La imaginación y la innovación son los motores de todo cambio transformador. Sin embargo, cuando pensamos en modernizar nuestras propias instituciones, la mayoría de las veces no empezamos por la imaginación. Empezamos a pequeña escala, con cambios graduales que rara vez producen la transformación que necesitamos. En 2007, empresas como Nokia y BlackBerry se centraron en perfeccionar sus productos: mejores teclados, teléfonos más pequeños, mejoras incrementales de la experiencia del usuario. El 9 de enero de 2007, Apple presentó el iPhone, que redefinía no sólo el aspecto o las funciones de un teléfono, sino lo que podía ser un teléfono. Ese momento creó un paradigma totalmente nuevo para la comunicación móvil.
Hoy en día, las instituciones de educación superior se enfrentan a retos sin precedentes: presiones de matriculación, limitaciones financieras y una generación de estudiantes con expectativas radicalmente distintas. Para muchas universidades, la respuesta ha sido actualizar los SIS existentes con tecnología más moderna.
Pero, como descubrieron Nokia y Blackberry, las actualizaciones graduales de ideas obsoletas no bastan. Melissa Morgan, vicepresidenta de marketing de soluciones de Ellucian, lo explica concisamente: "Ha llegado el momento de reimaginar el SIS, pasando de un sistema sobre los estudiantes a un sistema construido para los estudiantes, que acelere los resultados uniendo los procesos a lo largo de todo el ciclo de vida del estudiante".
Este cambio no es sólo semántico. Representa un futuro fundamentalmente distinto para las instituciones de educación superior.
Refinar frente a redefinir: Historia de dos transformaciones
La mayoría de los proyectos de modernización del SIS se centran en preservar los procesos existentes en lugar de cuestionar si dichos procesos siguen sirviendo a los estudiantes de forma eficaz. Digitalizan formularios en papel y replican flujos de trabajo de hace décadas en entornos en la nube. Pero eso no es verdadera modernización. Eso es duplicar las formas en que siempre se han hecho las cosas.
Matt Alex, fundador de Beyond Academics, enmarca este reto a la perfección: "Si se limita a copiar lo que hace en su sistema heredado en su sistema moderno, sólo va a refinar lo que ha estado haciendo". Este refinamiento da lugar a costosas renovaciones tecnológicas que no consiguen mejoras significativas en la experiencia de los estudiantes o en los resultados institucionales.
En su lugar, las instituciones deben redefinir sus flujos de trabajo y procesos. El éxito no se consigue conservando el pasado. El éxito radica en replantear fundamentalmente los supuestos sobre cómo deben funcionar los sistemas y a quién deben servir.
El imperativo de dar prioridad a los estudiantes
Los estudiantes modernos esperan experiencias personalizadas, transparentes e intuitivas, y toman decisiones de matriculación basadas en estos factores. Cuando las instituciones ofrecen experiencias torpes y fragmentadas, corren el riesgo de perder estudiantes antes incluso de que se matriculen.
Como señala Alex, "el SIS tradicional sigue estando muy centrado en la institución. Ahora tenemos que cambiar las políticas, los procedimientos y las estructuras para que sean impulsados por el alumno". En otras palabras, los sistemas diseñados para la comodidad administrativa deben ser reimaginados para servir en primer lugar al viaje del estudiante.
El éxito institucional no puede producirse a expensas del estudiante. Proviene del enriquecimiento y la experiencia del estudiante.
Elementos clave de un SIS redefinido y centrado en el estudiante
Personalización a escala
Los estudiantes de hoy esperan el mismo nivel de personalización que obtienen de las aplicaciones de consumo que utilizan a diario. La comunicación genérica, de talla única, ya no tiene eco entre los alumnos de hoy. Una experiencia actualizada facilita a los estudiantes el acceso a la información adecuada en el momento oportuno.
La personalización efectiva requiere comprender el contexto del estudiante y sus trayectorias únicas. Las plataformas SIS modernas basadas en la nube, como la de Ellucian, permiten a las instituciones adaptar la información, las recomendaciones y el apoyo en función de las necesidades y los comportamientos individuales de los estudiantes.
Compromiso proactivo, no reactive
Las plataformas SIS heredadas a menudo se basan en modelos de asistencia reactivos en los que el personal dedica la mayor parte de su tiempo a responder a los problemas en lugar de proporcionar orientación proactiva.
