La industria de la educación superior encuentra su futuro al trasladar sus soluciones tecnológicas de servidores propios al modelo de software como servicio (SaaS) basado en la nube. El mundo moderno utiliza productos SaaS todos los días, pero muchos de nosotros no estamos familiarizados con el término en sí. SaaS es un modelo de desarrollo de software que otorga licencias de uso a los suscriptores, generalmente por periodos de tiempo fijos. Los servicios de transmisión de música y películas son ejemplos adecuados: sus aplicaciones se pueden descargar gratis a tu televisor inteligente, teléfono inteligente, computadora portátil u otro dispositivo, pero su tarifa de suscripción mensual otorga acceso ilimitado a su contenido.
El SaaS ya ha comenzado a transformar la educación superior. Al satisfacer los deseos de los estudiantes de tener acceso móvil a sus cuentas institucionales, facilitar programas en línea y aulas virtuales, y ayudar a las instituciones a retirar sus servidores locales, la tecnología basada en la nube continúa ganándose su lugar como un elemento básico, en lugar de una moda, en la educación superior.
La tecnología SaaS surgió hace más de 20 años, pero a medida que su popularidad ha crecido y la tecnología evoluciona, surgen nuevas preguntas. El futuro de tu institución está en SaaS y a continuación, te presentamos todo lo que necesitas saber para hacerlo realidad.
¿Por qué mi institución debería migrar a SaaS?
La migración a SaaS ofrece a las instituciones de educación superior varios beneficios. La tecnología SaaS elimina la carga de mantenimiento, actualizaciones de software y la instalación de parches por el personal de TI, y la coloca en el proveedor de software. De esta manera, las correcciones de errores, las pruebas, la investigación de fallas del servidor y la implementación de actualizaciones pasan a ser cosa del pasado. En consecuencia, SaaS libera tiempo valioso y ahorra dinero, lo que permite al personal de TI centrarse en otras prioridades. Muchas instituciones dicen que su personal de TI se ha vuelto a centrar en los servicios y seguimiento a los estudiantes con sus nuevos recursos disponibles.
La implementación de software ERP/SIS bajo un modelo SaaS también reduce el tiempo de inactividad en comparación con el software local. Las instituciones de educación superior que aún utilizan servidores locales deben programar espacios de inactividad en la operación cada determinado tiempo para realizar actualizaciones y gestionar interrupciones inesperadas. El tiempo de inactividad causa frustración en los usuarios, obstaculiza las operaciones de administración e incluso distrae y afecta negativamente los hábitos de estudio de los estudiantes. Cuando se está en SaaS, en lugar de servidores físicos en su campus, sus datos institucionales residen en la nube en múltiples ubicaciones remotas y seguras, por lo que el tiempo de inactividad se reduce drásticamente.
Esta característica SaaS por sí sola (alojamiento de datos en la nube en varias ubicaciones) trae consigo una serie de beneficios adicionales, y uno de los más importantes es la recuperación ante desastres. Además del tiempo de inactividad normal causado por fallas del servidor o problemas similares, las instituciones de educación superior que se encuentran en la trayectoria de huracanes, tornados, sismos o incendios forestales, son vulnerables a perder sus servidores por completo cuando se ven afectadas por estos desastres naturales. Cuando el peligro haya pasado y los estudiantes y el personal estén listos para regresar a la escuela, las instituciones que utilicen plataformas SaaS encontrarán que sus sistemas no se han visto afectados y estarán listos para retomar la marcha.
En 2017, el huracán María devastó Puerto Rico. Después de la tormenta, la Universidad Interamericana se basó en dos generadores, un tanque de agua y la nube para mantener las operaciones. Si no hubieran trasladado sus datos a la nube, la pérdida habría sido permanente, pero recuperaron sus datos y pudieron continuar con las clases, incluso durante el brote inicial de COVID-19, gracias a las opciones de educación a distancia que facilita la nube.
Además de la recuperación ante desastres, las plataformas SaaS ofrecen a las instituciones de educación superior una ciberseguridad mejorada. Las actualizaciones de seguridad se realizan con frecuencia y en segundo plano, y los mejores proveedores de SaaS ofrecen monitoreo de amenazas las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esto también elimina problemas críticos de privacidad y seguridad. Dejar esta responsabilidad en manos del proveedor de software en lugar del equipo de TI de una institución libera tiempo y dinero, al igual que el mantenimiento basado en otros proveedores, mientras que las instituciones con software local cargan a su departamento de TI con la supervisión de su seguridad.
Además, los sistemas SaaS son escalables, lo que significa que pueden contraerse o expandirse según el uso. Por ejemplo, cuando un gran volumen de estudiantes intenta inscribirse en clases al mismo tiempo, la tecnología SaaS puede expandirse para satisfacer esa necesidad sin que las escuelas tengan que pagar por esa misma capacidad adicional durante los períodos de menor actividad.
La modernización del SaaS también implica eliminar dos de las barreras más límitantes del software local: los servidores físicos y los silos de información. Los servidores físicos ocupan espacio en el campus, cuestan más dinero para configurarlos y requieren más tiempo que el SaaS, y tienen escalabilidad limitada. Los servidores locales son más complejos para integrarlos completamente en el ecosistema institucional, lo que agrega pasos innecesarios a cualquier proceso interdepartamental, pasos que desperdician tiempo y recursos valiosos del personal. Los sistemas SaaS cuentan con software centralizado y completamente integrado que agiliza los flujos de trabajo y simplifica los procesos administrativos. Estas integraciones eliminan la necesidad de soluciones externas adicionales con conexiones propias engorrosas y que se vuelven obsoletas rápidamente, mejorando la experiencia del usuario, ya que tanto el personal como los estudiantes pueden realizar tareas con mayor facilidad e inmediatez.
