Transformación digital aplicada al proceso de matriculación en Universidad Autónoma de Chile

Puntos clave

• La Universidad Autónoma de Chile ha llevado a cabo un proceso de transformación digital en su proceso de matriculación, utilizando tecnologías digitales para mejorar la experiencia de estudiantes, docentes y personal administrativo.
• Han implementado un proceso de matrícula en línea en 4 pasos, utilizando el Sistema de Información Estudiantil, Ellucian Banner, como base tecnológica y adaptándolo a las particularidades del sistema educativo chileno, que incluye beneficios estatales para el 87% de los estudiantes.
• La implementación de Banner ha permitido realizar matriculaciones en línea de forma masiva, logrando matricular 700 estudiantes en la primera hora y aproximadamente 6,800 en los siguientes 3 días, demostrando el éxito de la transformación digital en el proceso de matrícula.

La Universidad Autónoma de Chile se fundó en 1989 y es una de las más prestigiosas del país. Con más de 30,000 estudiantes, 3 sedes y 4 campus, encontramos en la tecnología una aliada para agilizar procesos operacionales a la vez que desarrollamos un plan de transformación digital orientado a mejorar la experiencia para nuestros estudiantes, docentes y personal administrativo.

Soy Álvaro Fuentes, CIO de la Universidad Autónoma de Chile y tuve la oportunidad de presentar la sesión “Cómo definir un modelo de transformación digital sostenible” durante la Conferencia de Usuarios de Ellucian para Latinoamérica y Caribe (LACUC), que se celebró en Santiago de Chile, y en este espacio me gustaría compartir con más detalle un aspecto bien importante dentro de nuestro proyecto de modernización en la Autónoma: la modernización y automatización de nuestro proceso de matrícula. Para mis compañeros chilenos ya es muy sabido lo relevante e intrincado que puede llegar a ser cumplirlo satisfactoriamente y que el resultado depende de qué tan en orden tengamos la casa. Como sé que este blog se lee en toda Latinoamérica, tomaré unos momentos para explicar brevemente los detalles a considerar cuando hablamos del proceso de matriculación para las universidades chilenas.

El proceso de inscripción en las universidades chilenas varía dependiendo de cada institución, pero en todos los casos se requiere de la rendición de la Prueba de Admisión a la Educación Superior (PAES), de una Prueba de Transición o las Nuevas Pruebas de Acceso, que a partir del 2020 y el 2021 han sufrido modificaciones por parte de la Subsecretaría de Educación Superior para que los estudiantes puedan postular a alguna carrera. Todas están diseñadas para evaluar competencias, puesto que se espera que se integren habilidades y conocimientos necesarios para el éxito en la formación universitaria. A través del Sistema Único de Admisión, los estudiantes pueden postular a las más de 45 universidades adscritas a este sistema. Algunas de las universidades ofrecen la gratuidad a los estudiantes de menores ingresos. Para acceder a este beneficio, los estudiantes deben cumplir con los requisitos establecidos por el Sistema de Crédito de Estudios superiores. Además, existen otras becas y créditos disponibles para quienes necesiten ayuda financiera.

La Transformación Digital es el proceso de usar tecnologías digitales para modificar o crear nuevos procesos institucionales, culturales, y de experiencia de usuario para atender las necesidades cambiantes de la educación superior.

Álvaro Fuentes, CIO de la Universidad Autónoma de Chile

Este sistema ha sido muy valorado en Chile, ya que ha permitido que un mayor número de estudiantes accedan a la educación superior y, al mismo tiempo, ha garantizado la igualdad de oportunidades para todos, y no resulta menor para los propósitos de este blog mencionar que es requisito obligado facilitar que todo el procedimiento pueda realizarse 100% en línea.

La matrícula online en la Autónoma ahora es un proceso de 4 simples pasos

Como podemos imaginar, el proceso de matriculación para nosotros en Chile es una matriz de varias entradas, en donde debemos ser vigilantes de piezas muy delicadas de información personal, regulatoria, de acreditación y más. A la par debemos cumplir con los tiempos y normativas que nos exige el estado si queremos estar adscritos a las diferentes plataformas (el proceso de admisión de estudiantes nuevos solo dura tres días), y conservar un nivel de control y detalle ad máximum para presentar y utilizar esa información en el momento y con la veracidad que se requiere, máxime ante las constantes adecuaciones y mejoras que por ley se aplican a los requisitos y al proceso mismo.

Este nivel de precisión administrativa ha llegado a ser imposible de alcanzar sin el soporte de la tecnología, de esa forma es que llegamos a este fragmento de la historia que les cuento como parte de nuestro gran proyecto de modernización institucional y pequeño capítulo de transformación digital, en donde nos enfocamos en modificar y crear nuevos procesos institucionales, culturales, y de experiencia de usuario, apoyados (entre otras tecnologías digitales) por el Sistema de Información Estudiantil, Ellucian Banner, para atender las necesidades cambiantes a que nos enfrentamos como una institución referente en la educación superior chilena.

