, sin mantener infraestructura local de integración y sin importar de cuántos proveedores procede la tecnología. Junto con el poder de la integración, con Ellucian Data Connect, las instituciones de educación superior pueden crear un entorno digital cohesionado que agilice los procesos administrativos y los haga más eficientes. En última instancia, esto ayuda a la institución a llevar a cabo su misión principal -es decir, educar a los estudiantes- mejor y con mayor eficiencia que nunca.

Falta de adaptabilidad y respuesta rápida a los cambios tecnológicos

La educación superior en Latinoamérica se enfrenta a desafíos relacionados con la rápida evolución de la tecnología y la necesidad de adaptarse a nuevas herramientas y soluciones digitales. Muchas instituciones enfrentan dificultades para adoptar y adaptarse a tecnologías nuevas debido a estructuras rígidas, procesos burocráticos y resistencia al cambio.

Al implementar una estrategia que permite una adopción tecnológica más flexible y ágil, las instituciones pueden estar mejor preparadas para aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología, como:

• Innovación educativa: La tecnología ofrece nuevas oportunidades para la innovación en la educación superior. Al implementar una estrategia flexible y ágil, las instituciones pueden adoptar rápidamente nuevas herramientas y enfoques educativos basados en tecnología, como el aprendizaje en línea, el uso de plataformas de colaboración y el uso de recursos digitales interactivos. Esto permite una educación más dinámica y relevante para los estudiantes.
• Mejora de la eficiencia administrativa: La adopción de tecnología puede impulsar la eficiencia en los procesos administrativos de una institución. Las instituciones pueden adoptar soluciones tecnológicas que automatizan tareas administrativas, optimizan la gestión de datos, agilizan los flujos de trabajo y mejoran la comunicación interna. Esto libera recursos y tiempo para centrarse en actividades de mayor valor.
• Resiliencia ante cambios inesperados: La adopción de una estrategia flexible y ágil prepara a las instituciones para enfrentar cambios inesperados. Al tener una infraestructura tecnológica adaptable, las instituciones pueden pivotar rápidamente hacia el aprendizaje en línea y otros modelos educativos emergentes en situaciones de crisis y oportunidad. 

Cómo ayuda Ellucian

Capability Approach es otra solución de Ellucian disponible a nivel global que ofrece un marco de trabajo específico para la planificación y la implementación de tecnología en tu institución. Capability approach se enfoca en las necesidades de los estudiantes y del personal, lo que permite una toma de decisiones más precisa y en tiempo real en función de los recursos tecnológicos disponibles, su utilidad y alcance para maximizar su potencial y crear una arquitectura flexible y manejable en el tiempo. Este enfoque permite que las instituciones de educación superior tengan la flexibilidad para personalizar su estrategia de tecnología según sus necesidades y objetivos.

En conclusión, las instituciones de educación superior en Latinoamérica se están enfrentando a retos significativos en la actualidad, pero también están adoptando soluciones tecnológicas innovadoras para abordarlos de manera efectiva. Mediante la implementación de herramientas como los servicios académicos en línea, el análisis de datos, la integración de sistemas y la planificación estratégica de la adopción tecnológica, las instituciones pueden mejorar la accesibilidad educativa, optimizar la gestión de la información, promover la interoperabilidad y desarrollar una adopción estratégica y efectiva de la tecnología.

A medida que avanzamos en el futuro, es fundamental que las instituciones de educación superior continúen adaptándose y aprovechando las soluciones tecnológicas disponibles para brindar una educación de calidad y satisfacer las necesidades cambiantes de la comunidad educativa.