SaaS alivia muchos dolores de cabeza de los sistemas locales, pero ¿cómo se logra este objetivo?
Cómo migrar a SaaS: cuatro pasos clave para el éxito
Una vez que el liderazgo institucional decide que es hora de actualizar a SaaS, el siguiente paso presenta cuatro objetivos clave: encontrar el socio de soluciones tecnológicas adecuado, recopilar la información correcta, lograr su adopción por parte de los actores clave de la institución y consolidar una filosofía de gestión del cambio. Dependiendo del enfoque de su escuela, estos objetivos pueden presentarse en orden diferente, pero todos desempeñan un papel en la modernización.
Encuentra un socio de tecnología educativa, EdTech, afín a tus más grandes metas
Ninguna institución tendría que hacer malabarismos para considerarse digna de los servicios de un proveedor. Encontrar el socio adecuado en tecnología educativa depende de las necesidades individuales de su escuela y, más aún, de las soluciones y servicios que este proporciona.
Un socio tecnológico debe satisfacer las necesidades inmediatas del personal y estudiantes, y adaptar sus servicios y soluciones en consecuencia. Además, debe estar listo, dispuesto y ser capaz de trabajar con la institución para elegir adecuadamente los servicios y aplicaciones ideales según el alcance definido. Sin ventas adicionales forzadas, sin compras innecesarias, solo un paquete del tamaño adecuado para impulsar el éxito de los estudiantes en su campus.
Muchas instituciones sufren sorpresas al iniciar conversaciones con un proveedor de tecnología para llevarlos a la nube, pero ese proveedor trabaja a partir de una lista de requisitos previos que la institución debe cumplir antes de siquiera arrancar cualquier definición de proyecto.
Definir objetivos, expectativas y plazos
Una vez que haya elegido un socio de tecnología educativa para su migración a SaaS, conversar sobre el tiempo de implementación y otras expectativas le dará a su institución una mejor idea de lo que está haciendo. ¿Quién en su escuela necesita recibir capacitación sobre el nuevo software? ¿Cuánto tiempo debe transcurrir desde la firma de un contrato hasta el lanzamiento de la plataforma y qué factores influyen en eso? ¿La implementación afectará las operaciones? No tema hacer preguntas. Cuanto más sepa, más preparará a su institución para el viaje.
Construya su equipo clave de adopción
Los embajadores del proyecto SaaS también deberían conseguir la aceptación del proyecto por parte del personal de otros departamentos. Convencer a los principales responsables de la toma de decisiones de su institución de ser parte de la renovación tecnológica sería mucho más difícil si sólo una o dos personas defendieran sus méritos. Si la junta directiva o los altos ejecutivos de su institución pueden ver cómo la modernización favorece a una amplia gama de departamentos, la migración a SaaS parece ser una petición mucho más razonable, ya que sus beneficios llegan a todos.
Crear una mentalidad de gestión del cambio
Por último, desarrolle una estrategia de gestión del cambio para su proceso de modernización. La mayoría de las personas se resisten al cambio, pero las buenas ideas, cuando se presentan adecuadamente, pueden convertir a los detractores en embajadores. Obtener la aceptación ayuda a generar el cambio, pero la gestión del cambio también se extiende más allá. Las técnicas de venta probadas y verdaderas, como destacar las características y los beneficios, aumentan las posibilidades de una modernización de SaaS fluida y entusiasta, al igual que educar a sus pares y a las principales partes interesadas. También debe demostrar la viabilidad del cambio que desea implementar.
Estas ideas se adhieren al modelo ADKAR de gestión del cambio, creado por el fundador de Prosci, Jeff Hiatt. Según Hiatt y Prosci, ADKAR es un recurso mnemotécnico que significa generar Conciencia sobre la necesidad de cambio, fomentar el Deseo de participar y apoyar el cambio, educar con Conocimiento sobre cómo cambiar, mostrar la Capacidad para implementar las habilidades y conductas requeridas, y usar el Refuerzo para sostener el cambio. Desarrollar la habilidad y la voluntad para generar cambios en su institución minimiza los desafíos y la resistencia a su transición al SaaS.
Conclusión
La tecnología de la educación superior se está moviendo cada vez más hacia el SaaS en busca de un futuro más seguro y confiable. Los sistemas SaaS unifican los sistemas y eliminan los silos. Los proveedores de soluciones SaaS asumen las responsabilidades de mantenimiento, actualizaciones, ciberseguridad y otros servicios, ahorrando tiempo y dinero a los clientes que bien pueden utilizar mejor en otras áreas. Los proveedores de SaaS incluso presentan hojas de ruta de soluciones en sus sitios web, lo que permite echar un vistazo y prepararse para lo qué está por venir.
A medida que los silos de datos, los largos tiempos de inactividad y los servidores locales agudizan la obsolescencia en la industria, SaaS y sus beneficios están listos para llevar a las instituciones de educación superior al futuro. Si su institución está considerando una migración a SaaS, este es un excelente momento para explorar una asociación con Ellucian.
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