Antes de la puesta en marcha de Banner, la universidad no hacía matriculaciones online de forma masiva, es por eso que uno de los proyectos de transformación digital más innovadores desarrollados por la universidad ha sido la matricula en línea en 4 pasos. En la Universidad Autónoma de Chile, Banner es el origen y el centro, su flexibilidad y adaptabilidad nos permitió integrar diferentes tecnologias como las integraciones con Active Directory (AD), procesos de firma electrónica de contratos, emisores de boletas electrónicas, MS Teams y CANVAS entre otras plataformas relevantes para el proceso administrativo de matrículas, así también para tecnologías que son parte del proceso formativo de los nuevos estudiantes. De esta manera, luego de matricularse en línea nuestros estudiantes reciben de forma automática un acceso a su entorno tecnológico donde pueden gestionar todos los procesos académicos, incluso les ofrecemos una mesa de ayuda para resolver sus inconvenientes.

Entre las particularidades de nuestro proceso de matriculación tenemos que el 87% de los estudiantes cuentan con algún beneficio del Estado (ya sea por Ley de Gratuidad, otras becas del Estado, etc), lo que en sistema se debe reflejar y ajustar el cálculo del monto a pagar (en caso de que deba pagar) esto hace que la cuenta corriente de cada estudiante sea única. Este proceso de cálculo es complejo y debe realizarse en una ventana muy corta de tiempo, pero con Banner tuvimos éxito.

La matrícula online en 4 pasos forma parte de los procesos en modalidad de autoservicio que creamos y se resume así:

1. El estudiante hace su registro con su información y datos personales.
2. El sistema hace el cálculo a pagar en la cuenta corriente del estudiante aplicando los descuentos y beneficios.
3. El estudiante procede a la confirmación de la matriculación y a firmar su contrato de prestación de servicios en la plataforma de firmas.
4. El estudiante recibe un correo con credenciales de acceso para poderse dar de alta en el entorno tecnológico de la Universidad.

Durante nuestro Go Live de la matrícula en línea con Ellucian Banner, en la primera hora se matricularon 700 estudiantes y en los siguientes 3 días aproximadamente 6,800. ¡Funcionó!

Con Banner, logramos definir un nuevo proceso flexible y adaptable pero que a la vez mantenía nuestros desarrollos propios. Siendo así, encontramos que si bien el ERP por si solo no es el catalizador de la transformación digital en las instituciones de educación superior, sí es el origen y permite habilitar la innovación.

Ellucian Banner en la Universidad Autónoma de Chile

Ellucian Banner, un ERP de clase mundial creado por Ellucian, es nuestra base para los procesos de transformación digital y creación de un ecosistema digital.

Además de ser el primer proyecto de Banner 9, la versión más moderna del software, en Chile, nuestro proyecto se caracterizó por la intención de hacer una transformación en todos los niveles de la universidad (pregrado, postgrado y educación continua) a la vez que migrábamos nuestro ERP antiguo hacia la plataforma de Ellucian. Dentro de los ejes estratégicos del proyecto encontramos fundamental:

• Implementar la mayor cantidad de autoservicios: siempre orientados a ofrecer una experiencia moderna y atractiva a la mayor cantidad de usuarios.
• Gestionar el cambio: la adopción de la nueva tecnología debe ser lo más natural y orgánica posible, desde siempre nuestra prioridad fue lograr un cambio cultural a través de capacitaciones y comunicación.

Con Ellucian Banner, logramos llevar a cabo con éxito la matrícula DEMRE (3 días donde se matricula el 100% de los nuevos estudiantes), las universidades chilenas saben que es un proceso demandante, pero lo logramos satisfactoriamente

En definitiva, la Universidad Autónoma de Chile ha demostrado cómo la transformación digital puede ser aprovechada para optimizar los procesos institucionales, mejorar la experiencia de los usuarios y garantizar una educación superior de calidad. 

La implementación de la matrícula en línea en 4 simples pasos ha sido uno de los proyectos más innovadores desarrollados por la universidad. Mediante un  enfoque en la innovación y la adaptabilidad, respaldado por la implementación de Ellucian Banner, y la integración de diferentes tecnologías, como Active Directory, firma electrónica de contratos, emisión de boletas electrónicas, MS Teams y CANVAS, la universidad ha logrado automatizar y simplificar el proceso, brindando a los estudiantes un acceso rápido y sencillo a su entorno tecnológico.

Si quisieras conocer algunos detalles más sobre el proyecto de modernización de la Autónoma, te invito a ver la grabación de mi presentación durante la Conferencia de Usuarios Ellucian de Latinoamérica y estar pendiente de una nueva grabación que se realizó sobre mi participación durante Ellucian Live 2023.

Revive la sesión de la Universidad Autónoma de Chile durante LACUC 2022