Un enfoque redefinido utiliza los datos y la automatización para anticiparse a las necesidades de los estudiantes antes de que surjan los problemas. Con los sistemas basados en la nube, las instituciones pueden utilizar IA y análisis para identificar a los estudiantes en riesgo, ofrecer intervenciones oportunas y medir la eficacia de sus estrategias de apoyo.
Experiencias fluidas e intuitivas
Los silos administrativos crean itinerarios fragmentados y frustrantes para los estudiantes. El estudiante medio interactúa con varios sistemas diferentes a lo largo de su carrera académica, cada uno con interfaces y requisitos distintos. No parece un sistema creado para ellos porque no lo es. Un SIS moderno debe estar centrado en el estudiante, ser natural y sencillo.
"La capa de experiencia debe ser intuitiva", dice Alex. "Debería ser fácil obtener las respuestas que quieres. La interacción debe ser sencilla".
La experiencia del estudiante debe unificarse en todos los servicios, proporcionando interfaces coherentes, un inicio de sesión único y un diseño mobile-first. Cada punto de fricción en esta experiencia representa un riesgo de matriculación y retención, una realidad que las instituciones no pueden permitirse ignorar.
Diseño centrado en los resultados
Los estudiantes de hoy se centran cada vez más en los resultados profesionales y el rendimiento de la inversión. Quieren entender cómo su educación conecta con las oportunidades futuras.
Una plataforma SIS redefinida hace visibles los itinerarios y ayuda a los estudiantes a conectar sus cursos con sus objetivos profesionales. Permite a los estudiantes asumir la responsabilidad de su trayectoria académica y tomar decisiones informadas sobre su educación. El resultado es un mayor compromiso y satisfacción.
Medir el éxito en un sistema redefinido
Las métricas tradicionales de retorno de la inversión en tecnología suelen centrarse en el ahorro en infraestructura. Pero este enfoque no responde a la pregunta fundamental: ¿Es esto lo mejor para el estudiante?
Para medir mejor los resultados centrados en los estudiantes, Alex propone un marco 'Hora de':
- Hora de obtener claridad: ¿en cuánto tiempo pueden los estudiantes encontrar la información que necesitan?
- Hora de tomar una decisión: ¿Con qué eficacia pueden los estudiantes elegir con conocimiento de causa?
- Hora de obtener resultados: ¿Con qué eficacia apoya el sistema los objetivos institucionales?
El marco 'Hora de' permite a las instituciones considerar de forma natural no sólo los ahorros directos, como los costes de infraestructura, sino también los beneficios indirectos, como la productividad del personal y la calidad del servicio, y los beneficios estratégicos, como la matriculación, la retención y la satisfacción de los estudiantes.
Primeros pasos: De la teoría a la práctica
Para empezar a redefinir su enfoque SIS:
Empiece por el viaje del estudiante, no por los requisitos del sistema. Mapea las experiencias integrales de los estudiantes e identifica los puntos débiles desde su perspectiva.
Céntrese en la transformación del flujo de trabajo, no en la replicación de funciones. Cuestiónese por qué existe cada proceso y si sigue cumpliendo su función.
Desarrollar la implementación en torno a resultados mensurables. Establecer parámetros de referencia para medir el éxito de los estudiantes y realizar un seguimiento de los progresos.
Trate la gestión del cambio con la misma importancia que la implantación técnica. La adopción por parte del personal exige comprender qué les aporta.
El futuro está en redefinir las instituciones
En la próxima década, las instituciones que prosperen serán las que decidan reimaginar, no sólo perfeccionar, su enfoque del éxito de los estudiantes. Las que se limiten a "'modificar"' los procesos existentes seguirán enfrentándose a problemas de matriculación, mientras que las que reimaginen las experiencias de los estudiantes crearán ventajas competitivas sostenibles.
El diseño "El estudiante primero" ofrece beneficios cuantificables que van más allá del ahorro de costes: mejora del rendimiento de la matrícula, mayor retención y mayor eficiencia operativa. Pero el momento de iniciar esta transformación es ahora, no después de la implementación.
Al cuestionar los supuestos sobre cómo deben funcionar los procesos y centrarse en los resultados más que en las características, las instituciones pueden ir más allá de las limitaciones de sus sistemas heredados para crear experiencias verdaderamente centradas en el estudiante.
¿Quiere saber más sobre cómo transformar su SIS de un sistema sobre los estudiantes a un sistema construido para los estudiantes? Vea el seminario web completo con las opiniones de Matt Alex, fundador de Beyond Academics, Melissa Morgan, vicepresidenta de marketing de soluciones de Ellucian, y Vanessa Tribastone, vicepresidenta de impacto en el cliente de Ellucian.
